داخل هذا المقال Show
إذا كنت تفكر في الحصول على وظيفة كمساعد إداري، فمن المحتمل أنك تتساءل عن مميزات وعيوب وظيفة المساعد الإداري.
هل المنصب مناسب لك؟ ما الذي يجب أن تعرفه مقدمًا قبل أن تستثمر في التدريب؟
لسوء الحظ، المعلومات الموجودة على الإنترنت غير واضحة في بعض الأحيان. ما الذي يفعله المساعد الإداري بالضبط؟
في الأساس، يساعد مساعدو الإدارة الشركات على العمل بسلاسة من خلال توفير الدعم الكتابي والإجابة على طلبات العملاء وجدولة المواعيد وتنظيم المشاريع.
إذا كان هذا لا يزال يبدو غامضًا بالنسبة لك، فذلك لأن العديد من تفاصيل الوظيفة تعتمد على نوع المنظمة التي تختار العمل بها.
إلى ماذا يتلخص كل هذا؟ كونك عضوًا رئيسيًا في فريق دعم المكتب. لا يمكن لأي شركة أو منظمة العمل بدون موظفين إداريين منظمين ومهرة.
دعونا نلقي نظرة على بعض مميزات وعيوب وظيفة المساعد الإداري. بنهاية هذا المنشور، ستكون لديك فكرة أفضل عما يمكن توقعه.
اقرأ: الفرق بين مساعد إداري أول وثاني وثالث
مميزات وعيوب وظيفة المساعد الإداري
ميزة: المساعد الإداري جاهز للعمل في العديد من الصناعات
من أفضل الأشياء في أن تصبح مساعدًا إداريًا هو وجود فرص عمل في جميع الصناعات تقريبًا.
حيث تحتاج الشركات الصغيرة والشركات الكبيرة والوكالات الحكومية والمنظمات المجتمعية والمؤسسات التعليمية إلى مساعدين إداريين.
هذا يعني أن الطلب مرتفع وأن الطلب يظل ثابتًا لأنه غير مرتبط بقطاع واحد، والعديد من المساعدين الإداريين لديهم وظائف طويلة ومستقرة.
المهارات الإدارية قابلة للتحويل. حيث يمكنك تطبيق مهاراتك في أي نوع من الشركات وفي أي قطاع، مما يمنحك المزيد من خيارات العمل بشكل عام.
عيب: وصف الوظيفة يختلف مع كل مكان عمل
إذا أكملت تدريب المساعد الإداري ومستعد لبدء حياتك المهنية. المشكلة الوحيدة؟ أن كل منظمة تفعل الأشياء بشكل مختلف قليلاً.
قد يطلبون منك استخدام برامج لم ترها من قبل، أو تقنية لم يتم تدريبك عليها أو أنظمة لم تكن معتادًا عليها.
سيوفر لك تدريبك أساسًا قويًا في أجهزة الكمبيوتر والإجراءات المكتبية. وستكون قادرًا على نقل هذه المهارات إلى بيئات عمل جديدة، ولكن ليس هناك شك في أنك ستحتاج إلى مواصلة تعلم مهارات جديدة.
ستحتاج إلى التكيف مع الإجراءات الإدارية الجديدة وتعلم التكنولوجيا الجديدة طوال حياتك المهنية.
إذا لم تكن مرنًا ومنفتحًا على التعلم المستمر، فقد تجد هذا صعبًا للغاية.
ميزة: يمكنك التفاعل مع العديد من الأشخاص المختلفين
غالبًا ما يكون المساعد الإداري منصبًا يتعامل مع الجمهور. وهذا يعني أنك ستتفاعل مع العملاء وزملاء العمل والعملاء على أساس يومي.
ستمنحك كل هذه التفاعلات فرصة للتواصل مع الأشخاص وبناء علاقات عمل جديدة. كما أنه يساعد في تفكيك المهام الروتينية للأعمال الورقية وإدخال البيانات ورسائل البريد الإلكتروني التي لا نهاية لها.
اقرأ: ما الفرق بين المساعد الإداري والسكرتير؟
عيب: ستحتاج إلى معرفة القليل عن الكثير من الأشياء
ترتبط مهام المساعد الإداري إلى حد كبير بكل جانب من جوانب الأعمال. اعتمادًا على الشركة أو الصناعة التي تعمل بها، قد تحتاج إلى معرفة أساسية بما يلي:
- محاسبة
- الاتصالات
- إدارة المشروع
- المبيعات
- إجراءات المكتب
- إدارة الموارد البشرية
- خدمات العملاء
- إدارة المعلومات
قد تبدو هذه قائمة مخيفة من المهارات للتعلم. ولكن إذا كنت مستعدًا لمواجهة التحدي، فسوف ينتهي بك الأمر بمجموعة كبيرة ومتنوعة من المهارات.
المعرفة قوة!
ميزة: تدريب المساعد الإداري متوفر وميسور التكلفة
إذا كنت تتطلع إلى تعلم مجموعة عملية من المهارات التي يمكن أن تكون مفيدة في أي شركة، فإن تدريب المساعد الإداري يعد خيارًا رائعًا.
التدريب شامل ولا يستغرق وقتًا طويلاً لإكماله. ويمكنك إكمال البرنامج عبر الإنترنت في ستة أشهر (أو أكثر من 11 شهرًا للتدريب بدوام جزئي).
عيب: التعامل مع الاتجاهات من عدة أشخاص في وقت واحد
بصفتك مساعدًا إداريًا، ستفعل كل ما هو ضروري لمساعدة الأعمال التجارية بسلاسة. يتضمن ذلك أحيانًا التعامل مع التكنولوجيا العنيدة، واستكشاف المشكلات وإصلاحها، وأخذ التوجيهات من عدة أشخاص في وقت واحد.
يمكن أن تشعر بالإرهاق، خاصة في الأيام المزدحمة. كما أن تعدد المهام وحل المشكلات وتعلم تحديد أولويات المهام تتطلب خبرة وقد تكون مرهقة عندما تبدأ لأول مرة.
ميزة: هناك الكثير من فرص التقدم الوظيفي
الخيارات لا حصر لها كمساعد إداري. يمكنك التبديل بين الصناعات أو التخصص في قطاع معين. يمكنك أيضًا تحمل المزيد من المسؤوليات والتقدم في دورك الحالي.
من السهل ترقية مهاراتك كمساعد مسؤول. يمكن أن يعزز التدريب الإضافي على إدارة الأعمال من قدراتك في المحاسبة وكشوف المرتبات وتطبيقات البرامج وإدارة المكاتب.
ميزة: دعم الآخرين هو التركيز الرئيسي
من المهم ملاحظة أن كونك مساعدًا إداريًا يتعلق بشكل أساسي بدعم الآخرين. لن تتخذ قرارات قيادية كبرى أو تدير قسمًا كاملاً من الشركة.
إذا كنت تفضل أن تكون الشخص المسؤول وتحدث تغييرات كبيرة، فقد يبدو دعم الآخرين وكأنه “خدعة”.
ومع ذلك، يمكن لمساعدي الإدارة الموهوبين التقدم إلى مناصب السلطة داخل إدارتهم الخاصة. يمكنك أن تصبح مشرفًا على فريق من المساعدين الإداريين. أو حتى تصبح مؤهلًا لشغل منصب مدير مكتب.
