ما هي مسؤوليات المساعد الإداري المختلفة؟

قد يعمل المساعد الإداري مباشرة تحت مدير واحد أو قد يعمل كمساعد لفريق من المديرين، كما أنّ هذا المنصب يوجد في العديد من القطاعات والصناعات، بدءاً من القطاع العسكري وحتى التصميم الهندسي. وتتضمن مسؤوليات المساعد الإداري عادةً واجبات كتابية، لكنّها قد تشمل أيضاً مهام متخصصة في قطاعات معينة.

وعادةً ما يكون قضاء وقت طويل أمام الكمبيوتر جزء من وظيفة المساعد الإداري، ومن المحتمل أيضاً قيامه بالعديد من الكتابة والطباعة، ويمكن أن تتضمن المستندات التي يكتبها تقارير أو مراسلات من مسؤول كبير إلى جهة خارجية.

في بعض الأحيان الأخرى، قد يتطلب منه كتابة المواد بنفسه، سواء كانت مراسلات أو تقارير.

مسؤوليات المساعد الإداري

يمكن أن تشمل مسؤوليات المساعد الإداري مراجعة العمل الذي تم إنتاجه من قبل الآخرين.

ويطلب بعض كبار المسؤولين من مساعديهم الإداريين قراءة المستندات، والتقارير التي يكتبها الموظفون الآخرون.

كما قد يكون مطلوبًا من المساعد الإداري تسليط الضوء على الأخطاء أو المجالات التي تكون فيها اللغة تقنية جدًا بالنسبة للجمهور العام.

كذلك يمكن أن يكون الرد على الطلبات، والإستفسارات، والشكاوى أيضًا من بين قائمة مسؤوليات المساعد الإداري.

وغالبًا ما يكون كبار المسؤولين مشغولين جدًا بالتواصل مع كل شخص يحتاجون إلى الاتصال به، وعادةً ما يخفف مساعديهم من هذه الأعباء عن طريق الاستجابة لرسائل البريد الإلكتروني، وفحص المكالمات، وقراءة بريدهم.

اقرأ أيضاً: تعريف المساعد الإداري في التسويق

الجدولة

الجدولة هي مهمة أخرى يتم تعيينها عادةً إلى المساعد الإداري، حيث يعتمد العديد من كبار المسؤولين على مساعديهم للحفاظ على تنظيمهم.

وغالبًا ما يكون المساعد هو الذي يحدد مواعيد الاجتماعات، والمواعيد، والمقابلات.

وعلى الرغم من أن المسؤول الأعلى هو الرئيس، فقد يتعين على المساعد أن يقترح بشدة إجراء بعض الأنشطة في وقت معين أو تأجيلها إلى تاريخ لاحق.

ونظرًا لأن المسؤول الأعلى لا يمكن أن يكون في كل مكان يحتاج إلى التواجد به، فقد تتضمن مسؤوليات المساعد الإداري العمل كبديل للمدير.

ومن الشائع أن يُطلب من المساعدين الإداريين حضور الاجتماعات، وإحاطة المدير بعد ذلك.

اقرأ أيضاً: وظائف المساعد الإداري المختلفة

كما قد يتعين على المساعد أيضًا مقابلة عملاء معينين، أو شركاء أعمال، وقد يكون مخولاً باتخاذ بعض القرارات نيابة عن المدير أو قد يُطلب منه نقل أبرز ما ذُكر في النقاشات ببساطة.

قد يجد المساعد الإداري أيضًا أن عليه إجراء الكثير من الأبحاث، وقد يكون هذا جزءًا منتظمًا من واجباته أو طلبًا عرضيًا.

غالباً ما يكون المديرين مسؤولين عن مختلف التقارير، والمشاريع، والمقترحات التي يجب إكمالها في مواعيد نهائية معينة.

وقد يكون من المستحيل بالنسبة لهم جمع كل المعلومات التي يحتاجونها وتكوين المواد المطلوبة.

قد تبدو مسؤوليات المساعد الإداري الأخرى مثل المهام الفرعية. فعندما تكون هناك اجتماعات لمجلس الإدارة مثلاً، قد يضطر المساعد الإداري إلى تنظيم الغداء.

قد يُطلب منه أيضًا صنع القهوة أو إحضارها عند الحاجة، كما قد يتم أيضًا تكليفه بمهام مثل الذهاب إلى مكتب البريد، والتوقيع للتسليم وحفظ الملفات.

قد يعجبك أيضًا

يستخدم هذا الموقع ملفات تعريف الارتباط لتحسين تجربتك. سنفترض أنك موافق على ذلك ، ولكن يمكنك إلغاء الاشتراك إذا كنت ترغب في ذلك. قبول قراءة المزيد