ما هو تعريف المكتب الأمامي؟

المكتب الأمامي هو تسمية تصف مجال عمل تجاري يتفاعل فيه العملاء وموظفو الشركة. وعادة ما تسمى المكاتب الأمامية لذلك لأنها في مقدمة أو مدخل الأعمال التجارية، مما يتيح للعملاء سهولة الوصول إلى العاملين في المكاتب.

هذا القسم الحيوي من الأعمال يمكن أن يخدم أغراض كثيرة، اعتماداً على الشركة، وغالباً ما تكون أفضل مكان للحصول على أي معلومات ذات الصلة بالعملاء.

ويجوز أن يكون للمكاتب الأمامية مكتب دخول يعمل بسكرتير أو موظف إداري. هذا المكتب الرئيسي يمكن أن تقدم المساعدة للعملاء الواردين، ويمكن توجيه الاستفسارات لتصحيح الموظفين.

وبدلاً من ذلك، يمكن تدريب جميع الموظفين في الإدارة على مساعدة العملاء؛ لأن العاملين في هذا المجال من الأعمال قد يكون لهم العديد من الواجبات، وتدريب كل منهم في خدمة العملاء يعني أن شخصاً ما سيكون متاح دائماً لمساعدة العميل.

بالإضافة إلى كونها نقطة اتصال للعملاء، قد تكون هذه المنطقة أيضاً بمثابة محور الاتصال الرئيسي للشركة بأكملها.

وكثيراً ما يخدم موظفو المكاتب وظائف السكرتارية، وقد يكونون مسؤولين عن أخذ الرسائل ومعالجة الطلبات وترحيل المعلومات إلى الإدارات المختلفة.

وتعمل العديد من المكاتب الأمامية بالتنسيق مع إدارات المبيعات والتسويق من أجل إنشاء وتوزيع المعلومات للعملاء.

اعتمادا على حجم ووظيفة الشركة، يمكن للمكتب الأمامي بمثابة منفذ جميع الصفقات. ويمكن للعاملين في هذا المجال التعامل مع الفرز وتوزيع البريد يومياً، وتقديم خدمات النسخ والفاكس إلى الإدارات الأخرى، والعمل مباشرة مع العملاء، وأداء واجبات إدخال البيانات.

الموظف النموذجي في هذا الموقف لديه مزيج من مهارات خدمة العملاءـ والمهارات المكتبية.

وكثيراً ما تكون المهارات التنظيمية، ومحو الأمية الحاسوبية، والكتابة، أمراً حيوياً للبقاء في الأجواء المحمومة في هذه المنطقة.

قد يكون المكتب الأمامي أيضاً بمثابة المنزل لآلات المكاتب. وتشمل الأجهزة الشائعة الموجودة في هذا المجال آلات النسخ، وآلات الفاكس، والهواتف متعددة الخطوط، وآلات البريد، وأجهزة الكمبيوتر المكتبية.

ويشير العديد من الخبراء إلى أنه من الحكمة أن تطلب من العاملين المساعدة قبل محاولة استخدام أي من هذه الآلات؛ لأن وجود آلة مكسورة أو محشورة يمكن أن يسبب ساعات من الصداع وبطء الإنتاج لشركة بأكملها.

قد يكون للشخص المسؤول عن هذه المنطقة الحيوية مجموعة متنوعة من العناوين المختلفة، مثل سكرتير رئيس، أو مدير مكتب، أو المشرف على المكتب، أو المسؤول.

هذا الشخص هو المسؤول عموماً عن تدريب وإدارة المساعدين، والعمل كرئيس قسم. مديري المكاتب الأمامية لديهم عادة مهارات إدارية ممتازة، فضلاً عن فهم واضح للشركة ووظيفتها.