السكرتير هو الشخص الذي يعمل على تنظيم وتنسيق أعمال المكتب والمساعدة في إدارة المهام والمشاريع. ويمثل السكرتير نقطة الاتصال الرئيسية للمكتب والشخص الذي يتعامل مع العملاء والموردين والزوار.
يشغل السكرتير دورًا أساسيًا في إدارة المهام اليومية للمكتب، من خلال تنظيم جدول المواعيد والاجتماعات وإدارة المراسلات والمكالمات الهاتفية. يتعاون السكرتير أيضًا مع الإدارة وفريق العمل لتنسيق المشاريع والأحداث وضمان أن تتم الإجراءات بسلاسة وبدقة.
وتُعد السكرتارية أيضًا مصدر المعلومات الرئيسي للعملاء والموردين والزوار، ويتعامل معهم بلباقة واحترام ويقدم لهم الدعم والمساعدة عند الحاجة.
ويتطلب العمل كسكرتير مهارات عديدة، بما في ذلك القدرة على التعامل مع البيانات والمعلومات، والتنظيم والتخطيط، والاتصال والتفاوض، وفي بعض الأحيان التقنية.
لذلك، فإن السكرتير يعتبر عنصرًا حيويًا لنجاح أي مكتب أو شركة، ويجب أن يتم اختياره بعناية وتدريبه بشكل جيد لضمان أن يتم تنفيذ المهام بكفاءة وفعالية. وبهذا، يمكن للسكرتير أن يساعد في تحقيق الأهداف المشتركة وتحقيق النجاح للمؤسسة التي يعمل بها.
وظائف السكرتير
يتمتع السكرتير بدور مهم وحيوي في أي مكتب أو منظمة، حيث يساعد في تسهيل وتنظيم العمليات اليومية والتواصل مع العملاء والموردين والزوار. ويمكن تلخيص وظائف السكرتير الأساسية فيما يلي:
- تنظيم المواعيد والاجتماعات: يعد تنظيم جدول المواعيد والاجتماعات من أهم مهام السكرتير، ويتطلب ذلك القدرة على التخطيط والتنظيم والتنسيق.
- إدارة المراسلات والمكالمات: يقوم السكرتير بإدارة جميع المراسلات الورقية والإلكترونية، بما في ذلك البريد الإلكتروني والفاكس والرسائل الخاصة بالشركة أو المؤسسة. كما يتولى السكرتير إدارة المكالمات الهاتفية وتحويلها إلى الشخص المناسب.
- تنسيق المشاريع والأحداث: يقوم السكرتير بتنسيق المشاريع والأحداث والمؤتمرات والندوات، ويتعاون مع الإدارة وفريق العمل لضمان تنفيذها بنجاح.
- إدارة الوثائق والبيانات: يتولى السكرتير إدارة وتنظيم الوثائق والبيانات المختلفة المتعلقة بالشركة أو المؤسسة، مثل العقود والفواتير والتقارير والمستندات الأخرى.
- المساعدة في مهام الإدارة: يتعاون السكرتير مع الإدارة في تنفيذ المهام المختلفة، مثل إعداد العروض التقديمية والتقارير والمواد الإعلامية الأخرى.
- توفير الدعم للزوار والعملاء: يتعامل السكرتير مع الزوار والعملاء بلباقة واحترام، ويقدم لهم الدعم والمساعدة عند الحاجة.
وبشكل عام، يمكن القول إن وظيفة السكرتير هي توفير الدعم الشامل للمكتب أو المنظمة، وتحقيق الكفاءة والفاعلية في تنفيذ المهام والمشاريع.
