هناك الملايين من موظفي السكرتارية حول العالم مع متوسط أجور يبلغ 41 ألف دولار سنويًا في أميركا، وكذلك هناك السكرتير الإلكتروني أو الافتراضي أو الرقمي والذي أصبح مطلوبًا بشدة في عالم اليوم.
تختلف مهام السكرتير الإلكتروني بشكل كبير عبر مختلف الصناعات. على سبيل المثال، يتعين على السكرتير القانوني معرفة كيفية استخدام البرامج القانونية وقواعد البيانات الخاصة بالمحكمة، بل ربما يمتد الأمر إلى كتابة مسودة قانونية.
ومع ذلك، هناك بعض الواجبات الثابتة التي يقوم بها السكرتير الإلكتروني أو الافتراضي عبر مختلف الصناعات، وتشمل:
- الرد على المكالمات الهاتفية.
- أخذ الرسائل.
- التعامل مع المراسلات.
- إدارة المواعيد.
- إدارة الموظفين.
قد يُتوقع من السكرتير أيضًا إدارة نظام حفظ الملفات أو قاعدة بيانات مع بيانات العميل ومساعدة المديرين والمديرين التنفيذيين في تنظيم أعباء العمل.
خدمات السكرتير الإلكتروني / الافتراضي
مع تجربة العمل عن بعد واختباره وإضفاء الشرعية عليه خلال جائحة COVID-19، أصبحت الفرق الموزعة والاستعانة بمصادر خارجية أكثر شيوعًا.
تتمتع الاستعانة بمصادر خارجية بالعديد من المزايا، خاصة للشركات الصغيرة التي ترغب في النمو مع تخفيف المخاطر المالية.
على سبيل المثال، مع السكرتير الافتراضي، من غير المحتمل أن تكون مقيدًا بعقد طويل، لذلك إذا كان عملك موسميًا أو لا يمكن التنبؤ بنموه، يمكن أن تمنحك الاستعانة بمصادر خارجية مرونة أكبر.
ليست هناك حاجة أيضًا إلى الاستثمار في مساحات مكتبية أو أجهزة باهظة الثمن. لست مضطرًا لقضاء الوقت في التوظيف أو إجراء مقابلات وجهًا لوجه أو تصفح قوانين التوظيف المربكة.
غالبًا ما يُشار إلى السكرتير الافتراضي باسم “المساعد الافتراضي“، مع استخدام المصطلحات بالتبادل. بغض النظر عن المسمى الوظيفي الذي تستخدمه، السكرتير أو المساعد الافتراضي، هو شخص يعمل عن بعد، عادةً لمالك العمل أو المدير.
سيتوافق صاحب العمل بشكل عام مع المستقل الافتراضي عبر الإنترنت، مما يوفر جدولًا يوميًا للمهام الإدارية.
يمكن أن يغطي مصطلح “السكرتير الافتراضي” العديد من الأدوار الوظيفية المختلفة.
وتشمل خدمات السكرتير الإلكتروني عادةً:
- ادخال بيانات
- تصفية البريد الإلكتروني
- الرد على البريد الإلكتروني
- إدارة الجدول الزمني
- مهام متكررة
تميل أيضًا أي مهام – متكررة بطبيعتها – إلى تسليمها إلى سكرتير افتراضي. قد يكون له أيضًا مجموعات مهارات متخصصة، ومن المرجح أن يتقاضى رسومًا أعلى للساعة.
على سبيل المثال، قد يكون السكرتير الإلكتروني قادر على المساعدة في تصميم الرسوم، أو أن يكون من ذوي الخبرة والكفاءة في استخدام PowerPoint وحتى إعلانات Google.