يعتبر المساعد الإداري في قسم الموارد البشرية أحد الأشخاص الرئيسيين في القسم، ويتحمل مهام كبيرة، حيث يساعد في تنظيم وإدارة مختلف المهام الموكلة لهذا المنصب، والتي تشمل عدة جوانب.
وفي هذا المقال، سنتعرف على هذه المهام وكيفية تحسين أداء المساعد الإداري في قسم الموارد البشرية.
مهام المساعد الإداري في قسم الموارد البشرية
يتميز المساعد الإداري في قسم الموارد البشرية بمهام متعددة، وهي كالتالي:
1- تنظيم الملفات والوثائق
يتعين على المساعد الإداري في قسم الموارد البشرية القيام بتنظيم كل الملفات والوثائق المتعلقة بالموظفين، من تعاقدات وعقود وإجازات وغيرها.
ويتضمن ذلك أيضًا إنشاء وتحديث قواعد بيانات الموظفين والمتطلبات الخاصة بهم، ومراقبة تاريخ انتهاء العقود والتأكد من تجديدها.
2- دعم عمليات التوظيف
يشارك المساعد الإداري في قسم الموارد البشرية في تنظيم عمليات التوظيف.
بدءًا من الإعلان عن الوظائف الشاغرة وانتهاءً بترتيب المقابلات الشخصية واختيار المرشحين المناسبين.
كما يتعين عليه إعداد عروض العمل والتفاوض مع المرشحين على الرواتب والمزايا.
ذو صلة » 18 من مهارات الموارد البشرية يحتاجها كل اختصاصي موارد بشرية
3- إدارة عمليات التدريب والتطوير
يتعين على المساعد الإداري في قسم الموارد البشرية العمل على تنظيم وإدارة عمليات التدريب والتطوير للموظفين.
وذلك بترتيب وإدارة الورش والدورات التدريبية وإعداد جداول الدورات التدريبية والتأكد من توفر المواد التدريبية اللازمة.
كما يتعين عليه تنظيم عمليات التأهيل للموظفين الجدد والتأكد من إتمامهم لعمليات التدريب المطلوبة.
4- إدارة دفاتر الحضور والانصراف
يتعين على المساعد الإداري في قسم الموارد البشرية العمل على إدارة دفاتر الحضور والانصراف.
وذلك بتسجيل ومتابعة حضور وانصراف الموظفين، والتأكد من دقة البيانات المسجلة في الدفاتر، وإعداد التقارير اللازمة للإدارة بشأن حضور وانصراف الموظفين.
5- التعامل مع شؤون الموظفين
يتعين على المساعد الإداري في قسم الموارد البشرية التعامل مع شؤون الموظفين، بما في ذلك إعداد الرسائل الإلكترونية الدورية للموظفين وإجراء المكالمات الهاتفية والاجتماعات الشخصية.
كما يتعين عليه التعامل مع طلبات الموظفين والإجابة على أسئلتهم ومعالجة مشاكلهم.
اقرأ » أفضل برنامج إدارة الموارد البشرية لإدارة الموظفين
تحسين أداء مساعد الإداري في قسم الموارد البشرية
بما أن مهمة المساعد الإداري في قسم الموارد البشرية تشمل عدة مهام، فمن المهم تحسين أدائه في العمل. ولتحقيق ذلك، يمكن اتباع الإرشادات التالية:
1- الحفاظ على التنظيم
يجب على المساعد الإداري في قسم الموارد البشرية الحفاظ على التنظيم والترتيب في العمل.
وذلك بتحديد أولويات المهام وتحديد الوقت اللازم لإنجازها.
كما يجب عليه إدارة المهام اليومية بعناية وتحديث جداول الأعمال والتقارير الخاصة به.
2- استخدام التكنولوجيا
يمكن للمساعد الإداري في قسم الموارد البشرية استخدام التكنولوجيا لحديثة لتحسين أدائه في العمل.
وذلك عن طريق استخدام البرامج الحاسوبية المتخصصة في إدارة الموارد البشرية، والتي تساعد على تسهيل العمليات وتحسين الكفاءة.
كما يمكن استخدام البرامج الحاسوبية لتنظيم الملفات والوثائق، ولتوليد التقارير الدورية ومراقبة التداولات المالية.
اقرأ » 10 مشاكل تواجه الموارد البشرية وكيفية التغلب عليها
3- العمل على تحسين مهارات الاتصال
يعد الاتصال الجيد مع الموظفين والزملاء والمسؤولين في القسم من الأساسيات الهامة لمساعد الإداري في قسم الموارد البشرية.
ولذلك يجب عليه العمل على تحسين مهاراته في الاتصال، سواء كان ذلك عن طريق البريد الإلكتروني أو الهاتف أو الاجتماعات الشخصية.
ويمكن للمساعد الإداري في قسم الموارد البشرية تحسين مهارات الاتصال من خلال القراءة والمشاركة في دورات تدريبية وورش عمل وغيرها من الفعاليات التي تساعد على تحسين هذه المهارات.
4- العمل على تنمية المهارات الشخصية
يجب على المساعد الإداري في قسم الموارد البشرية العمل على تنمية مهاراته الشخصية.
مثل القدرة على إدارة الوقت والعمل تحت الضغط والتعامل مع المواقف الصعبة.
ويمكن للمساعد الإداري في قسم الموارد البشرية تحسين هذه المهارات من خلال القراءة والتعلم والتدريب والتطوير المستمر، والتعاون مع زملائه في العمل والمشاركة في الفعاليات التي تساعد على تحسين هذه المهارات.
ذو صلة » متطلبات وظيفة الموارد البشرية HR لمسار مهني ناجح
5- العمل على تنمية المعرفة والخبرة
يجب على المساعد الإداري في قسم الموارد البشرية العمل على تنمية معرفته وخبرته في القسم.
وذلك عن طريق القراءة والتعلم والتدريب والمشاركة في الفعاليات التي تساعد على زيادة المعرفة الخاصة بالموارد البشرية.
كما يمكن لمساعد الإداري في قسم الموارد البشرية الاستفادة من الخبرة السابقة والتعلم منها، والتعاون مع زملائه في العمل لتبادل المعرفة والخبرات.
6- العمل على تنمية روح الفريق
يجب على المساعد الإداري في قسم الموارد البشرية العمل على تنمية الروح الفريقية والتعاون مع زملائه في العمل.
وذلك عن طريق الاجتماعات الدورية والتواصل المستمر وتبادل المعلومات والخبرات.
ويمكن للمساعد الإداري في قسم الموارد البشرية تحسين روح الفريق من خلال العمل على إنشاء بيئة عمل إيجابية ومشاركة الأفكار والاقتراحات مع زملائه في العمل، والعمل على تحفيز وتشجيع الآخرين لتحقيق الأهداف المشتركة.
7- الاستمرار في التعلم والتطوير
يجب على المساعد الإداري في قسم الموارد البشرية الاستمرار في التعلم والتطوير والبحث عن طرق جديدة لتحسين أدائه في العمل.
وذلك عن طريق القراءة والتعلم والتدريب والمشاركة في الفعاليات المتعلقة بالموارد البشرية.
كما يمكن لمساعد الإداري في قسم الموارد البشرية العمل على تحسين مهاراته الشخصية والفنية والاستفادة من الخبرات السابقة وتطبيقها في العمل الحالي.
ويجب أن يكون لديه الاستعداد للتعلم وتجربة أشياء جديدة والتعامل مع التحديات والمشاكل بشكل إيجابي وبناء.
اقرأ » ما هي أبرز مهام الموارد البشرية ومشاكلها – 18 مسؤولية مختلفة
بشكل عام، يجب على مساعد الإداري في قسم الموارد البشرية العمل على تحسين مهاراته وتطوير نفسه بشكل مستمر.
وذلك من خلال القراءة والتعلم والتدريب والمشاركة في الفعاليات المتعلقة بالموارد البشرية.
والتعاون مع زملائه في العمل وتبادل المعرفة والخبرات، والعمل على تنمية الروح الفريقية والتعاون، والاستمرار في التعلم والتطوير.
يجب أن يكون لدى المساعد الإداري في قسم الموارد البشرية الرغبة في النمو والتحسين، والاستعداد لمواجهة التحديات والمشاكل والعمل على حلها بشكل إيجابي وبناء.
كما يجب أن يتمتع بالمرونة والقدرة على التكيف مع تغييرات العمل والتحديات الجديدة، والحفاظ على الانضباط والتركيز على تحقيق الأهداف المحددة للقسم والمؤسسة بشكل عام.
