على الرغم من انتهاء وباء كوروبا إلى حد كبير، لا يزال الكثير من الناس يعملون من منازلهم حتى الآن، لهذا نحن مستمرون في تعلّم كيفية العمل عن بُعد والاعتماد على الجوانب الرقمية في حياتنا اليومية. على سبيل المثال، أصبحت الاجتماعات تُدار بالكامل عبر الإنترنت في كثير من الشركات، مما يعني حضور الكثير من مكالمات الفيديو الجماعية.
وإن لم تكن لديك خبرة كبيرة في اجتماعات الفيديو، قد يستغرق الأمر بعض الوقت حتى تعتاد عليها، خصوصًا عندما يعمل فريقك بالكامل عن بُعد. وهناك بعض الأشياء التي يجب وضعها بالاعتبار عند إجراء مكالمات الفيديو، لذا جئنا لك ببعض النصائح والمحاذير فيما يتعلق بهذا النوع من الاجتماعات.
إعداد منطقة العمل
إن استطعت، ابحث عن مكان خاص لإجراء مكالمات الفيديو، وإن لم تستطع فاستخدم سماعات الرأس المزودة بتقنية عزل الضوضاء، وإذا كان لديك زملاء في السكن أو أفراد العائلة فأخبرهم مسبقًا أنّك ستحضر اجتماعًا حتى لا يقاطعك أحد أثناؤه.
ثم قم بإعداد جهازك والكاميرا الخاصة بك حتى تتمتع برؤية واضحة وخالية من العوائق، ولا تجلس بعيدًا جدًا أو قريبًا جدًا من الكمبيوتر. إذا كنت تستخدم كاميرا منفصلة فضعها بالقرب من الشاشة ويفضّل في مستوى العين.
وتأكّد أيضًا من الإضاءة، خصوصًا إضاءة الوجه، وفي هذه الحالة تعمل الإضاءة الطبيعية والجانبية بشكل أفضل من الإضاءة المباشرة، لكن المصابيح العلوية -في السقف- تعمل بشكل جيد أيضًا. بأي حال، تجنب الإضاءة الخلفية لأنها تُصعّب رؤيتك.
ثم نظّف المنطقة من حولك وافتح الكاميرا لترى كيف سيبدو المكان قبل بدء اجتماع الفيديو، وربما ترغب في إعداد خلفية افتراضية.
تحقق من مظهرك
إن سألتني عن أفضل جوانب العمل من المنزل، فهو القدرة على ارتداء الملابس المريحة طوال اليوم، ولكن هذا قد لا يكون مناسبًا في اجتماعات الفيديو.
ارتدِ الملابس التي تحضر بها الاجتماعات الشخصية عادةً، وتأكّد من اتباع قواعد الملابس في مكان عملك، فمن الجيد أن تظهر بشكل جيد في حدود المعقول.
ومن الأفضل أيضًا تجنب الأنماط أو الخطوط التي قد تشتت الانتباه في الكاميرا، وابتعد عن ارتداء الملابس اللامعة حتى لا تزيد الكاميرا من درجة السطوع تلقائيًا وتجعل من الصعب رؤية وجهك.
بدء اجتماع الفيديو
ربما ترغب في اختبار البرنامج الذي ستجري عليه مكالمة الفيديو قبل موعدها، خصوصًا إن لم تستخدمه من قبل. تأكّد أيضًا من وجود اتصال واي فاي قوي وأن جهازك متصل ومشحون بالكامل.
وامنح نفسك بضع دقائق قبل المكالمة لإعداد كل شيء، وإن أمكن قم بالدخول على المكالمة مبكرًا، خصوصًا إن لم تكن استخدمت البرنامج من قبل.
بمجرد بدء المكالمة، تحقق لمعرفة ما إذا كان بإمكان الجميع سماع ورؤية بعضهم البعض.
متى تغلق الصوت والفيديو؟
اكتم صوت المكالمة من جانبك عندما لا تتحدث، حيث يمكن أن يلتقط الميكروفون الكثير من الضجيج في الخلفية، مثل صوت المكيف أو المروحة، لذا فإن كتم الصوت يسمح للآخرين في المكالمة بسماع المتحدث بسهولة.
وإذا كنت بحاجة إلى النهوض أو الحركة أو القيام بشيء آخر أثناء المكالمة، من الأفضل أن توقف تشغيل الكاميرا مؤقتًا لتجنب أي تشتيت في انتباه الآخرين.
قُل عندما تريد التحدث
أثناء الاجتماعات الشخصية يمكنك معرفة الوقت المناسب للتحدث، ولكن في اجتماعات الفيديو من السهل جدًا المقاطعة عن طريق الخطأ. انتظر بضع لحظات من الصمت قبل التحدث في حالة وجود تأخير في الصوت.
وإذا كانت شركتك أو فريقك يعقدون اجتماعات منتظمة عبر الإنترنت، من الجيد أن تُقرر نظامًا لطرح الأسئلة، مثل رفع يدك أو استخدام الدردشة النصية لطرح سؤال. أمّا إذا كنت تدير الاجتماع، من المفيد استدعاء الآخرين بالاسم.
تحدث بوضوح وراقب مدى سرعتك في التحدث، وليس هناك حاجة للصراخ.
ركّز
حافظ على انتباهك ومشاركتك أثناء مكالمة الفيديو، وحاول ألا تقوم بأي شيء آخر مثل قراءة مقال أو إرسال بريد إلكتروني، كذلك لا تنظر إلى هاتفك أو تأكل وحاول النظر إلى الكاميرا عندما يأتي دورك للحديث.
فإذا نظرت إلى نفسك أو للآخرين على الشاشة قد يبدو وكأنّك تنظر إلى شيء آخر. عندما لا يكون دورك للتحدث، حافظ على اهتمامك بما يقوله الآخرين حتى لا تبدو غير مباليًا.
مشاركة الشاشة
إذا كنت بحاجة إلى مشاركة شاشة جهازك أثناء اجتماعات الفيديو عبر الإنترنت، استغرق بضع ثوانِ قبل أن تضغط على زر المشاركة للتأكّد من أن كل شيء على ما يرام.
يجب أن يظهر سطح المكتب خاليًا من أي برامج أو علامات تبويب إضافية ليست ذات صلة، وتأكّد أيضًا من عدم ظهور أي معلومات خاصة أو حساسة.
