عندما تبحث عن وظيفة السكرتير التنفيذي يجب أولًا أن تتعرف على مهام الوظيفة المطلوبة، والوصف الوظيفي الذي ما يحتوي على قدرات ذات صلة بتنظيم الجدول الزمني للمديرين التنفيذيين ومساعدتهم.
يجب على السكرتير التنفيذي أن يكون مهني وسريع الاستجابة ويمتلك قدرات رائعة في إدارة الوقت وتعدد المهام. ومن خلال الاجتهاد والكفاءة في العمل يمكن للمدير التنفيذي التركيز على مسؤولياته الإدارية دون القلق بشأن المهام الأخرى.
والهدف بشكل عام هو المساهمة في كفاءة العمل عبر ضمان تنفيذ جميع الواجبات الإدارية المعينة في الوقت المناسب بكفاءة.
مهام السكرتير التنفيذي
- الحفاظ على جدول الأعمال التنفيذي والمساعدة في تخطيط المواعيد واجتماعات مجلس الإدارة والمؤتمرات وما إلى ذلك.
- حضور الاجتماعات وحفظ الدقائق.
- استقبال وفحص المكالمات الهاتفية وإعادة توجيهها عند الاقتضاء.
- التعامل مع جميع المراسلات الصادرة والواردة وتحديد أولوياتها (البريد الإلكتروني والرسائل والحزم وما إلى ذلك).
- عمل ترتيبات السفر للمديرين التنفيذيين.
- التعامل مع المستندات السرية لضمان بقائها آمنة.
- إعداد الفواتير أو البيانات المالية وتقديم المساعدة في مسك الدفاتر.
- مراقبة اللوازم المكتبية والتفاوض على الشروط مع الموردين لضمان الطلبات الأكثر فعالية من حيث التكلفة.
- الاحتفاظ بالسجلات الإلكترونية والورقية لضمان تنظيم المعلومات وسهولة الوصول إليها.
- إجراء البحوث وإعداد العروض التقديمية أو التقارير على النحو المحدد.
المتطلبات والمهارات
- خبرة مثبتة كسكرتير تنفيذي أو دور إداري مماثل
- البراعة في استخدام برامج MS Office وبرامج “المكتب الخلفي” (مثل ERP)
- معرفة متعمقة بإدارة المكاتب وإجراءات المحاسبة الأساسية بالإضافة إلى المفردات الفنية للصناعة ذات الصلة
- الإلمام بأساليب البحث الأساسية وتقنيات إعداد التقارير
- مهارات تنظيمية وإدارة الوقت ممتازة
- قدرات الاتصال والتفاوض
- النزاهة والسرية
- شهادة في إدارة الأعمال أو مجال نسبي
