المسح البيئي: كل ما تود معرفته عن هذه الوسيلة في جمع المعلومات

المسح البيئي هو ممارسة جمع البيانات ويهدف إلى جمع المعلومات حول بيئة محددة مثل بيئة المكتب أو بيئة المؤسسة، بحيث يمكن استخدامه في التخطيط والتطوير والمراقبة المستمرة من قِبل المديرين والمشرفين.

وبمجرد أن يتم جمع البيانات من المسح البيئي يمكن معالجتها وتحليلها لإنشاء موجز يتم استخدامه في عملية صنع القرار.

ويتم إجراء بعض أنواع المسح البيئي على أساس مخصص حسب الحاجة، ويتم إجراء هذا المسح استجابةً لمشكلة أو قلق مُحدد مثل الحاجة إلى التخطيط لإطلاق منتج جديد.

أمّا المسح البيئي المنتظم فيتم عمله على أساس منتظم. على سبيل المثال، قد يكون هناك مراجعة سنوية لبيئة العمل يتم إجراؤها بواسطة الاستطلاعات والملاحظة وطرق الدراسة الأخرى.

وهناك أيضاً المسح البيئي المستمر وفيه يجري مسح البيئة المحيطة وتحليلها باستمرار، وعلى الرغم من أن هذا النوع يستغرق وقت طويل ومكلف على الشركة، إلا أنه يتيح التكيف السريع مع المواقف المتغيرة.

أسباب المسح البيئي

أحد أسباب استخدام المسح البيئي هو عند الإعداد لإجراء تغيير كبير مثل بناء منشأة جديدة، أو حدوث تغيير كبير في السياسة، أو إطلاق منتج جديد.

ويعد مسح البيانات وجمعها قبل الدخول إلى مرحلة التخطيط أداة مفيدة للمساعدة في تحديد نقاط الضعف والفرص والتهديدات ونقاط القوة.

كما يمكن البناء على هذه العناصر في مرحلة التخطيط لوضع خطة قوية وفعالة لمعالجة القضايا التي تم تحديدها أثناء المسح، وقد يؤدي عدم جمع المعلومات قبل البدء في التخطيط إلى أخطاء قد تكلف الكثير بالإضافة إلى احتمالية ضياع الفرص.

جدير بالذكر أن الشركات التي تستخدم المسح البيئي يمكنها التحرك بسرعة عندما تحدد مشكلة أو فرصة متاحة، ويشمل هذا كل شيء مثل إصدار منتج من المنافس قد يهدد حصة الشركة في السوق، أو وجود مشكلة أمنية في أحد المكاتب.

كما يمكن معالجة البيانات التي تم جمعها في المسح البيئي لتطوير تقرير منظم لتوفير المعلومات للمديرين وغيرهم من موظفي الشركة الذين قد يكونوا مهتمين.

كذلك يُعتبر توزيع المعلومات بفعالية جزء مهم من هذه الممارسة، حيث أن البيانات غير مجدية إذا لم تصل إلى الأيدي المناسبة.

إلى جانب ذلك، يمكن استخدام العديد من الأدوات في المسح البيئي، ويشمل ذلك إجراء مسح على الموظفين من أجل الحصول على معلومات حول ظروف العمل، مع الأخذ في الاعتبار مكان العمل في سياق اجتماعي واقتصادي أكبر، وتقييم اتصالات الشركة لتحديد أنواع الرسائل التي ترسلها الشركة للجمهور.

وقد يتم استدعاء طرف ثالث لإجراء تقييم موضوعي أو يمكن للشركة نفسها بإجراء مسح داخلي، وعند قيام الشركة بإجراء مسح داخلي قد تحصل على المزيد من المعلومات بفضل معرفة الموظفين أين ينظرون، ولكن المسح قد يتأثر بتحيزهم أيضاً.