في هذا المقال سنلقي بالضوء على أنواع السكرتارية المختلفة في عالم الأعمال اليوم. حيث تُعد السكرتارية واحدة من أهم الوظائف في أي مؤسسة اليوم.
ما هو تعريف السكرتير؟
السكرتير هو مساعد إداري يقوم بالعديد من المهام المكتبية في وظيفة واحدة ضمن إدارة مكاتب الأعمال.
أنواع السكرتارية
- السكرتير الإداري
- السكرتير التنفيذي
- سكرتير قانوني
- سكرتير المكتب
- سكرتير المدرسة
- سكرتير التقاضي
- سكرتير طبي
- سكرتير عقارات
- سكرتير الوحدة
1. السكرتير الإداري
- يتم تنفيذ مجموعة متنوعة من الواجبات الكتابية والإدارية من قبل السكرتير الإداري لإدارة المنظمة بكفاءة.
- تشمل مهام السكرتارية الإدارية تخطيط وجدولة المواعيد والاجتماعات، وإدارة المشاريع، وتنظيم وصيانة الملفات الورقية والإلكترونية، وإجراء البحوث وتوزيع المعلومات باستخدام خدمات البريد، والهاتف، والبريد الإلكتروني، ومواقع الويب.
- كما يعمل كمدير اتصالات ومعلومات للمكتب ويمكنه التعامل مع ترتيبات السفر والضيوف أيضًا.
- يعمل السكرتير الإداري بشكل عام في المستشفيات والمدارس والهيئات الحكومية وإعدادات الشركات أو المكاتب الطبية والقانونية. تتضمن وظيفته عمومًا الجلوس لفترات طويلة.
2. السكرتير التنفيذي
- يتعين على السكرتير التنفيذي -الذي يسمى أيضًا مساعد إداري- أداء العديد من الواجبات الإدارية. بشكل عام، ترتبط واجبات السكرتير التنفيذي بالمراسلات، مثل كتابة الرسائل.
- السكرتير التنفيذي للمدينة مسؤول عن التعامل مع تدفق المعلومات من خلال القسم وضمان الانتهاء من خلال توفير جميع المواد إلى الشخص الصحيح.
- يعمل العديد من السكرتارية التنفيذية مع العمدة أو مدير المدينة أو مدير القسم أو غيرهم من المسؤولين في هيكل حكومة المدينة مباشرة.
- كما أنهم مسؤولون عن تمثيل المسؤولين في الأحداث أو الاجتماعات.
- المهارات المطلوبة لوظيفة السكرتير التنفيذي هي أن الشخص يجب أن يكون منظمًا ومنطقيًا للغاية، ويجب أن يمتلك مهارات اتصال ممتازة، من الجانب الشفهي والكتابي وقادر على أداء مهام متعددة.
3. السكرتير القانوني
- السكرتير القانوني هو فرد يعمل في مهنة المحاماة خاصة لمساعدة المحامين.
- يطلق عليهم أيضًا مساعدين تنفيذيين أو مساعدين إداريين قانونيين.
- وتتمثل مهامهم في أداء الوظائف الكتابية اليومية اللازمة للتشغيل الفعال للمكتب القانوني.
- بصرف النظر عن مسؤوليات الإيداع والإملاء والكتابة والرد على الهاتف، يجب أن يمتلك السكرتير القانوني مهارات متخصصة فريدة لمهنة المحاماة.
- تحصل معظم السكرتارية القانونية على فرص في مكاتب المحاماة.
- ومع ذلك، فإن الحكومة والإدارات القانونية للشركات والسلطة القضائية وشركات المصلحة العامة توظف أيضًا سكرتير قانوني.
4. سكرتير المكتب
- يستخدم سكرتير المكتب معدات مكتبية مختلفة مثل آلات التصوير وأجهزة الفاكس ومؤتمرات الفيديو والماسحات الضوئية وأنظمة الهاتف.
- يستخدمون أيضًا أجهزة الكمبيوتر لأداء مهام معينة تم التعامل معها مسبقًا من قبل المديرين والمهنيين مثل إدارة قاعدة البيانات، وإنشاء المراسلات، وإنشاء جداول البيانات والتقارير والمستندات والعروض التقديمية باستخدام الرسومات الرقمية وبرامج النشر المكتبي.
- كما يتعين عليه فحص وصيانة المعدات المؤجرة، واسترداد البيانات من مصادر مختلفة، وشراء اللوازم، والتفاوض مع البائعين وإدارة مجالات مثل مكتبات الشركات أو المخازن.
- توفر معظم سكرتارية المكاتب التوجيه والتدريب للموظفين الجدد، وتشغيل التقنيات المكتبية الجديدة واستكشاف الأخطاء وإصلاحها وإجراء البحوث على الإنترنت.
5. سكرتير المدرسة
- في معظم المدارس، يلعب السكرتير دورًا رئيسيًا في التواصل مع أفراد المجتمع وأولياء الأمور حول ما يحدث في المدرسة.
- من واجب سكرتير المدرسة تقديم الدعم الإداري في المدرسة.
- تشمل بعض واجبات سكرتير المدرسة الاهتمام بالتفاصيل الإدارية والتعامل مع الاتصالات المدرسية وجدولة المواعيد على أساس يومي.
هذا يجعل السكرتير مصدرًا ممتازًا للمعلومات للآباء. - بصفتك سكرتيرًا للمدرسة، سوف تتواصل مع مجموعة متنوعة من الأشخاص بما في ذلك التلاميذ والمعلمين وأولياء الأمور ومديري المدارس والأخصائيين الاجتماعيين والمهن ومسؤولي الرعاية التعليمية.
- إذا كانت المدرسة أصغر، يتعين على السكرتير أداء بعض واجبات إدارة الأعمال المدرسية الإضافية مثل المسؤولية المالية.
6. سكرتير التقاضي
- يعمل سكرتير التقاضي في بيئات مكتبية مختلفة مثل الوكالات الحكومية والشركات القانونية والشركات العقارية والمحاكم وإدارات المساعدة القانونية.
- بصفتك سكرتيرًا للتقاضي، يُتوقع منك التواصل مع القضاة ومديري المحاكم والعملاء والعاملين في القضاء وشركاء المحاماة وغيرهم من موظفي مكتب المحاماة.
- يجب أن يكون سكرتير التقاضي واضحًا ومنظمًا وخبيرًا في إدارة الوقت.
- تشمل المهام التي يؤديها سكرتير التقاضي الرد على المكالمات الهاتفية، والطباعة، والعمل مع المذكرات، وحفظ الملفات، وإعداد المواعيد، والاقتراحات والمرافعات.
- كما يجب أن يكون السكرتير على دراية بالجوانب المختلفة للقانون.
7. السكرتير الطبي
- السكرتير الطبي هو الشخص الذي يعمل بشكل عام في مكتب طبي أو مستشفى وهو مسؤول عن القيام بمسؤوليات سكرتارية عالية التخصص مثل فواتير المرضى وجدولة المواعيد والتعامل مع المراسلات وتجميع المخططات والتقارير الطبية.
- كما أنه يساعد الأطباء في كتابة الخطب والتقارير والمقالات وفواتير شركات التأمين وتحكيم المرضى في المستشفيات وطلب الإمدادات.
- لكي تعمل كسكرتير طبي، فأنت لا تمتلك فقط قدرًا كبيرًا من المهارات ولكن يجب أن تكون لديك موهبة للعمل التفصيلي ويجب أن تكون متواصلاً جيدًا.
8. سكرتير عقاري
- يمكن للسكرتير العقاري الحصول على فرص للعمل في قسم العقارات في البنوك الاستثمارية.
- يتم توفير الدعم الإداري من قبل سكرتير العقارات للمحامين وغيرهم من المهنيين القانونيين.
- يجب عليك أداء واجبات معينة عندما تصبح سكرتيرًا للعقارات.
- تشمل الواجبات معالجة تقارير النفقات، وترتيب الاجتماعات، وتنسيق مسارات السفر، وعمل وصياغة وتحرير العديد من المستندات العقارية مثل مستندات المبيعات وعقود الشراء والبيع وخطاب النوايا وعقود الإيجار والمعارض والإغلاق.
- قبل التقدم لشغل منصب سكرتير العقارات، ما عليك سوى التحقق مما إذا كنت تمتلك جميع المهارات اللينة المطلوبة لهذا المنصب.
- تشمل المهارات الشخصية المطلوبة القدرة على التواصل بشكل جيد، والتنظيم الجيد، والاهتمام بالتفاصيل.
9. سكرتير الوحدة
- يمكن لسكرتير الوحدة الحصول على فرص عمل في المستشفيات والعيادات ومؤسسات الصحة العقلية والمدارس وأطباء الأسنان ومكاتب الأطباء.
- يجب أن يتمتع سكرتير الوحدة بمهارات سكرتارية ممتازة مع بعض المعرفة الطبية الأساسية ومهارات العلاقات العامة الجيدة.
- يتعين على سكرتير الوحدة التعامل مباشرة مع المرضى، لذلك يجب أن يكون قادرًا على الإجابة على الأسئلة وحل المشكلات وتحديد المواعيد ومناقشة الفواتير والإحالات المباشرة.
