وظائف

9 مهارات يجب أن تملكها كي تُصبح مساعد إداري ناجح


انضم إلينا على لينكد إن

يجب أن يكون المساعد الإداري قادر على التعامل مع العديد من التفاصيل والمواقف الصعبة في وقت واحد، وفي هذا التقرير جلبنا لكم تسعة مهارات يمكن أن تساعدك كي تصبح مساعد إداري ناجح في شركتك.

المساعد الإداري الناجح يحافظ على العمل السلس داخل المكتب وفي الوقت نفسه يدعم جهود المدير التنفيذي، أو صاحب العمل، أو المجموعة المهنية.

ويمكن لمن أصبح ماهراً في هذا المجال أن يتقدم إلى مناصب أعلى، ودعم كبار المسؤولين في الحكومة، أو التعليم العالي، أو المنظمات غير الربحية، أو الشركات الخاصة.

كما أن اكتساب سمعة جيدة للمهارات الإدارية اللاستثنائية يمكن أن يؤدي إلى زيادة في المرتبات والترقيات.

مهارات كي تصبح مساعد إداري ناجح

مهارات تقنية

يعمل المساعدين الإداريين مع برامج الكمبيوتر المكتبية، بما في ذلك جداول البيانات، وقواعد البيانات، ومعالجة الكلمات، وبرامج العرض الرسومية.

على سبيل المثال، من المتوقع أن يملك المساعد الإداري الناجح قدرة عامةً للعمل على Microsoft Office Word و Excel و PowerPoint و Publisher.

تعد الراحة والمهارة في التعامل مع التكنولوجيا أمرًا ضروريًا لأن المدير قد يعتمد اعتمادًا كبيرًا على مساعد إداري لتنسيق العروض التقديمية، والكتيبات، والنشرات الإخبارية، ومحتوى موقع الويب، والمواد التسويقية.

كما يتوقع العديد من أصحاب العمل أن يكون المساعدون الإداريون بارعين في إرسال الرسائل عبر البريد الإلكتروني والمراسلة الاجتماعية.

مهارات الاتصال

في المكاتب المزدحمة والمنشغلة دوماً، يستخدم المساعد الإداري اتصالاً ودياً للتفاعل مع مجموعة كبيرة من الأشخاص، وكثيراً ما يتبادل المعلومات حول العمليات المكتبية.

على سبيل المثال، عادةً ما يتعامل المساعد الإداري مع إجراءات توجيه البريد، وطلب الإمدادات في المكتب.

كما يقوم المساعد الإداري الأقدم في المكتب بالتدريب والإشراف على الكتبة أو الطابعين أو موظفي الاستقبال الجدد في نفس المكتب.

وتلعب مهارات الاتصالات الخطية والشفوية الممتازة دور هام عند تفويض المهام، وإعطاء التعليمات، وتوفير التغذية المرتدة. كما أن المهارات الشخصية القوية تساعد في تعزيز العمل الجماعي، وخلق اتصالات إيجابية مع العملاء.

قدرات تنظيمية لأي مساعد إداري ناجح

القدرات التنظيمية

أي مساعد إداري ناجح يجب أن يتمتع بقدرات تنظيمية هائلة بحيث يمكنه القيام بأكثر من مهمة في نفس الوقت، ويتطلب يوم العمل المزدحم تحديد الأولويات، ووضع خطة عمل لليوم بالكامل.

جدير بالذكر أن الرؤساء الذين يجدون مساعد إداري يساعد كثيراً في إدارة التقويم، والتذكير بالاجتماعات، والمواعيد النهائية، عادةً ما يقدّرون هذا المساعد الإداري.

ويعد تنظيم السجلات والملفات مسؤولية هامة أخرى.

حيث يقوم المساعدون الإداريون بإدارة نظام حفظ الملفات، وتتبع المكالمات الواردة، وإرسال المراسلات الصادرة، ويجب تخزين المستندات السرية، واسترجاعها، وتمزيقها، وفقًا لبروتوكولات المكتب المعمول بها لإدارة البيانات.

التعبير الكتابي

يحتاج المساعدون الإداريون إلى مهارات في اللغة الإنجليزية القياسية المكتوبة، وفي بعض الشركات، اللغة الإنجليزية للأعمال.

ويمكن للمساعد الإداري الحصول على دورة في الاتصالات التجارية أو الكتابة من خلال الكليات المتخصصة، ومراكز الدورات المتخصصة، أو عن طريق الإنترنت.

ويجب الانتباه إلى أن مهارات الكتابة الجيدة ستحسن جودة المراسلات المكتبية، ورسائل البريد الإلكتروني والمذكرات.

تعتبر عين التفاصيل أمرًا ضروريًا عند التدقيق الدقيق في المستندات المهمة.

إدارة الوقت

يجب أن يكون المساعد الإداري الناجح مدير كفء للوقت ويقدّر المواعيد، ويمكن ذلك عبر استخدام التقويم الإلكتروني في برامج البريد الإلكتروني لتحديد وجدولة أوقات الاجتماعات التي تناسب جميع المدعوين. ويتم الوفاء بالمواعيد النهائية بشكل منتظم.

عندما تنشأ مشاكل غير متوقعة، يقوم المساعد الإداري بإعادة تعديل الأولويات وفقاً لذلك، ويستخدم الوقت بحكمة لتحقيق التميّز في الإنتاجية.

تنسيق المكتب

يقوم المساعد الإداري بإدارة عمليات المكتب للحفاظ على تدفق العمل دون أي انحرافات أو انقطاعات. وهو يعلم كيفية استخدام وصيانة معدات المكتب، مثل آلات النسخ، والماسحات الضوئية.

كما يقوم بوضع أوامر الإصلاح والصيانة في الوقت المناسب، وجرد وترتيب الإمدادات بانتظام.

خدمات إدارية

يحتاج بعض المساعدين الإداريين إلى مهارات إدارية لأنهم يوجهون إجراءات الآخرين ويوصون بالتصحيحات لتحسين الأداء.

مثال على ذلك هو مكتب تنفيذي مشغول يقوم فيه المساعد بإدارة جميع الموظفين الكتابيين، ويتعامل مع الطلبات من الموظفين الآخرين، مثل طلبات الاستراحة.

يمكن للمساعدين الإداريين تطوير مهارات الإدارة من خلال الدورات التي يقدمها أرباب العمل، أو الجمعيات المهنية، أو الكليات المحلية، أو مزودي التعلم الإلكتروني.

مهارات حل المشاكل

المساعد الإداري عادةً يكون مشغول بحل المشاكل، مثل كيفية تغيير الجدول الزمني للرئيس عندما تنشأ التزامات غير متوقعة.

كما يتم حل النزاعات الشخصية بين موظفي المكتب من خلال النقاش الودي، والتوافق، ويتم تصحيح الأخطاء في الأوامر للحفاظ على رضا العملاء.

وكذلك يطلب المساعدون الإداريون من أعضاء الفريق مساعدة بعضهم البعض إذا ما تأخر أحدهم بسبب ظروف لا يمكن السيطرة عليها، مثل حجم الطلب الضخم.

مهارات التخطيط

يستخدم أي مساعد إداري ناجح مهارات التخطيط لإنشاء إجراءات إدارية ومكتبية، مثل وضع إجراء للموظفين عند المرض.

ومن المفترض الاهتمام بالتفاصيل عند التخطيط للفعاليات مثل حفلات العشاء السنوية، وقد يلزم تقسيم العمل كجزء من عملية التخطيط.

أيضاً، يتوقع المساعدين الإداريين الموارد اللازمة لضمان تمكّن المدير من إكمال المشروعات في الوقت المحدد.

مصدر الصورة

الوسوم

مقالات ذات صلة

إغلاق