المهام الإدارية

المهام الإدارية في مكان العمل

المهام الإدارية هي واجبات ينجزها المهنيون الإداريون، مثل المساعدين الإداريين والمساعدين التنفيذيين، في مكان العمل.

تختلف هذه المهام على نطاق واسع ولكنها غالبًا ما تتضمن واجبات مثل الرد على المكالمات الهاتفية وتوجيهها، وحفظ المعلومات، وإدارة احتياجات الإمداد بالمكتب.

نستكشف هنا ما هي المهام الإدارية وبعض المهام الإدارية الأكثر شيوعًا التي يقوم بها المهنيون الإداريون في مكان العمل.

ما هي المهام الإدارية؟

المهام الإدارية هي واجبات تتعلق بالحفاظ على إعداد المكتب.

تختلف هذه الواجبات على نطاق واسع من بيئة عمل إلى أخرى، ولكنها غالبًا ما تتضمن مهامًا مثل جدولة المواعيد، والرد على الهواتف، وتحية الزوار، والحفاظ على أنظمة الملفات المنظمة للمؤسسة.

مطلوب العديد من المهنيين لأداء الواجبات الإدارية، بما في ذلك مساعدي المكاتب والمساعدين الإداريين والمساعدين التنفيذيين والسكرتارية ومديري المكاتب.

المهام الإدارية الأكثر شيوعًا حسب الفئة

فيما يلي المهام الإدارية الأكثر طلبًا مصنّفة على حسب الفئة:

الاتصال

يجب أن يتمتع المهنيون الإداريون بمهارات اتصال قوية لإكمال واجباتهم الوظيفية بطريقة فعالة.

من الرد على الهواتف إلى كتابة رسائل البريد الإلكتروني إلى التفاعل مع الموظفين والمديرين، يجب أن يكون المهنيون قادرين على نقل المعلومات بشكل واضح ودقيق إلى الآخرين.

فيما يلي مهام إدارية شائعة تتعلق بالاتصال:

  • الرد على المكالمات الهاتفية وتحويلها
  • استقبال الرسائل الهاتفية من العملاء
  • إرسال رسائل البريد الإلكتروني للعملاء
  • إعادة توجيه رسائل البريد الإلكتروني من العملاء إلى المستلم المناسب
  • التعامل مع مخاوف العملاء وشكاواهم
  • المراسلات التجارية
  • تحية الزائرين في المكتب
  • إرسال رسائل البريد الإلكتروني
  • استكمال مهام خدمة العملاء مثل تقديم الطلبات للعملاء وشرح المنتجات والخدمات
  • الكتابة باختصار
  • التواصل مع الإدارة العليا
  • التواصل مع الموظفين الآخرين

الجدولة

الجدولة هي عنصر رئيسي آخر من واجبات العمل الإداري للمهني.

يكون العديد من المساعدين الإداريين مسؤولين عن جداول عمل المدير أو عدة مديرين وسيحتاجون إلى أن يكونوا قادرين على تنظيم وتخطيط جدول كل شخص بنجاح بطريقة فعالة وتسمح بإنجاز كل شيء بوقت كافٍ لكل عنصر في الجدول.

فيما يلي أكثر مهام الجدولة شيوعًا التي قد يشارك فيها الموظف الإداري:

  • تنسيق الأحداث، مثل تنظيم حفلات مكتبية أو عشاء العميل
  • جدولة المواعيد للعملاء
  • جدولة المواعيد للمشرفين أو أصحاب العمل
  • فريق التخطيط أو اجتماعات على مستوى الشركة
  • تخطيط الأحداث على مستوى الشركة، مثل حفلات الغداء أو أنشطة بناء الفريق خارج المكتب
  • حجز مسارات السفر للإدارة أو الموظفين أو المرشحين للوظيفة
  • جدولة قاعات المؤتمرات أو الاجتماعات للاجتماعات في المكتب

إعداد الموظفين الجدد

قد يشارك بعض المهنيين الإداريين أيضًا في إعداد الموظفين الجدد.

قد يعملون جنبًا إلى جنب مع قسم الموارد البشرية أو قد يكونون جزءًا من القسم، مثل دور مساعد الموارد البشرية.

تشمل الواجبات المشتركة التي تندرج تحت فئة التأهيل للموظفين الإداريين ما يلي:

  • الترحيب بالتعيينات الجديدة في المكتب وإطلاعهم على مكان العمل
  • تزويد الموظفين الجدد بجميع الوثائق ذات الصلة المطلوبة، مثل دليل الموظف، والأوراق التي يجب إكمالها في اليوم الأول من العمل، والمعلومات المتعلقة بسياسات وإجراءات المكتب ومزايا الموظفين
  • مساعدة الموظفين الجدد على إكمال الأعمال الورقية اللازمة للتقدم للحصول على مزايا مثل التأمين الصحي
  • تقديم الموظف الجديد للموظفين والإدارة الآخرين ، وخاصة أولئك الذين سيكونون في الفريق المباشر للموظف الجديد
  • إظهار الموظف الجديد حيث يمكن العثور على جميع اللوازم المكتبية وكيفية طلب المزيد من اللوازم إذا لزم الأمر
  • توضيح كيفية استخدام البرامج على مستوى المكتب ومكان العثور على السجلات والملفات ذات الصلة التي ستكون مطلوبة لمنصصب الموظف
  • مساعدة الموظف الجديد في الإعداد بالبريد الإلكتروني لشركته

إمساك الدفاتر

سيتحمل بعض الأشخاص في الأدوار الإدارية مسؤولية التعامل مع مهام مسك الدفاتر.

هذا صحيح بشكل خاص في المكاتب الصغيرة حيث لا يوجد موظف منفصل يتمثل دوره الأساسي في الإشراف على مسك دفاتر المنظمة.

تشمل مهام مسك الدفاتر التي قد يكون مسؤول إداري مسؤولاً عنها ما يلي:

  • تسجيل المعاملات اليومية الواردة والصادرة
  • تحديث حسابات المكتب من خلال برامج المحاسبة مثل QuickBooks
  • معالجة المدفوعات من العملاء
  • التوفيق بين التقارير المالية
  • إعداد التقارير المالية بشكل أسبوعي أو شهري
  • تتبع إيصالات النفقات المكتبية أو النفقات التي يتكبدها المديرون أو المديرين التنفيذيين
  • تعويض الموظفين عن المصاريف المتعلقة بالعمل
  • عمل الفواتير للعملاء
  • استكمال مهام الرواتب

التنظيم

التنظيم هو عامل أساسي في العديد من واجبات المساعد الإداري اليومية.

يجب أن يكون هؤلاء المهنيين قادرين على التعامل بنجاح مع مختلف المواعيد والتقويمات والاجتماعات والأحداث الأخرى بطريقة فعالة لضمان استمرار المكتب في العمل بكفاءة.

تشمل الواجبات الإدارية المشتركة التي تندرج تحت فئة التنظيم ما يلي:

  • الاحتفاظ بالتقويمات للمديرين التنفيذيين والإدارة العليا
  • فرز البريد وتسليمه إلى المستلمين المناسبين في المكتب
  • إجراء جرد منتظم للوازم المكتبية
  • تنظيم ملفات المكتب بطريقة يسهل على الموظفين الوصول إليها وفهمها
  • حفظ المستندات المختلفة سواء على الكمبيوتر أو في خزائن الملفات

الكمبيوتر والتكنولوجيا

سيستخدم معظم المهنيين الإداريين جهاز كمبيوتر وأنواع مختلفة من التكنولوجيا والبرامج بانتظام لإكمال واجباتهم.

يحتاجون أيضًا إلى معرفة كيفية استخدام عدة أنواع من المعدات المكتبية مثل الطابعات وأجهزة الفاكس.

فيما يلي عدة مهام إدارية تتعلق بالحواسيب والتكنولوجيا:

  • استخدام برامج من Microsoft Office Suite، مثل Word و PowerPoint
  • صيانة المعدات المكتبية بما في ذلك الماسحات الضوئية وأجهزة الفاكس والطابعات والهواتف
  • استخدام برامج النشر مثل WordPress لتحديث موقع الشركة أو مدونتها
  • طلب اللوازم المكتبية عندما ينخفض المخزون
  • إجراء البحث على الإنترنت
  • استخدام برنامج الفوترة والوقت لإدخال المعلومات للعملاء والموظفين
  • إملاء ملاحظات الاجتماع
  • التحضير للمؤتمرات عبر الإنترنت باستخدام برنامج مؤتمرات الفيديو
  • نسخ المعلومات بأشكالها المختلفة وتخزينها في ملف حاسوبي
  • تشغيل أنواع مختلفة من الآلات المكتبية مثل أجهزة الفاكس وآلات التصوير والطابعات
  • إدارة وثائق المكتب باستخدام برامج التوثيق المعتمدة على الحاسوب

مهام إدارية أخرى

تشمل المهام الإدارية الإضافية التي قد يكون مسؤولاً إداريًا مسؤولاً عنها ما يلي:

  • استكمال المشاريع البحثية للإدارة العليا المتعلقة بقضايا مختلفة مثل المنافسين والأنظمة والقوانين وتفاصيل عن الجمعيات المهنية
  • الاحتفاظ بحسابات التواصل الاجتماعي الخاصة بالمنظمة
  • المساعدة في مغادرة الموظف مثل إجراء مقابلة إنهاء الخدمة
  • جمع وتنظيم الأوراق على جميع الموظفين
  • تحديث وثائق المنظمة الداخلية مثل كتيبات الموظفين
  • إرسال رسائل بريد إلكتروني على مستوى الشركة
  • تجهيز غرف الاجتماعات للاجتماعات القادمة
إخلاء مسئولية

يتم نشر جميع المعلومات الواردة على موقعنا بحسن نية ولأغراض المعلومات العامة فقط. أي إجراء يتخذه القارئ بشأن المعلومات الموجودة على موقعنا هو على مسؤوليته الخاصة.

اشترك في نشرة رواد الأعمال

احصل على أحدث المقالات في مجال ريادة الأعمال مباشرةً في صندوق بريدك.

مقالات ذات صلة

ما هي أساليب التمحور حول العميل وكيف تعمل في الشركات؟

داخل هذا المقال Show المهام الإدارية في مكان العملما هي المهام الإدارية؟المهام…

إدراج عملة BONE في بورصة تشفير شهيرة

داخل هذا المقال Show المهام الإدارية في مكان العملما هي المهام الإدارية؟المهام…

تحالف البريكس يدرس انضمام الإمارات العربية المتحدة في قمته المقبلة في أغسطس

يدرس تحالف البريكس، الذي يضم البرازيل وروسيا والهند والصين وجنوب أفريقيا، انضمام…

مطارات أبوظبي خدمت 4.7 مليون مسافر في الربع الثالث من 2022

أعلنت شركة مطارات أبوظبي -التي تدير خمسة مطارات في أبوظبي- عن أرقام…

نظرة على الاستثمار في الشركات الناشئة في الشرق الأوسط وشمال أفريقيا في يوليو

تم تأمين مبلغ قدره 95 مليون دولار عبر 31 صفقة للشركات الناشئة…

ما هو التخطيط المالي؟

التخطيط المالي هو عملية تحديد الأهداف، وتقييم الأصول والموارد، وتقدير الاحتياجات المالية…

منصة UDENZ تحصل على تمويل بقيمة 5 ملايين دولار لتغيير مشهد الرعاية الصحية للأسنان

نجحت UDENZ، منصة رعاية الأسنان الرقمية المبتكرة التي تتخذ من دبي مقراً…

«ميرسر» تستحوذ على «مؤسسة المواهب» الإماراتية

أعلنت «ميرسر»، الشركة الرائدة عالمياً في إعادة تعريف عالم العمل والتابعة لـ…

Y-Combinator تتوقع عامًا سيئًا على الشركات الناشئة في 2023

داخل هذا المقال Show المهام الإدارية في مكان العملما هي المهام الإدارية؟المهام…

شركة سلعتي المغربية الناشئة تحصل على تمويل جديد

أعلنت كاش بلس، الشركة الرائدة في مجال الخدمات المالية في المغرب، عن…

شركة CloudFret تجمع 2.1 مليون دولار لتطوير نموذج نقل ولوجستي مبتكر

نجحت «كلاود فريت» (CloudFret)، الشركة المغربية الناشئة في مجال النقل واللوجستيات، في…

تحديث لونا كلاسيك V2 يعد بالكثير وسط ارتفاع سعرها أكثر من 200%

بعدما تخلى دو كوون عن مشروع لونا كلاسيك بشكل شبه كامل، بدأ…

أرامكو السعودية تتصدر قائمة فورتشن 500 العربية لأفضل الشركات

أعلنت مجلة فورتشن العربية، المتخصصة في الأخبار الاقتصادية والأعمال، عن تصدر شركة…

هذه العملة المشفرة ارتفعت 8000% في آخر 24 ساعة

وسط هبوط سوق العملات المشفرة بشكل عام، شهدت عملة SONM (رمز SNM)…

قمة التجارة الإلكترونية المصرية تنعقد في القاهرة في نسختها الثانية

تُعد قمة التجارة الإلكترونية المصرية واحدة من أصغر الأحداث التكنولوجية المصرية، وتنعقد…