ما هي مسئوليات مدير العقارات وواجباته المنوط بها؟

في هذا المقال اليوم سوف نُسلّط الضوء على مسئوليات مدير العقارات الذي عادةً ما يعمل في شركات إدارة العقارات.

إذا كان مالك العقار يريد المساعدة في العناية بالمسؤوليات اليومية الخاصة بتأجير ممتلكاته، يُمكنه توظيف مدير العقارات لأداء مهمة واحدة مثل جمع الإيجار، أو يمكن أن يكون مسؤول بالكامل عن عمليات تأجير الممتلكات.

تختلف مسئوليات مدير العقارات على حسب نوع الممتلكات التي يديرها، والمبلغ الذي يتقاضاه مقابل هذه الإدارة، وشروط عقد الإدارة.

وفي السطور التالية سبعة واجبات مهمة يمكن لأي مدير عقاري القيام بها.

واجبات و مسئوليات مدير العقارات

• مسئول عن إدارة الإيجار

جمع الإيجار هو مسئولية أساسية لأي مالك عقار، لذلك هي واحدة من أكثر المهام الشائعة التي يتولاها مدير الممتلكات بعد توظيفه من المالك، ويمكن أن تشمل مسئوليات إدارة الإيجار بالنسبة للمدير العقاري ما يلي:

1. 1. تحديد الإيجار: يقوم مدير العقار بتحديد مستوى الإيجار المناسب لجذب المستأجرين إلى ممتلكات المالك، ولتحديد نطاق الإيجار يبحث مدير العقارات في السوق الذي يقع فيها العقار ويُحلل الخصائص القابلة للمقارنة في المنطقة.
   2. جمع الإيجار: يمكن أن يعمل المدير العقاري على إعداد نظام لجمع الإيجار من المستأجرين، ولضمان أفضل تدفق نقدي ممكن، يتم تحديد موعد لجمع الإيجار كل شهر وفرض رسوم صارمة على التأخير.
   3. تعديل الإيجار: يُمكن للمدير العقاري أن يزيد الإيجار كل عام حسب قانون الدولة الموجود بها، أو تقليل الإيجار إذا وجد ضرورة في ذلك لأسباب مثل ضعف الطلب على العقار.

• مسئول عن إدارة المستأجرين

إدارة المستأجرين هي مسئولية أخرى ضمن مسئوليات مدير العقارات وقد يشارك في البحث عن مستأجرين وفحصهم، وإدارة الشكاوى اليومية، ومشاكل الصيانة، وعمليات الإخلاء، أو حتى طرد المستأجرين المسيئين.

1. العثور على مستأجرين: مدير العقارات هو المسئول الأول عن البحث عن مستأجرين للعقارات التي يديرها، ويمكن القيام بذلك عبر الإعلان عن وجود فرصة إيجارية، ويجب أن يفهم ما الذي يجذب المستأجر للعقار حتى يتمكن من تقديم نصائح للمساعدة في تغيير مكان الإقامة.
2. فحص المستأجرين: يجب أن يكون لدى مدير الممتلكات عملية فحص متسقة، بما في ذلك فحص بطاقات الائتمان، والتحقق من الخلفية الجنائية. وتجدر الإشارة إلى أنّ المدير ذو الخبرة في هذا المجال يستطيع تحديد المستأجر الذي سيدفع إيجاره في الوقت المُحدد، أو المستأجر الذي سيسبب مشاكل.
3. التعامل مع عقود الإيجار: يمكن أن يشمل ذلك تحديد مدة عقد الإيجار والتأكد من أنّه يحتوي على جميع الشروط اللازمة لحماية المالك، ويشمل أيضًا تحديد مبلغ التأمين المطلوب.
4. التعامل مع الشكاوى / حالات الطوارئ: قد يتعامل مدير الممتلكات مع طلبات الصيانة وشكاوى الضوضاء والتعامل مع حالات الطوارئ.
5. معالجة الخروج من العين المُستأجرة: قبل أن يخرج المستأجر من العين، يكون مدير العقارات مسئول عن فحصها والتحقق من الأضرار، وتحديد مبلغ التأمين الذي سيعود إلى المستأجر. وبعد خروج الأخير من الوحدة من مسئوليات مدير العقارات تنظيف الوحدة وإصلاح أي أضرار وإيجاد مستأجر جديد.
6. التعامل مع الإخلاء: عندما لا يدفع المستأجر الإيجار أو ينتهك شروط عقد الإيجار بأي شكل، يُفكّر مدير العقار في الطريقة الصحيحة لتقديم الإخلاء والمضي قدمًا فيه.

أنواع المديرين: سبعة أنواع مختلفة بينها المدير المثالي لأي شركة

• مهام الصيانة والإصلاح

من واجبات مدير العقارات الحفاظ على الممتلكات في حالة آمنة وسكنية. كما أن مديروا العقارات مسؤولون عن الإدارة المادية للعقار، بما في ذلك الصيانة الدورية وإصلاحات الطوارئ.

1. صيانة الممتلكات: ويشمل ذلك إجراء صيانة الممتلكات الوقائية للحفاظ على العقار في أفضل حالة. على سبيل المثال، يكون المدير العقاري مسئول شخصياً عن فحص العقار بحثًا عن التسريبات، وإزالة القمامة، والقضاء عن الحشرات، ويُمكنه توليه شخص آخر للقيام بهذه المهمة. وتهدف هذه الصيانة إلى إبقاء المستأجرين الحاليين سعداء وجذب مستأجرين جدد.
2. الإصلاحات: عندما تكون هناك مشكلة، يجب على مدير العقار حل المشكلة أو تعيين شخص آخر للقيام بذلك. وغالبًا ما يكون لديهم شبكة كبيرة من السباكين الموثوق بهم، والكهربائيين، والنجارين، وغيرهم من أصحاب الحرف المُهمة.

• معرفة قانون الإيجار

مدراء العقارات الجيدون لديهم معرفة متعمقة بالقوانين على مستوى الدولة الموجودين بها، فيما يتعلق بالطرق المناسبة لـ:

1. فحص المستأجر
2. التعامل مع الودائع الآمنة
3. إنهاء عقد الإيجار
4. إخلاء المستأجر
5. الامتثال لمعايير سلامة الممتلكات
6. التعامل مع الضرائب العقارية

• مسئوليات الإشراف

1. الموظفون الآخرون: إذا كان هناك موظفون آخرون في العقار، مثل حارس العمارة (البواب) أو الأمن، فمن مسئوليات مدير العقارات التأكد من قيامهم بعملهم، ويمكنه تحديد الرواتب المناسبة لهم أو حتى تسريحهم من العمل.
2. العقارات الشاغرة: يتم تعيين مديري العقارات في كثير من الأحيان للاعتناء بالعقارات الشاغرة والتأكد من إجراء صيانة روتينية لها. كما أنهم يتأكدون من أن المقاولين وغيرهم من المُصلّحين يكملون أعمالهم في الوقت المناسب.

• إدارة الميزانية والحفاظ على السجلات

يمكن لمديري العقارات أن يكونوا مسؤولين عن إدارة ميزانية العقار والحفاظ على جميع السجلات المهمة.

1. إدارة الميزانية: من مسئوليات المدير العقاري أن يعمل ضمن الميزانية المحددة للمبنى. في بعض الحالات الطارئة عندما يكون المستأجرون أو الهيكل المادي (الممتلكات الاستثمارية) في خطر، قد يستخدم المدير وظيفته لطلب إصلاحات أو غيرها من الأشياء دون أي اهتمام بالميزانية.
2. الحفاظ على السجلات: يجب على مدير الممتلكات الاحتفاظ بسجلات شاملة بخصوص العقار. ينبغي أن يشمل ذلك جميع الإيرادات والمصروفات؛ قائمة بجميع عمليات التفتيش، وعقود الإيجار الموقعة، وطلبات الصيانة، وأية شكاوى، وسجلات للإصلاحات، وتكاليف الإصلاح، وتكاليف الصيانة، وسجل تحصيل الإيجار، وتكاليف التأمين.

• مسئولية الضرائب

يمكن لمدير العقار مساعدة مالك العقار على فهم كيف يتم فرض ضرائب على العقار الاستثماري. كما يُمكنه أيضًا تقديم الملف الضريبي إلى الجهات المختصة.

الصورة الرئيسية