داخل هذا المقال Show
يقوم سكرتير المدرسة بالكثير من المهام ولكنه يساعد المدارس في النهاية على العمل بكفاءة من خلال أداء المهام الكتابية والتنظيمية.
فهو يدعم المدير والموظفين والعاملين الآخرين في المبنى جنبًا إلى جنب مع أولياء الأمور والطلاب. وغالبًا ما يكون للمدارس الأكبر أكثر من سكرتير واحد.
كيف تُصبح سكرتير المدرسة؟
لا يلزم أي تعليم رسمي بعد المدرسة الثانوية لتصبح سكرتيرًا للمدرسة. غالبًا ما تبحث المدارس عن توظيف شخص لديه خبرة في استخدام أجهزة الكمبيوتر والبرامج مثل Microsoft Office.
ويمكن أن تساعد الخبرة في مجال ذي صلة، مثل موظف الاستقبال أو المتطوع في المدرسة، في الحصول على وظيفة كسكرتير مدرسة.
يستمر التدريب أثناء العمل لبضعة أسابيع أو أكثر، اعتمادًا على الوصف الوظيفي.
مهام سكرتير المدرسة
غالبًا ما يكون السكرتير هو أول شخص تقابله عند دخول المدرسة، ويراقب كل من يدخل ويخرج من المبنى، بشكل عام هو وجه المدرسة.
- حيث يرحب بالزوار والطلاب وأولياء الأمور وجميع العاملين في المبنى.
- كما أنه متعدد المهام ويقوم بواجبات مختلفة، مثل الرد على المكالمات، وتحديد المواعيد، والحفاظ على سجلات الطلاب، والتعامل مع البريد الوارد والصادر والفاكسات.
- كما يقوم بإعداد المذكرات والفواتير والتقارير ورسائل البريد الإلكتروني.
- غالبًا ما يقوم سكرتير المدرسة بجدولة الأحداث وتحديث تقاويم الأحداث.
- يمكنه أيضًا ترتيب اجتماعات الموظفين، ومساعدة الطلاب المرضى بطريقة هادئة، والتواصل مع الجميع من سائقي الحافلات، والأوصياء، وطاقم المطبخ، وأمناء المكتبات، وأولياء الأمور، والمعلمين، والعاملين.
تفاصيل الوظيفة
المتطلبات التعليمية
عادة ما يكون الحد الأدنى من شهادة الدراسة الثانوية مطلوبًا لتكون سكرتيرًا للمدرسة.
تعتبر المتطلبات الرسمية أقل أهمية من المهارات الشخصية، على الرغم من أنه قد يتم إعطاء الأفضلية للمرشحين الذين تخرجوا من الكلية على الأقل.
كما يحتاج سكرتير المدرسة إلى مهارات الكمبيوتر والاتصالات الممتازة ومهارات التعامل مع الآخرين بالإضافة إلى فهم واجبات السكرتارية.
ومن الضروري أن يكون منظمًا للغاية للحفاظ على الجداول الزمنية والوفاء بالمواعيد النهائية.
بيئة العمل
تعتمد بيئة العمل على حجم ومتطلبات المدرسة. يوجد في العديد من المدارس الابتدائية سكرتير واحد يتولى جميع المهام الإدارية للمنصب.
في المدارس الكبيرة -بما في ذلك معظم المدارس المتوسطة والثانوية- غالبًا ما يكون هناك اثنان أو أكثر من السكرتارية يتشاركون الواجبات.
قد يكون أحدهم مسؤولاً عن سجلات الطلاب، بينما يتولى الآخر المكالمات الهاتفية ويتتبع الحضور.
يعمل سكرتير المدرسة عمومًا مع القليل من الإشراف المباشر، لذلك يجب أن يقدم حلولًا جيدةً للمشاكل ولديه قدرة التعامل مع العديد من المهام في وقت واحد.
