نظام معلومات إدارة شؤون الموظفين عبارة عن مجموعة من الإجراءات والتكنولوجيا التطبيقية التي يستخدمها موظفو الموارد البشرية لتتبع وتنظيم البيانات حول الموظفين داخل شركة أو مؤسسة.
يمكن أن تتضمن هذه المعلومات سجلات الرواتب والمستندات الضريبية وسجلات المزايا المخصصة مثل التأمين الصحي. غالبًا ما يتم الاحتفاظ بمعلومات الموظف الأخرى في نظام من هذا النوع لتقييم الأداء الدوري.
عادة ما تكون هذه السجلات عبارة عن سيرة ذاتية ونسخ من شهادات الصناعة ذات الصلة. يستلزم هذا المجال من إدارة الموارد البشرية استخدام برنامج كمبيوتر والممارسات الروتينية لإدخال وتحديث البيانات ذات الصلة.
غالبًا ما تحتاج الشركات التي لديها أعداد كبيرة من الموظفين إلى قسم منفصل للموارد البشرية (HR) للاحتفاظ بسجلات دقيقة لجميع هذه المعلومات.
يتطلب العمل مع نظام معلومات إدارة شؤون الموظفين فهماً جيداً للتكنولوجيا والقدرة على استرداد البيانات المطلوبة بسرعة. تتكون حزمة البرامج المصممة لمهام الموارد البشرية هذه عادةً من قواعد بيانات مرتبطة تحتوي على مجموعات مختلفة من المعلومات.
قد تحتوي إحدى قواعد البيانات على سجلات لشيكات الراتب الصادرة مرتبطة بقاعدة بيانات أخرى بها معلومات حول الضرائب المحتجزة، على سبيل المثال. موظفو الموارد البشرية مسؤولون عن تحديث ودقة معلومات القوى العاملة هذه.
بالإضافة إلى الحفاظ على البيانات بانتظام في نظام معلومات إدارة شؤون الموظفين، يحتاج موظفو الموارد البشرية أيضًا إلى إجراء استفسارات محددة تسترجع معلومات معينة.
اعتمادًا على نوع النظام المثبت، يمكنهم الاستعلام عن هذه المعلومات بأوامر مثل تلك الموجودة في لغة الاستعلام المهيكلة (SQL) أو لغة برمجة قاعدة بيانات مماثلة.
تحتوي الأنواع الأخرى من برامج إدارة الموارد البشرية على واجهات مستخدم رسومية مع ميزات لإنشاء النماذج والجداول والمخططات والتقارير وتخزينها.
عندما يريد مدير شؤون الموظفين الاحتفاظ بنسخ ممسوحة ضوئيًا من السير الذاتية للموظفين والمستندات المماثلة، غالبًا ما يشتمل نظام المعلومات على إمكانية التعرف الضوئي على الأحرف (OCR) لإنشاء نسخ إلكترونية قابلة للبحث.
يلعب نظام معلومات إدارة شؤون الموظفين أيضًا دورًا مهمًا في ممارسات التوظيف وفصل العمل في الشركة.
تستخدم العديد من الشركات ميزات التعرف الضوئي على الحروف لهذا النوع من البرامج لفحص السير الذاتية بحثًا عن كلمات رئيسية معينة.
غالبًا ما يتمتع المتقدمون الذين تحتوي سيرهم الذاتية التي تحتوي على تطابق الكلمات الرئيسية بفرص أفضل لتلقي دعوة مقابلة.
تستخدم بعض الشركات هذه التقنية لتتبع وتسجيل أي شهادات جديدة يكملها الموظفون، لا سيما تلك التي يتم اعتبارها تدريب مدفوع الأجر.
العمال الذين قد يحتاجون إلى إجراء تأديبي أو استشارة لديهم أيضًا في كثير من الأحيان سجلات لهذه المعلومات محفوظة في ملفات الموظفين الإلكترونية في قسم الموارد البشرية.
