عندما تستقيل من وظيفتك، فمن المناسب أن تمنح صاحب العمل خطاب استقالة رسمي ليضيفه إلى ملف التوظيف الخاص بك. الخطاب هو وسيلة للإعلان رسميًا عن استقالتك، حتى لو كنت قد ناقشت استقالتك بالفعل مع رئيسك في العمل أو الموارد البشرية، كما يؤكد تاريخ انتهاء التوظيف.
تعد كتابة خطاب أيضًا مجاملة يمكن أن تساعدك في الحفاظ على علاقة إيجابية مع صاحب العمل، وهو أمر ضروري إذا كنت ترغب في استخدامه كمرجع والاحتفاظ به كجهة اتصال.
فيما يلي معلومات حول ما يجب تضمينه في خطاب الاستقالة أو البريد الإلكتروني الخاص بك، ونصائح لكتابة استقالة مهنية، وكيفية إرسال استقالة عبر البريد الإلكتروني، وعينات.
نصائح لكتابة خطاب الاستقالة
أعطِ الإشعار المناسب. من الأفضل إعطاء رئيسك إشعارًا قبل أسبوعين إذا كنت تستقيل. إذا أمكن، اكتب الخطاب قبل أسبوعين على الأقل من الاستقالة من وظيفتك.
أهم المعلومات التي يجب تضمينها في خطاب الاستقالة هو التاريخ الذي تخطط لمغادرة الشركة. يساعد هذا في تسهيل الانتقال لصاحب العمل، وكذلك بالنسبة لك. اذكر هذا التاريخ مبكرًا جدًا في الرسالة.
قل شكرًا. يجب عليك أيضًا إخبار صاحب العمل أنك تقدر وقتك مع الشركة. إذا لم تكن سعيدًا بشكل خاص في الشركة، أو إذا كانت علاقتك بمشرفك أو زملائك مثيرة للجدل، فيمكنك الاحتفاظ بتعبير الشكر هذا موجزًا.
يكفي أن أقول ببساطة: “لقد استمتعت بوقتي في شركة أرابيا” أو “العامين اللذين قضيتهما في شركة أرابيا كانا جيدين جدًا”.
اعرض المساعدة. إذا أمكن، اعرض على صاحب العمل المساعدة أثناء بحثهم عن بديل. يمكن أن تأتي هذه المساعدة في شكل توظيف أو تدريب موظف جديد.
يمكنك أيضًا عرض إعداد المستندات الانتقالية أو مشاركة بريدك الإلكتروني الشخصي للأسئلة بعد مغادرة الشركة. الأمر متروك لك كم تريد أن تكون كريمًا.
اسال أسئلة. إذا كانت لديك أي أسئلة، بما في ذلك مكان ترك مستلزمات العمل أو أسئلة حول مزاياك، فيمكنك تضمينها في رسالتك أيضًا.
لا تشكو. خطاب الاستقالة ليس هو الوقت المناسب لمشاركة الإحباط تجاه زملاء العمل أو المديرين أو الشركة.
ضع في اعتبارك أنك قد تحتاج يومًا ما إلى مرجع من الأشخاص الذين سيرون هذه الرسالة، لذلك من الأفضل أن تكون مهذبًا.
اجعل رسالتك قصيرة. يجب أن يكون خطاب الاستقالة بسيطًا ومختصرًا ومركّزًا ودقيقًا. ليست هناك حاجة لتوضيح سبب مغادرتك، اجعل الخطاب احترافيًا بدلاً من الخوض في الأمور الشخصية.
استخدم تنسيق خطاب العمل. تأكد من اتباع تنسيق خطاب العمل في رسالتك. قم بتضمين رأس مع اسم صاحب العمل وعنوانه والتاريخ واسمك وعنوانك.
قم بالتدقيق والتحقق مرة أخرى قبل الإرسال. يجب عليك أيضًا تدقيق الخطاب بشكل كامل قبل إرساله. مرة أخرى، قد تحتاج إلى طلب توصية من صاحب العمل الخاص بك، وتريد أن يكون كل عملك مصقولًا.
نموذج خطاب استقالة
استخدم نموذج خطاب الاستقالة أدناه كقالب لرسالتك الخاصة، ولكن تأكد فقط من إعادة كتابة الرسالة لتناسب حالة التوظيف الخاصة بك.
كارولين سماحة
363 صنكوست درايف
أبوظبي، الإمارات
604-323-5566
caroline@email.com
15 يوليو 2022
جميس هيتشكوك
مدير
وكالة أرابيا
1616 طريق زايد
أبوظبي، الإمارات
عزيزي السيد هيتشكوك،
أود أن أبلغكم بأنني أستقيل من منصبي كمديرة حسابات في وكالة أرابيا، اعتبارًا من 29 يوليو.
شكراً جزيلاً لك على فرص التطوير المهني والشخصي التي قدمتها لي خلال السنوات الخمس الماضية. لقد استمتعت بالعمل في الوكالة وأقدر الدعم الذي قدمته لي خلال فترة عملي مع الشركة.
إذا كان بإمكاني تقديم أي مساعدة أثناء عملية النقل هذه، فيرجى إبلاغي بذلك.
تحياتي،
التوقيع (نسخة ورقية)
كارولين سماحة
نموذج بريد إلكتروني لتقديم الاستقالة
سطر الموضوع: استقالة – جون فهمي
عزيزتي السيدة ليلى،
أكتب إليكم لإبلاغكم بأنني أستقيل من منصبي كمساعد إداري لشركة أرابيا، اعتبارًا من 1 تشرين الثاني (نوفمبر).
أنا ممتن لإتاحة الفرصة لي للتعلم منك ومن الفريق. شكرًا لك على دعمك وإرشادك وتوجيهك على مدار العامين الماضيين.
إذا كان بإمكاني تقديم أي مساعدة أثناء النقل، فيرجى إبلاغي بذلك.
مع أطيب التحيات،
جون فهمي
john@email.com
617-212-3543
هل تفكر في إرسال رسالة بريد إلكتروني من أجل الاستقالة من وظيفتك؟ سيكون محتوى رسالتك متشابهًا، ولكن هناك بعض الأشياء التي يجب وضعها في الاعتبار، لتكون مهنيًا وتجنب قطع الجسور مع صاحب العمل السابق الذي سيصبح قريبًا.
تحدث إلى مديرك أو الموارد البشرية، إن أمكن. بشكل عام، ليس من الجيد الاستقالة عبر البريد الإلكتروني فجأة. بينما يمكن أن يكون البريد الإلكتروني بديلاً مقبولاً لرسالة ورقية، إلا أنه لا يعادل محادثة وجهًا لوجه مع المدير.
قم بتضمين كل المعلومات الضرورية. وهذا يعني تقديم سطر موضوع واضح (على سبيل المثال، استقالة – اسمك) وتاريخ استقالتك الفعال، ومعلومات الاتصال، وعرض المساعدة في عملية النقل، إن أمكن.
يجب عليك أيضًا إخبار الشركة بمكان إرسال شيك راتبك النهائي إذا لم يكن لديك إيداع مباشر، وكذلك طرح أي أسئلة قد تكون لديك حول المزايا والإجازات المدفوعة.
تدقيق واختبار رسالتك. آخر شيء تريده هو إرسال البريد الإلكتروني الخاص بالاستقالة فقط لتكتشف أنه مليء بالأخطاء المطبعية أو مشكلات التنسيق التي كنت ستكتشفها أثناء اختبار بسيط.
أرسل الرسالة إلى نفسك أولاً، وفكر في أن يراجعها أحد الأصدقاء المتحمسين بحثًا عن الأخطاء قبل إرسالها إلى رئيسك في العمل.
