ما معنى admin clerk؟ وماذا يفعل وما هي أبرز مهامه؟

معنى Admin Clerk بالعربية هو كاتب إداري أو كاتب مكتب يعمل على تنفيذ مهام إدارية لمساعدة الموظفين على التركيز على وظائفهم الرئيسية وتحسين الإنتاجية.

تشمل واجبات Admin Clerk أشياء مثل الاتصال بالعملاء عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني، وتنظيم الملفات وتخزينها للموظفين للرجوع إليها لاحقًا بسهولة، وحفظ مخزون لوازم المكتب.

مهام ومسؤوليات Admin Clerk (الكاتب الإداري)

تعتمد مسؤوليات الكاتب الإداري (Admin Clerk) على عمليات صاحب العمل نفسه.

يمكن لأصحاب العمل توظيف مرشحين لمهام مثل إدخال البيانات، وإعداد مستندات المكتب ومعالجتها.

وفيما يلي أمثلة على واجبات admin clerk:

• الإجابة على أسئلة العملاء وتقديم المعلومات وتلقي الطلبات ومعالجتها ومعالجة الشكاوى
• الرد على المكالمات الهاتفية والاتصال بالعملاء والموردين لمتابعة المواعيد والتسليم
• تجميع وصيانة وتحديث سجلات الشركة
• إدارة المخزون المكتبي والعمل مع البائعين لضمان الإمداد المنتظم للمواد المكتبية
• تحديد المواعيد وجدولة الاجتماعات وتوزيع التقارير وإدارة المراسلات بين المكتب والجهات الخارجية
• تجميع وحفظ سجلات المعاملات التجارية المكتبية
• تدريب صغار الكتبة وتأهيلهم والإشراف عليهم
• تشغيل المعدات المكتبية بما في ذلك الطابعات وآلات التصوير وأجهزة الفاكس وأجهزة الوسائط المتعددة

ما الذي يفعله الكاتب الإداري؟

الكتبة الإداريون هم المسؤولون عن الحفاظ على سلاسة عمل المكتب من خلال إكمال المهام الكتابية للموظفين، مثل عمل النسخ وإرسال المستندات بالفاكس، أو تدوين الملاحظات أثناء الاجتماعات، أو جدولة المواعيد بين الموظفين والعملاء.

يقوم بعض Administrative Clerks بمهام مسك الدفاتر العامة للمكتب.

ويمكنهم أيضًا إجراء الأبحاث للاجتماعات القادمة واستخدام هذه المعلومات لإنشاء مخططات وبيانات وتقارير للموظفين لاستخدامها أثناء العروض التقديمية.

مهارات ومؤهلات Administrative Clerk

سيكون لدى المرشح الناجح لوظيفة كاتب إداري مختلف المهارات والمؤهلات المطلوبة لأداء مهام الوظيفة على أكمل وجه.

في هذا القسم سوف نسلط الضوء على المؤهلات التعليمية وسنوات الخبرة والمهارات التي قد يطلبها صاحب العمل أو الموارد البشرية في المتقدم المثالي.

فيما يلي أمثلة لمؤهلات كاتب إداري:

• مطلوب شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها
• خبرة سابقة في منصب السكرتارية
• مهارات تنظيمية وإدارة الوقت ومهارات تواصل ممتازة
• القدرة على استخدام تطبيقات معالجة النصوص وبرامج إدارة المستندات بسرعة طباعة لا تقل عن 60 صفحة في الدقيقة
• معرفة عملية بمسك الدفاتر الأساسية
• مهارات قوية في التعامل مع الآخرين والقدرة على التكيف
• القدرة على إعداد جرد المخزون ومعالجة فواتير المكتب

توقعات راتب الكاتب الإداري

• يتقاضى الكاتب الإداري ما معدله 14.97 دولارًا في الساعة في المتوسط.
• قد يعتمد معدل الأجور على مستوى الخبرة والتعليم والموقع الجغرافي.

متطلبات التعليم والتدريب للكاتب الإداري

• يحتاج الكتبة الإداريون على الأقل إلى شهادة الدراسة الثانوية أو ما يعادلها للحصول على وظيفة، ولكن قد يطلب بعض أصحاب العمل الحصول على درجة الزمالة أو البكالوريوس.
• يمكن أن يأخذ الكتبة دورات في برامج جداول البيانات، وتطبيقات معالجة النصوص، ومسك الدفاتر، والمهارات الأخرى ذات الصلة لتعزيز فرصهم في الحصول على المنصب.
• غالبًا ما يقدم أصحاب العمل تدريبات أثناء العمل، والتي يمكن أن تستمر حتى شهر، لتعريف موظفي المكاتب الجدد بإجراءاتهم.
• يتطلب الدور مهارات سكرتارية ممتازة مثل آداب الهاتف وإدخال البيانات وحفظ السجلات والقدرة على الحفاظ على السرية.
• ستقوم الشركات بتدريب المرشحين الناجحين على استخدام المعدات المكتبية والتواصل المناسب وإجراءات التشغيل العامة والمبادئ التوجيهية.