داخل هذا المقال Show
عندما يتعلق الأمر بأفضل ممارسات تنفيذ تخطيط موارد المؤسسات (ERP)، تظل النصائح المجربة والصحيحة ثابتة حتى عندما تتغير بعض الأشياء، وقد تغيرت الأمور كثيرًا.
بفضل ظهور خيارات ERP المعيارية والقائمة على السحابة، أصبحت كوابيس تطبيق ERP في عدة سنوات جزء من الماضي.
يقول بيل ماكني، مدير شركة الاستشارات في McNee Associates: “سواء كنت شركة صغيرة ومتوسطة الحجم، وصولاً إلى مؤسسة كبيرة، فإن دورات تنفيذ تخطيط موارد المؤسسات أصبحت تأخذ ثلث [الوقت] عما كانت عليه من قبل”.
والأكثر من ذلك، أن تطور تخطيط موارد المؤسسات لم يجلب فقط القدرات التي لم يكن من الممكن تصورها قبل بضع سنوات فقط، ولكنه جعل أيضًا تخطيط موارد المؤسسات (ERP) ممكنًا بالنسبة للشركات الأصغر التي كانت تقتصر في السابق على QuickBooks وجداول بيانات Microsoft Excel.
ومع ذلك، من خلال كل هذا التغيير، لا يزال يتم استخدام العديد من أفضل ممارسات تنفيذ تخطيط موارد المؤسسات بغض النظر عن حجم ونطاق نشر ERP الحديث. ومع ذلك، لا يضمن أي منها نجاح نشر ERP.
قال إريك كيمبرلينج، الرئيس التنفيذي لشركة Third Stage Consulting Group، وهي شركة تنفيذ ERP: “لم ينخفض خطر الفشل بالفعل بمرور الوقت. في الواقع، من المحتمل أن يكون قد زاد. الخبر السار هو أن الأشياء التي يمكنك القيام بها لتخفيف الفشل لم تتغير”.
فيما يلي ثمانية من أفضل ممارسات تنفيذ تخطيط موارد المؤسسات التي ستساعد المؤسسات على القيام بذلك.
1. تحديد أهداف العمل أولاً
من أهم ممارسات تنفيذ تخطيط موارد المؤسسات (ERP) تحديد أهداف العمل. فالكثير من الشركات تضع العربة أمام الحصان.
قال كيمبرلينج إنهم يختارون البرامج الجاهزة التي يعتقدون أنها ستمنحهم أفكارًا حول كيفية إدارة أعمالهم بشكل أفضل، ويمكن لهذا الأمر أن يقوض نقاط القوة في الأعمال التجارية.
بدلاً من ذلك، يجب أن يبدأوا بالتوضيح بشأن مؤشرات الأداء الرئيسية المرغوبة والقيام بالتخطيط الاستراتيجي اللازم لمواءمة الجهود مع ما تفعله الشركة.
اطرح أسئلة على نفسك مثل: ” ما الذي أريد تحقيقه؟” حسبما يقول روبرت كوجيل، المحلل ونائب الرئيس الأول في Ventana Research، ويضيف: “إنها مهمة حقًا. سيكون لديك فكرة أفضل بكثير عما تريد أن ينتهي به الأمر”.
2. معالجة جودة البيانات
تقدم عملية تنفيذ تخطيط موارد المؤسسات فرصة مثالية للحصول على بيانات المنظمة بأكملها بالترتيب. وعلى العكس من ذلك، فإن عدم معالجة جودة البيانات يمكن أن يقضي على المشروع.
أصبح التعامل مع المشكلة أكثر أهمية خلال العصر الناشئ لتخطيط موارد المؤسسات السحابية والتحليلات القائمة على الذكاء الاصطناعي، حيث يتم عادةً سحب البيانات على ما يبدو من كل مكان.
قال ماكني: “البيانات القذرة يمكن أن تكلفك الملايين وتؤدي إلى اتخاذ قرارات تجارية كارثية. المفتاح هو الالتزام بممارسات إدارة البيانات الصارمة التي تساعد على ضمان عدم تآكل جودة البيانات أثناء قيامك بتجميع مصادر البيانات الداخلية والخارجية المختلفة وتكرارها ودمجها”.
كما أوصى ماكني بالتركيز على الأساسيات قبل الشروع في جهود ترحيل البيانات. وهذا يعني إنشاء تعريفات وتنسيقات بيانات متسقة وضمان ممارسات بيانات متسقة عبر الأنظمة والحدود التنظيمية.
كما يقترح أيضًا العمل مع موفر إدارة بيانات رئيسي يقدم أدوات ومنهجيات شاملة.
3. كن واضحا بشأن نقاط القوة والضعف في فريقك
هذه قاعدة عامة لتكنولوجيا المعلومات، لكنها مهمة بشكل خاص لعمليات نشر تخطيط موارد المؤسسات.
يمس نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) كل جزء من أجزاء الشركة، ويؤثر على كل عملية تقريبًا، ويسجل كل معاملة ويبث الأفكار. إذا أرادت إحدى المنظمات تصحيح الأمر، فإن وجود الأشخاص المناسبين يمكن أن يحدث فرقًا كبيرًا.
شيء واحد يجب تجنبه هو الاعتماد المفرط على أفراد معينين. قال ريك جيمريث، رئيس قسم المعلومات في شركة ليونيل، وهو صانع نماذج للقطارات وصانع سيارات دييكاست في كونكورد، إنه من الأهمية بمكان أن يكون الشخص المسؤول محاطًا بالموهبة.
وصرّح جيمريث: “الشخص الذي يقود المشروع لا يمكنه إنقاذ العالم بمفرده”.
كذلك يؤدي نشر ERP إلى امتصاص الإنتاجية من مؤسستك إذا لم تكن حريصًا.
قال والي جونسون، نائب رئيس الشؤون المالية وسلسلة التوريد وتكنولوجيا المعلومات في Firstronic، الشركة المصنعة للعقود ومقرها غراند رابيدز بولاية ميشيغان، إنه لهذا السبب من المهم إجراء تقييم صادق لفريقك وطرح أسئلة صعبة حول مدى قدرة موظفيك على التعامل معها.
يسأل جونسون: “قد تنهض وتعمل، ولكن هل ستكون أكثر فاعلية بمساعدة من الخارج؟”.
4. ابحث عن شريك تنفيذ موثوق به
قد يكون البحث عن شريك تنفيذ جيد أمرًا صعبًا، لكنه يستحق الجهد المبذول.
قال ماكني: “نصيحتي لرؤساء تقنية المعلومات هي التأكد من حصولك على مساعدة جيدة حقًا ممن مروا بحروب نشر هذه الحلول على أساس استراتيجي”.
بينما قال جونسون: “إن الخلطة السرية [لـ ERP] هي معرفة كيفية تطبيقها على عملك. إذا حاولت القيام بذلك بنفسك، فسوف تفشل”.
بعد أن تخلت عنها شركتها الأم الأوروبية وقضت عامًا احتياطيًا على طلب تخطيط متطلبات مادية محدودة، أدركت Firstronic أنها بحاجة إلى نظام ERP متكامل. اختارت برنامج Plex، ولعب البائع دورًا مهمًا في فريق التنفيذ، ونشر البرنامج بالكامل في غضون ثلاثة أشهر.
قال جونسون إن مشاركة Plex ساعدت الشركة على نشر تخطيط موارد المؤسسات بشكل أسرع بكثير.
وقال كوجل إن شركاء تخطيط موارد المؤسسات من الدرجة الأولى يحصلون على نتائج أفضل، بغض النظر عن جودة التكنولوجيا.
وقال “الشريك الخطأ يمكن أن يؤدي إلى مشاكل ضخمة في التنفيذ”.
5. إنشاء منهجية تنفيذ جيدة
تؤدي منهجيات التنفيذ إلى نجاح أو فشل تطبيق تخطيط موارد المؤسسات (ERP).
قال جيمريث إن النشر الجيد لتخطيط موارد المؤسسات يتطلب تحديد متطلبات العمل من خلال التوثيق.
منذ أن انتقل ليونيل إلى نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) المستند إلى السحابة في NetSuite في عام 2010، لاحظ الفرق الذي يحدثه التوثيق الجيد. في الواقع، أدى اهتمام الشركة بالوثائق إلى تمكينها من تخصيص NetSuite بشكل أكثر فعالية.
قال جيمريث: “لقد قمنا بتحريف NetSuite بعدة طرق، ولكن بدون توثيق، كان الأمر أكثر صعوبة”.
يمكن أيضًا أن تكون ممارسة وضع الحماية -تشغيل برنامج جديد في بيئة اختبار منفصلة ومعزولة- جزءًا من منهجية تنفيذ جيدة، ويصر جيمريث على أنه أمر بالغ الأهمية لتحقيق النجاح النهائي لعملية النشر.
6. التركيز على التواصل
لن تكتمل قائمة أفضل ممارسات تنفيذ تخطيط موارد المؤسسات بدون التركيز على الاتصال.
قال جيمريث إن الاتصال مهم بشكل خاص لأن عمليات نشر ERP هي مشاريع أفقية تؤثر على كل ركن من أركان الشركة.
وصرّح: “إن طرح تخطيط موارد المؤسسات ليس مشروعًا لتكنولوجيا المعلومات. إنه مشروع شركة”.
بينما ذكر كيمبرلينج إن الاتصال هو أحد مكونات إدارة التغيير التنظيمي، وهو أفضل ممارسة أساسية تلتزم بها شركة استشارات المرحلة الثالثة.
وبغض النظر عما إذا كان النشر في أماكن العمل أو في السحابة، يحتاج الموظفون إلى معرفة كيف يغير البرنامج وظائفهم ثم يتم تدريبهم على تلك الأدوات الجديدة. يمكن أن يقطع هذا شوطًا طويلاً نحو تحديد مدى فعالية تبني المستخدمين لنظام جديد.
7. تقبّل الإخفاقات الصغيرة على طول الطريق
كيف يمكن منع الفشل وتقبله في نفس الوقت؟ الجواب هو أنه لا يوجد خيار آخر. إن محاولة تجنب أي فشل في تنفيذ تخطيط موارد المؤسسات (ERP) للمشروع ككل أمر لا يحتاج إلى تفكير. لا تريد أي منظمة إنفاق الملايين على نشر ERP فقط لتجد البرنامج ميتًا عند وصوله.
ومع ذلك، فإن الإخفاقات الصغيرة ستحدث بلا شك أثناء عملية الانتشار، وستساعد كيفية استجابة المنظمة لهم في تحديد مدى فعالية نظام تخطيط موارد المؤسسات الجديد في نهاية المطاف.
على سبيل المثال، قال جونسون إن شركة Flextronics شعرت بضغوط لإنجاز نشرها في غضون ثلاثة أشهر، واتخذت قرارًا بالالتزام بهذا الجدول الزمني بدلاً من الاستثمار في شهر آخر للحصول على بعض الفوائد الإضافية.
بدلاً من الأسف لإعطاء الأولوية للجدول الزمني على القدرات، اختارت الشركة بدلاً من ذلك التعلم مما لم تفعله.
قال جونسون: “نحن نرى الآن بعض الطرق التي نحتاج إليها لنكون أكثر فعالية”.
لكن في بعض الأحيان يكون الفشل المحتوم يحدق في وجهك، مما يؤدي إلى النصيحة الأخيرة.
8. اعرف متى تنتظر
أصبحت العمليات التجارية معقدة للغاية، وأصبح لدى الشركة المتوسطة الكثير من التطبيقات والأنظمة التي تعتمد عليها، مما أدى إلى إطالة مراحل ما بعد النشر لدمج العمليات وإحضار الأشخاص إلى السرعة.
قال كيمبرلينج إنه في ضوء هذه الحقائق، يجب على مدراء تقنية المعلومات اعتبار الصبر أفضل ممارسة. في بعض الأحيان، يمكن خدمة الشركات بشكل أفضل من خلال مقاومة الرغبة في تنفيذ نظام جديد لتخطيط موارد المؤسسات الآن وقد يكون الوقت مبكرًا للغاية الآن.
قال كيمبرلينج: “ربما تكون العمليات معطلة أو أن الناس لم يتم تدريبهم جيدًا. تعامل مع هذا أولاً، وانتظر بضع سنوات حتى تنضج هذه الحلول السحابية، وستكون في وضع أفضل للاستفادة من التكنولوجيا”.
