مُدخل البيانات (Data Entry) هو موظف مسؤول عن نقل التنسيقات الورقية إلى ملفات الكمبيوتر أو أنظمة قواعد البيانات.
ويتعامل مع كتابة معلومات العميل المقدمة مباشرة في تنسيق إلكتروني، وإنشاء جداول بيانات بأعداد كبيرة من الأرقام، ويجب أن يهتم بالتفاصيل، حيث يمكن أن تؤدي الأخطاء إلى مشاكل أكثر أهمية داخل الشركة.
تشمل مسؤوليات مُدخل البيانات:
- نقل البيانات من التنسيقات الورقية إلى ملفات الكمبيوتر أو أنظمة قواعد البيانات
- كتابة البيانات المقدمة مباشرة من العملاء
- إنشاء جداول بيانات بأعداد كبيرة من الأشكال بدون أخطاء
ستعتمد عليه الشركة في الحصول على بيانات دقيقة ومحدثة باستمرار يسهل الوصول إليها من خلال قاعدة بيانات رقمية.
مهام مُدخل البيانات (Data Entry)
- نقل البيانات من التنسيقات الورقية إلى ملفات الكمبيوتر أو أنظمة قواعد البيانات باستخدام لوحات المفاتيح أو مسجلات البيانات أو الماسحات الضوئية
- كتابة البيانات المقدمة مباشرة من العملاء
- إنشاء جداول بيانات بأعداد كبيرة من الأشكال بدون أخطاء
- التحقق من البيانات بمقارنتها بمستندات المصدر
- تحديث البيانات الموجودة
- استرجاع البيانات من قاعدة البيانات أو الملفات الإلكترونية حسب الطلب
- إجراء نسخ احتياطية منتظمة لضمان الحفاظ على البيانات
- فرز وتنظيم الأعمال الورقية بعد إدخال البيانات لضمان عدم ضياعها
المهارات ومتطلبات الوظيفة
- خبرة مثبتة في وظيفة إدخال بيانات
- مهارات الكتابة السريعة. يفضل بشدة معرفة نظام الكتابة باللمس
- معرفة ممتازة بأدوات معالجة الكلمات وجداول البيانات (MS Office Word و Excel وما إلى ذلك)
- معرفة عملية بالمعدات المكتبية وأجهزة الكمبيوتر والأجهزة الطرفية
- الفهم الأساسي لقواعد البيانات
- إجادة اللغة الإنجليزية الشفوية والمكتوبة ومهارات خدمة العملاء
- اهتمام كبير بالتفاصيل
- شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها
أسئلة شائعة
ماذا يفعل كاتب إدخال البيانات؟
موظف إدخال البيانات يحتفظ بقاعدة بيانات العملاء عن طريق إدخال معلومات جديدة ومحدثة وإعداد ملفات المصدر التي سيستخدمونها في التنسيقات المحوسبة. تتضمن العملية تجميع كافة السجلات في ملف أو جدول واحد وفرزها بناءً على المعايير.
ما هي واجبات ومسؤوليات موظف داتا إنتري؟
كاتب إدخال البيانات مسؤول عن نقل البيانات من التنسيقات الورقية إلى ملفات الكمبيوتر أو أنظمة قواعد البيانات. يتم نقل البيانات يدويًا أو باستخدام الماسحات الضوئية. كما يكتب معلومات العملاء ويُنشئ جداول بيانات، ويتحقق منها بالمقارنة مع مستندات المصدر في مراحل مختلفة أثناء العملية.
كيف تُصبح مُدخل بيانات جيد؟
يحتاج موظف إدخال البيانات إلى مهارات اتصال جيدة وكتابة سريعة ودقة، مع مستوى التركيز العالي. ويجب أن يظل مركزًا على مهمته أثناء العمل مع انحرافات محدودة عن أشياء أخرى. يعد العمل باستخدام التكنولوجيا أمرًا ضروريًا أيضًا، لأن الوظيفة بشكل أساسي تتم على جهاز كمبيوتر.
مع من يعمل موظف داتا إنتري؟
يتعاون كاتب إدخال البيانات مع مراقب المستندات، المسؤول عن ضمان دقة المستندات المختلفة. يقوم بمسح المستندات ضوئيًا وفرزها في الأماكن الصحيحة حتى يتمكن الموظفون من العثور عليها بأكبر قدر ممكن من الكفاءة.