إدارة المكتب/المكاتب: تعريفها ووظيفتها وكيف تحصل عليها

عندما يتعلق الأمر بإدارة المكاتب، فإننا نتحدث حقًا عن كفاءة المكتب وجميع الجوانب التي تؤثر في الأداء الفعال للعمل المكتبي. تتضمن إدارة المكتب تنسيق أنشطة المكتب والمساعدة في الحفاظ على رضا الموظفين.

الكلمات الرئيسية هنا هي الكفاءة والفعالية؛ عندما تتم إدارة العمل بشكل صحيح، يكون هناك سيطرة على أنشطة المكتب، وتقليل تكاليف الشركة، وسعادة الموظفين، والتنسيق بين جميع أنشطة المؤسسة.

لقمع أي لبس، هناك العديد من أنواع المديرين الذين يعملون في المكاتب (مدراء تكنولوجيا المعلومات أو المبيعات، على سبيل المثال). ومع ذلك، تشير إدارة المكاتب على وجه التحديد إلى المناصب الإدارية للشركات.

بالطبع، المناصب الإدارية الأخرى هي إدارات بطبيعة الحال، لكن مديري المكاتب أكثر عمومية. ببساطة، يهتم مدير المكتب بالتفاصيل اليومية وأعمال بيئة مكان العمل العامة.

ما هي إدارة المكتب / المكاتب؟

تتضمن إدارة المكتب تخطيط وتصميم وتنفيذ العمل في المنظمة ومكاتبها. وهذا يشمل خلق بيئة عمل مركزة، وتوجيه وتنسيق أنشطة موظفي المكتب لتحقيق أهداف العمل. يتم تقييم هذه الأنشطة وتعديلها لتحسين الكفاءة والفعالية والإنتاجية والحفاظ عليها.

ينصب التركيز في هذا التعريف على الموظفين لأن الطريق إلى مكان عمل فعال ممهد بأفراد يعملون بجد ويتم إدارتهم بكفاءة.

وغالبًا ما يكون مديرو المكاتب مسؤولين عن مساحة المكتب، والإمدادات، والميزانية المكتبية أو الإدارية، وتدريب الموظفين، وترتيب السفر، وإدارة موظفي الشركة الآخرين.

يجب أن يفهم مدير المكتب الناجح في أي مجال سلوك واحتياجات موظفيهم، حتى يتمكنوا من تعلم أفضل طريقة لتحفيز العاملين لديهم بالحوافز المناسبة.

تستخدم إدارة المكاتب في مجالات مختلفة، على الرغم من وجود العديد من أوجه التشابه في جميع المجالات. تحتوي كل وظيفة إدارة مكتبية على جوانب محددة تميزها عن البقية.

أنواع وظائف إدارة المكاتب

هناك مجموعة متنوعة من وظائف إدارة المكاتب، ومع ذلك، فإن الواجبات الأساسية لهؤلاء المديرين متشابهة تمامًا.

إلى جانب الإشراف على التشغيل السلس لإدارة الشركة، والتأكد من توفير الإمدادات اللازمة وأن المعدات المكتبية في حالة جيدة، يمكن لمديري المكاتب أحيانًا تعيين الموظفين وفصلهم وتدريبهم وترقيتهم.

إدارة المكتب في الشركات

تشمل وظائف إدارة مكتب الشركة، المدير في كل فرع من فروع شركة معينة. يشرف مدير المنطقة (الموجود عادة في المكتب الرئيسي) على جميع مديري الفروع الآخرين، وبالتالي فإن السفر بين مواقع فروع الشركة غالبًا ما يكون جانبًا رئيسيًا من الوظيفة.

بالإضافة إلى ذلك، يخطط مديرو مكاتب الشركة مناهج تنظيمية جديدة للموارد البشرية وحملات التسويق.

إدارة المكتب الطبي

تتطلب إدارة المكتب الطبي معرفة مفصلة بالتشريح والإجراءات المخبرية، فضلاً عن قوانين الرعاية الصحية.

يعمل مديرو المكاتب الطبية عادة في مكاتب الأطباء، حيث يشرفون على جميع المساعدين الطبيين. وتشمل المسؤوليات الحاسمة الإضافية سرية المريض والتخلص المناسب من النفايات الطبية.

إدارة المكتب القانوني

تتطلب وظائف إدارة المكاتب القانونية خبرة عملية في القانون وفهمًا واسعًا للإجراءات القانونية.

حيث يشرف مديرو مكتب المحاماة على المساعدين الإداريين القانونيين، وإدارة كشوف المرتبات، وإدارة الموارد البشرية في الشركة.

إدارة المكتب الافتراضي

بدلاً من العمل في شركة كموظف بدوام كامل، غالبًا ما يعمل مديرو المكاتب الافتراضية في العديد من الشركات الأصغر بدوام جزئي. هذا يرجع إلى ميل الشركات الصغيرة للتعاقد على وظائف إدارة المكاتب الافتراضية.

العمل عن بعد قد ينهي فكرة العمل من المكتب نهائيًا

ليس من الغريب أن الوظائف عن بُعد من جميع المستويات آخذة في الازدياد، وبالتالي فإن مديري المكاتب الافتراضية يعدون خيارًا جذابًا للشركات الصغيرة النامية باطراد والتي لا تتطلب مدير مكتب في الموقع بعد.

6 من وظائف إدارة المكاتب الرئيسية

1. التخطيط

يُعد إنشاء هيكل للمسؤوليات المطلوبة لتحقيق أهداف شركتك من الوظائف الأساسية لإدارة المكاتب.

عندما تدرك الأهداف قصيرة وطويلة المدى لعملك الخاص، يمكنك بعد ذلك التخطيط لنهجك لتحقيق الأهداف.

التخطيط التفصيلي وتنظيم الاجتماعات هو الخطوة الأولى نحو عمليات فعالة وتسهيل التحكم.

2. تنظيم الموارد

يسير تنظيم الموارد جنبًا إلى جنب نحو تحقيق أهداف الشركة بالتخطيط، وتشمل هذه الموارد المواد والموظفين والدعم المالي.

المرحلة التالية بعد التخطيط لمديري المكاتب هي تفويض المهام، مثل تحديد المواد الضرورية وتعيين تلك المواد للموظفين المختارين.

ويقوم أفضل مديري المكاتب بتنسيق المهام باستمرار من أجل الحفاظ على تحرك هذه الموارد نحو الأهداف المخطط لها.

3. التوظيف

المسؤولية الرئيسية الأخرى لمدير المكتب هي التوظيف.

يدير مديرو المكاتب التنفيذية القيادة أو التنسيق مع الموارد البشرية في جميع مسائل تعيين الموظفين، والتعويضات، والترقية، وتقاعد المديرين في المستويات الأدنى.

4. التواصل

يُعد الاتصال الفعال – وهو عنصر أساسي في أي عملية عالية الأداء – عاملاً ضروريًا لإدارة المكاتب. إذا كان مدير المكتب غير قادر على إملاء احتياجات الشركة بشكل صحيح على موظفيها، فلن تتمكن الشركة من تحقيق أفضل كفاءة في الأعمال.

هل يحتاج فريق واحد إلى مساحة اجتماعات محددة الحجم لعقد اجتماعاتهم الأسبوعية؟ هل لديهم التكنولوجيا التي يحتاجونها في هذا الفضاء؟ تذكر أن التواصل الجيد يسير في كلا الاتجاهين.

إذا كان مدير المكتب نفسه غير قادر على توضيح احتياجات الشركة، فقد تكون المشكلة أن مدير المكتب هذا ليس مناسبًا لها.

5. استخدام التكنولوجيا

يستخدم مديرو المكاتب الحديثة التكنولوجيا كثيرًا في العمل. قد يستخدمون البرامج لأداء دورهم اليومي ويساعدون أيضًا في إدارة البرامج والتكنولوجيا للموظفين.

ويعمل مديرو المكاتب أيضًا مع قسم تكنولوجيا المعلومات لضمان عمل جميع غرف الاجتماعات بسلاسة، ويجب تدريبهم على جميع تقنيات مؤتمرات الفيديو واتصال واي فاي للموظفين والضيوف.

6. التحفيز

كونه من العوامل المعقدة للغاية في إدارة المكاتب، يأتي التحفيز في شكلين؛ الدافع الذاتي والدافع الخارجي.

عندما يكون لدى موظفيك دوافع ذاتية، تصبح مهمة مدير المكتب أسهل. ولكن عندما لا يكونون كذلك، فإن وظيفة إدارة المكتب هي التحفيز الخارجي.

يجب أن يلبي هذا الدافع احتياجات الموظفين مع كونه تنافسيًا ومنتجًا وشاملًا.

عندما تفعل الدوافع الخارجية كل هذا، سيكون لدى العاملين في مكتبك معنويات عالية وتزيد احتمالات تحسين أدائهم.

. . .

مديرو المكاتب هم بعض الأشخاص القلائل الذين يتفاعلون مع كل مستوى من مستويات الموظفين، إما بشكل افتراضي أو وجهاً لوجه كل يوم.

مع استمرار الثقافات المكتبية حول العالم في التوسع والتحول، ستزداد أهمية دور مدير المكتب.