المساعد الافتراضي هو مساعد المكتب الإداري الذي يوفر إدارة المكاتب العامة عن بُعد. وتشمل واجبات إدارة المكتب العامة واجبات كتابية مثل إيداع الوثائق وجمع البيانات وتخزين البيانات.
ويمكن أيضا أن تمتد إلى المساعدة القانونية والخدمات المحاسبية – في الأساس أي نوع من الأعمال المكتبية التي يمكن أن يتحقق في العالم الافتراضي.
كثيرا ما يشار إلى المسار الوظيفي للمساعد الافتراضي بعبارة “فاس VAs”، وأصبحت الوظيفة متداولة في التسعينيات عندما تقدمت التكنولوجيا ومكاتب الشركات بشكل لا مركزي. كما ساعدت الكثافة الحضرية والازدحام على تعزيز الضواحي على مر السنين، وتطورت المدن الهامشية.
وجاءت الأعمال التجارية للشركات، مما دفع الشركات لفتح المزيد من المكاتب الفرعية في مجموعة متنوعة من المدن والولايات. العولمة الآن قوة إضافية تدفع الشركات في الخارج للاستفادة من أسواق جديدة والمستهلكين الجدد. وقد نشأت الحاجة إلى الموظفين في تلك المكاتب ولكن كثيرا ما ارتبطت بتكلفة أعلى.
يمكن أن يكون المساعد الافتراضي موظفا في الشركة التي يعمل فيها أو يستطيع أن يكون مقاول مستقل. قد یقوم أحد المساعد الظاهري بالتواصل من المنزل أو قد یعمل في مکاتب الشرکة وإدارة موقع واحد أو أکثر من المواقع النائیة.
شركات المساعد الافتراضي ظهرت على نحو متزايد مؤخرًا وبدأت بفتح عقود مع الشركات. وعادة ما يكون لدى مزودي المكاتب الافتراضية حوالي 10 مساعدين افتراضيين يديرون المكاتب الافتراضية لحوالي 100 إلى 150 شركة.
على سبيل المثال، إذا كانت شركة في مدينة نيويورك تريد أن يكون لها مكتب افتراضي في لوس أنجلوس، باستخدام التكنولوجيا الجديدة، لا تحتاج الشركة لفتح مكتب فرعي على الساحل الغربي للولايات المتحدة. يمكن للشركة ببساطة شراء عقد مع مزود مكتب الافتراضي.
يقدم موفرو المكاتب الافتراضية لشركة العميل عنوانا محليا ورقم هاتف محلي. ويتم تعيين المساعد الافتراضي للرد على المكالمات الهاتفية التي تتلقاها الشركة على العنوان المحلي، والرد كأنّه موظف حقيقي بالشركة، وإعادة توجيه المكالمات إلى مقر الشركة أو ممثل تعيين.
يساعد المساعد الافتراضي شركة العميل باستهداف المستهلكين دون الحاجة إلى أن يكون في تلك المنطقة الجغرافية. وهذا يساعد على توفير الانطباع بأن الشركة لديها موقع فرع نشط وحيوي في تلك المدينة النائية.
كما يمكن لموفري المكاتب الافتراضية جمع بريد الشركة وفرزه وإعادة توجيهه. المساعد الافتراضي قد يُشرف على الالتزامات القانونية والتجارية للشركة العميلة بحيث يمكن أن تعمل في مدينة أخرى أو دولة أو بلد أخرى حتى.
وتتيح تكنولوجيا الإنترنت الجديدة للمساعدين الافتراضيين إدارة مجموعة من الشركات أو مواقع المكاتب من خلال برامج عالية التنظيم. كما تسمح التكنولوجيا للمساعد الافتراضي بتوجيه المكالمات إلى مدن أو بلدان أخرى بسلاسة.
