السكرتارية

السكرتارية

السكرتارية هي وظيفة يمكن أن يكون لها مجموعة من الواجبات حسب مكان عملها، لكن السكرتير بشكل عام مسؤول عن الحفاظ على سير المكاتب بسلاسة من خلال أداء مزيج من المهام الإدارية ومهام الإدارة ذات المستوى المنخفض.

وعادةً ما يرد هؤلاء المهنيون على الهواتف ومراسلات البريد الإلكتروني وإدارة أنظمة الملفات؛ ويمكنهم أيضًا فرز البريد وتنظيم الاجتماعات وتنسيق الاتصالات بين المكاتب.

وفي معظم الحالات يعتبر العمل «من المستوى المبتدئ» مما يعني أنه لا توجد مهارات خاصة أو مؤهلات تعليمية مطلوبة للنجاح. وعادةً ما يكون هناك مجال للتقدّم في هذا المسار المهني. وغالبًا ما يجد الأشخاص الذين يتمتعون بالكثير من الإمكانات أو الخبرة أنفسهم في خضم الترشح لوظائف مرموقة بشكل متزايد بأجور أعلى.

وعادةً ما يتم تضمين وظائف المساعد الإداري والكاتب والمساعد الشخصي ضمن هذه المظلة. فكل هذه المناصب إدارية وكلها تركز عادة على الأعمال الورقية وإدارة المستندات الإلكترونية.

أحد الاستثناءات الوحيدة هو مستوى الحكومة أو الوزراء الرسميين، مثل وزير الدفاع أو وزير الخزانة. وعلى الرغم من أن هذه الألقاب قد توحي بوظيفة ذات مستوى منخفض بحت، إلا أن المسؤولين في هذه الأدوار يكونون عمومًا على مستوى عالٍ جدًا ولا يقومون إلا بالقليل من الأعمال الإدارية أو الكتابية بأنفسهم.

المهارات الكتابية

تعتبر إدارة المكاتب من أهم مهام السكرتارية. ويمكن أن تكون هذه الفئة من العمل واسعة إلى حد ما، ولكنها تنطوي دائمًا على واجبات إدارية وكتابية. وعادةً ما تدير السكرتارية الأوراق المكتبية، والتي تشمل إرسال البريد واستلامه وإنشاء أنظمة حفظ الملفات وتنظيمها وإدارة المراسلات.

وفي معظم الوظائف، تعتبر مهارات معالجة الكلمات والكمبيوتر ضرورية.

ويعد الرد على المكالمات الهاتفية أيضًا جزءًا مهمًا من الوظيفة في معظم الأماكن. وغالبًا ما تكون السكرتارية هم أول الأشخاص الذين سيتحدث إليهم العملاء عند الاتصال بشركة ما.

وعلى هذا النحو، عادةً ما تكون الأخلاق الحميدة والسلوك المهذب مطلوبة. ويجب أن يظهر الموظفون عادةً قدرًا كبيرًا من اللباقة عند تلقي الرسائل أو وضع المتصلين في الانتظار أو الرد على الأسئلة الأساسية.

الجدولة والتقويم

في العديد من المكاتب، يكون الموظفون الإداريون مسؤولين عن إدارة تقاويم المكتب بالإضافة إلى تقاويم الموظفين الفردية. وغالبًا ما يكونون مسؤولين عن جدولة الاجتماعات والمواعيد ومراقبة التعارضات والحجوزات المزدوجة.

وتظهر هذه المهمة بشكل خاص في أماكن مثل الممارسات الطبية حيث يطلب المرضى باستمرار تحديد مواعيد، ولكن يمكن أن تحدث في أي مكان «يطلب» فيه موظفون من مستوى أعلى حتى لو كان الأمر يتعلق فقط بجدولة اجتماع غداء أو ترتيب حجوزات عشاء، فعادةً ما تكون السكرتارية من أوائل الأشخاص الذين يلجأ إليهم المديرين التنفيذيين والمديرين للحصول على المساعدة.

واجبات الإدارة

بالإضافة إلى امتلاك المهارات الكتابية، يجب أن يكون الموظفون الإداريون مديرين للوقت والأشخاص. ويجب عليهم توقع احتياجات موظفي المكتب وحل المشكلات الداخلية بسرعة والعمل بكفاءة للتنسيق والجمع بين مختلف الأشخاص.

كما أنّ مهارات التعامل مع الأشخاص الممتازة مهمة حقًا، لا سيما عندما يتعلق الأمر بإدارة المديرين التنفيذيين وغيرهم من الموظفين المهمين. وقد يكون هناك الكثير من العمل «خلف الكواليس» حيث يتوقع مكتب السكرتارية احتياجات رؤسائهم ومطالبهم قبل حتى تقديم الطلبات.

المنصب في التسلسل الهرمي للموظفين

في معظم المكاتب، تُعتبر السكرتارية من مستوى منخفض إلى حد ما ويكونون دائمًا بالقرب من أسفل ترتيب اختيار المكتب. وعادةً ما يكونون مسؤولين عن كل من الإدارة المتوسطة والعليا، ويجب عليهم عادة مساعدة الجميع على قدم المساواة.

وغالبًا ما يكون للشركات والمكاتب الكبيرة مجمعات سكرتارية كاملة، ومع ذلك، في هذه الحالة يظهر شيء من التسلسل الهرمي الأكثر دقة.

وفي هذه الحالة، قد يتم تكليف بعض العمال بوظائف منخفضة المستوى مثل تسجيل المكالمات الهاتفية والرد عليها، بينما قد يدير الآخرون الجداول الزمنية ويتفاعلون مع الموظفين ذوي الرتب الأعلى. وعادةً ما تعتمد الترقية في هذه المكاتب على الوقت والخبرة.

وهناك بعض الأعمال المرموقة التي يمكن للسكرتير الحصول عليها مثل مجال المساعدة الشخصية. حيث يُخصص العديد من كبار التنفيذيين وقادة الشركات إداريين مكرسين طوال حياتهم العملية لرعاية جدول قائد واحد وإدارته.

ويجب أن يعمل هذا النوع من السكرتير عادة لساعات طويلة ويتعامل مع الطلبات التي لا يمكن التنبؤ بها في بعض الأحيان، ولكنه غالبًا ما يكون من بين أفضل المهن رواتبًا وأكثرها احترامًا.

متطلبات التدريب والتعليم

أصحاب العمل المختلفين لديهم متطلبات مختلفة بخصوص التعليم الذي حصل عليه السكرتير. وفي بعض الحالات، يكون كل ما هو مطلوب هو شهادة الدراسة الثانوية أو ما يعادلها، بينما في حالات أخرى، يُفضل شهادات السكرتارية الفعلية.

وتقدم كليات المجتمع والمدارس المهنية في كثير من الأحيان برامج حيث يمكن للطلاب المهتمين تعلم مداخل وعموم معالجة الكلمات وإدارة المكاتب.

وغالبًا ما يكون أخذ هذا النوع من الدورة التدريبية فكرة جيدة حتى لو لم يكن مطلوبًا بشكل صارم، حيث يمكن أن يساعد تطبيق ما في التميز ويمكن أن يمنح الموظفين الجدد دفعة عندما يتعلق الأمر بالتجربة.

الظروف الخاصة: السكرتارية الحكومية

قد لا يرتبط مصطلح «سكرتير» دائمًا بمسؤول المكتب. في بعض الحالات – لا سيما تلك التي تتعلق بمسؤولين حكوميين رفيعي المستوى – يمكن استخدام التعيين بصفة فخرية للإشارة إلى إدارة قطاع واسع من الشؤون.

وقد يستخدم المسؤولون الذين يرأسون الإدارات أو يشرفون على الأقسام الحكومية الرئيسية ألقاب السكرتارية، ولكن لا ينبغي الخلط بين وظائفهم وأدوار إدارة المكاتب الأكثر شيوعًا.

مهام السكرتير الإداري

  • تقديم التقارير إلى الإدارة وأداء واجبات السكرتارية.
  • معالجة التقارير والمستندات وكتابتها وتحريرها وتنسيقها.
  • حفظ المستندات وإدخال البيانات وصيانة قواعد البيانات.
  • التنسيق مع الإدارات الداخلية والتواصل مع الجمهور.
  • توجيه المكالمات الداخلية والخارجية ورسائل البريد الإلكتروني والفاكسات إلى الإدارات المختصة.
  • ترتيب وجدولة المواعيد والاجتماعات والأحداث.
  • مراقبة اللوازم المكتبية وطلب البدائل.
  • المساعدة في النسخ والمسح الضوئي وإرسال الفاكسات والبريد الإلكتروني وتدوين الملاحظات وحجوزات السفر.
  • تجهيز المرافق وترتيب المرطبات للمناسبات، إذا لزم الأمر.
  • الالتزام بأفضل ممارسات وآداب العمل.

متطلبات السكرتير الاداري

  • دبلوم المدرسة الثانوية أو GED.
  • مؤهل رسمي في إدارة المكاتب أو أعمال السكرتارية أو التدريب ذي الصلة.
  • 1-2 سنوات من الخبرة كسكرتير إداري ستكون مفيدة.
  • إجادة متقدمة في إدارة المستندات وجداول البيانات وقواعد البيانات.
  • القدرة على الاتصال داخليًا وخارجيًا بشأن الأمور الإدارية.
  • مهارات استثنائية في حفظ الملفات، وحفظ السجلات، والتنظيم.
  • معرفة عملية بالطابعات وآلات التصوير والماسحات الضوئية وأجهزة الفاكس.
  • الكفاءة في جدولة المواعيد وأنظمة تحويل المكالمات.
  • مهارات اتصال ممتازة الكتابية والشفوية.
  • مهارات شخصية استثنائية.
مهام السكرتير الشخصي - السكرتارية

مهام السكرتير الشخصي

يمكن أن تختلف واجبات الوظيفة العامة للسكرتير، ويعرف نوع خاص من السكرتير الذي يعمل حصريًا لشخص واحد باسم السكرتير الشخصي. حيث يلعب هذا الموظف دورًا داعمًا يميل إلى تلبية الاحتياجات المهنية للفرد، وعادة ما يكون مديرًا تنفيذيًا أو قائدًا تنظيميًا مهمًا آخر، بدلاً من مجموعة من الأشخاص داخل المكتب.

وقد تتضمن واجبات الوظيفة المحددة للسكرتير الشخصي الحفاظ على جدول زمني، والاتصال بالبائعين، وحجز السفر، وتنظيم الاجتماعات، والحفاظ على الاتصال بالصحافة، وغير ذلك الكثير.

ويمكن أن يتحول دور السكرتير الشخصي من يوم لآخر مع تغير احتياجات صاحب العمل. وقد يتم تنفيذ الكثير من عمل السكرتير في مكتب، وقد يكون مسؤولاً عن تقديم الأوراق، وتتبع الفواتير وأوراق الدفع الأخرى، والرد على المكالمات الهاتفية ورسائل البريد الإلكتروني، والاجتماع مع العملاء أو زوار المكتب الآخرين، وفي بعض الحالات حتى الإشراف على طاقم مساعدين.

وخارج المكتب، يجوز للسكرتير الشخصي السفر مع صاحب العمل، وحجز حجوزات الفنادق ورحلات الطيران، والاهتمام بالاحتياجات المهنية الأخرى لصاحب العمل أثناء تواجده خارج المكتب.

وفي معظم الحالات، يكون السكرتير الشخصي قد عمل في صناعة أو مكتب معين لسنوات عديدة كسكرتير مبتدئ أو متوسط المستوى قبل التقدم. ويحصل العديد من موظفي السكرتارية على شهادات ما بعد الثانوية من أجل أن يصبحوا مؤهلين بشكل أفضل لشغل مناصب ذات مسؤولية أعلى.

وقد يكون من الضروري أيضًا الحصول على بعض المؤهلات الخاصة بالصناعة؛ هذا مهم بشكل خاص إذا كان السكرتير الشخصي سيتعامل مع الأعمال الورقية التي تتعلق مباشرة بالصناعة.

وفي بيئة طبية مثلاً، قد تحتاج السكرتارية إلى حضور فصل دراسي حول المصطلحات الطبية حتى يفهم أو يفهم المصطلحات المختلفة المستخدمة لتصنيف بعض الأعمال الورقية. ويحتاج السكرتير في القطاع القانوني إلى فهم أنواع مختلفة من المصطلحات القانونية من أجل إدارة الأعمال الورقية أو المراسلات الأخرى التي تتعلق بالوظيفة.

ومن المهم أن يكون السكرتير الشخصي قابلاً للتكيف للغاية، حيث يمكن أن تتغير مسؤولياته من لحظة إلى أخرى. ويمكن أن تكون الوظيفة ضغوطًا عالية إلى حد ما في بعض الأماكن، وسيكون بعض أصحاب العمل أكثر تطلبًا من غيرهم.

لذا تعد القدرة على التواصل بشكل فعال أمرًا ضروريًا، حيث سيقضي السكرتير معظم وقته في التنسيق مع الآخرين، والتفاعل مع الجمهور، وإدارة المراسلات نيابة عن صاحب العمل.

وفي بعض الحالات، قد يحضر السكرتير أكثر من صاحب عمل، مما يعني أنه سيحتاج إلى موازنة أعباء العمل المتعددة.

السكرتير التنفيذي - السكرتارية

السكرتير التنفيذي

السكرتير التنفيذي هو الشخص الذي يعمل كمساعد إداري لأحد كبار المسؤولين التنفيذيين. وهذا ليس بصفة عامة منصب سكرتارية مبتدئ. وعادة ما تتطلب هذه الوظيفة سنوات عديدة من الخبرة كسكرتير للمسؤولين رفيعي المستوى في الغالب.

وقد تمتد واجبات وظيفة السكرتير التنفيذي إلى مهام السكرتير التقليدي. وعلى الرغم من أن الخبرة قد تكون عاملاً مساهماً، فقد يحتاج بعض أصحاب العمل إلى تعليم جامعي للحصول على هذا المنصب.

وعادةً ما يكون التخرج من المدرسة الثانوية هو أقل قدر من التعليم المقبول للعمل كسكرتير تنفيذي. وأثناء وجوده في المدرسة الثانوية، قد يكون الفرد قد برع في الدورات التجارية والمتعلقة بالكمبيوتر.

ونظرًا لأن مجال السكرتارية التنفيذية يمكن أن يكون تنافسيًا، فإن الحصول على درجة جامعية يمكن أن يمنح الفرد بعض المزايا لتأمين وظيفة. وقد يختار بعض الأفراد متابعة درجة المنتسبين لمدة عامين، بينما قد يختار البعض الآخر درجة البكالوريوس لمدة أربع سنوات.

ويمكن للعديد من الأشخاص الذين يسعون إلى هذا المنصب كمهنة التسجيل في برنامج متعلق بالأعمال التجارية، مثل إدارة الأعمال أو إدارة المكاتب.

وفي معظم الحالات، يكون السكرتير التنفيذي هو الرجل أو المرأة الذي يشغل منصب مسؤول تنفيذي رفيع المستوى في شركة أو مؤسسة. وغالبًا ما يكون السكرتير هو القوة الدافعة وراء الكواليس، مما يضمن سير العمل بسلاسة على أساس يومي.

وهناك العديد من المهام التي يقوم بها المساعد التنفيذي في هذا المنصب. قد تتضمن بعض المهام الأكثر شيوعًا لهذا النوع من السكرتير كتابة الرسائل نيابة عن رئيسه أو رئيسها، وعمل النماذج، وتجميع جداول البيانات، وأخذ الرسائل.

بالإضافة إلى ذلك، قد يقدم السكرتير الدعم الإداري للمديرين التنفيذيين الآخرين في القسم.

وفي بعض الأحيان، قد يجد السكرتير التنفيذي نفسه داخل قاعة مجلس الإدارة يفعل أكثر من مجرد أخذ دقائق. وقد يتعين على السكرتير الجلوس في اجتماع في غياب رئيسه وتمثيله.

وفي حين أن السكرتير قد يستمع فقط إلى الاجتماع ويدون الملاحظات لتقديمه مرة أخرى إلى المدير، قد يضطر البعض إلى لعب دور نشط، مثل إلقاء خطاب أو تقديم عرض تقديمي.

لهذا السبب، يقضي العديد من الرؤساء وقتًا طويلاً في تدريب السكرتارية للتأكد من أنهم قادرين على تولي منصب قيادي إذا لزم الأمر في غيابه.

وعلى عكس معظم السكرتارية التقليدية، قد يقضي السكرتير التنفيذي وقتًا في ربط أنشطة المدير التنفيذي خارج المكتب. حيث يكون بعض السكرتارية مسؤولين عن إجراء ترتيبات السفر لرئيسهم.

وقد يشمل ذلك جدولة الرحلات الجوية، وإجراء الترتيبات الفندقية وجدولة خدمة السيارات. وفي كثير من الأحيان، قد يقدم السكرتير أيضًا المساعدة للسلطة التنفيذية في القضايا المتعلقة بحياته الشخصية.

على سبيل المثال، قد يقوم السكرتير بجدولة مواعيد الطبيب وإجراء ترتيبات العشاء وتنسيق الاجتماعات خارج المكتب للسلطة التنفيذية.

مهام السكرتير المالي - السكرتارية

مهام السكرتير المالي

السكرتير المالي هو إداري محترف مكلف بالتعامل مع المسؤوليات المالية للأعمال التجارية والإشراف عليها. وتشمل هذه المسؤوليات تلقي الأموال وإيداع الأموال والحفاظ على الأوراق المالية. ويجب أن يتمتع شخص ما في هذه الوظيفة بمستوى عالٍ من الثقة والكفاءة، فضلاً عن الكفاءة الطبيعية في التعامل مع الأرقام.

وتتمثل إحدى الواجبات الأساسية لأي وصف وظيفي لسكرتير مالي في تلقي الأموال المدفوعة في الشركة. وغالبًا ما يكون هذا السكرتير هو نقطة الاتصال الأولى للمدفوعات القادمة إلى شركة، وهو مسؤول عن ضمان نشر هذه المدفوعات في الوقت المناسب وتسجيلها والتحقق منها.

وتتضمن هذه الوظيفة قدرًا كبيرًا من الاهتمام بالتفاصيل، حيث أن علامة عشرية واحدة في غير مكانها قد تعني مشكلة كبيرة للأعمال التجارية. ويضمن الشخص في هذا المنصب أن جميع الأموال المدفوعة للشركة سيتم التعامل معها بشكل صحيح وتخصيصها وفقًا لمواصفات العمل.

وتتطلب واجبات السكرتير المالي إيداع المدفوعات المستلمة في الوقت المناسب؛ هذا جزء لا يتجزأ من أي وظيفة في هذا المجال. وقد يعني هذا القيام برحلات متكررة إلى البنك، والإشراف على المعاملات والخصومات والودائع عبر الإنترنت، وإدارة الحسابات الخارجية.

ويُعد الاحتفاظ بسجلات دقيقة لجميع الأموال التي تدخل وخارج المنظمة مسؤولية رئيسية أخرى لسكرتير الشؤون المالية. وهذا يتطلب مسك السجلات والإبلاغ المضني.

حيث يتتبع هو أو هي جميع الأموال المتدفقة من وإلى العمل وهو مسؤول عن ضمان أن كل فرد في الشركة يمكنه بسهولة متابعة تدفق الأموال.

ومرة أخرى، يمكن أن يؤدي أدنى خطأ إلى حدوث مشاكل كبيرة، لذلك يستخدم السكرتير المالي اهتمامه الدقيق بالتفاصيل لصياغة سجلات دقيقة. وقد يُطلب منه أيضًا تطوير سياسات جديدة لتبسيط عملية حفظ السجلات بشكل أفضل.

ولكي يصبح الفرد سكرتيرًا ماليًا، يجب أن يمتلك الفرد قدرًا كبيرًا من الخبرة الإدارية، ويفضل أن يكون ذلك في مجال التمويل أو في القسم المالي للشركة. الوظائف في هذا المجال ليست قديمة أبدًا.

والعديد من موظفي السكرتارية المالية حاصلون على شهادة جامعية في الإدارة أو المالية، على الرغم من أن بعض أصحاب العمل قد لا يحتاجون إلى درجة لتأمين منصب في هذا المجال.

وشخصية السكرتيرة مهمة للغاية حيث يجب أن يكون المرء جديرًا بالثقة ويسهل التعامل معه. ومن المحتمل أن تستلزم إجراء المقابلات لوظيفة في هذا المجال العديد من الأسئلة حول أخلاقيات العمل والطموح الشخصي والاعتمادية.

مهام السكرتير الطبي - السكرتارية

مهام السكرتير الطبي

يعمل السكرتير الطبي كمسؤول عن الأطباء وغيرهم من المتخصصين في الرعاية الصحية. وتتطلب الوظيفة فهماً كبيراً لمهنة الطب، فضلاً عن مهارات المكتب العامة اللازمة لأي منصب إداري.

ويمكن أن يستغرق الحصول على منصب سكرتير طبي عدة سنوات من التدريب، ولكن يمكن أن يؤدي إلى وظيفة ممتازة لأولئك الذين لديهم القدرة والمهارات اللازمة للتعامل مع هذا المجال المعقد.

وعلى الرغم من عدم حصول جميع السكرتارية الطبيين على تدريب رسمي، إلا أن بعض الكليات تقدم تخصصًا في هذا المجال. وأحد المجالات المهمة لتدريب السكرتير الطبي هو فن وممارسة التعامل مع وكالات التأمين الصحي.

ويتطلب هذا الجزء المعقد من الوظيفة فهمًا واضحًا لكل من المجالات الطبية والتأمينية، ويمكن أن يشمل أحيانًا جبالًا من الأعمال الورقية. وغالبًا ما يكون السكرتير الطبي الذي يتمتع بموهبة التعامل مع مسائل التأمين أمرًا مرغوبًا فيه للغاية في عالم العمل.

ويقوم السكرتير الطبي بتنفيذ المهام الإدارية التي تسمح لمرفق الرعاية الصحية بالعمل بسلاسة. سواء كنت تعمل في عيادة صغيرة أو عيادة أو مستشفى، فإن التنظيم وإدارة الوقت هي مهارات أساسية للسكرتارية الطبية. وتعد جدولة المواعيد ومعالجة إدخال البيانات لملفات المرضى وتزويد المرضى والأطباء بالنماذج الإدارية الصحيحة من المهام اليومية للعديد من السكرتارية في هذا المجال.

كما أنّ مهارات الكمبيوتر أمر حيوي في عالم الممارسة الطبية الحديثة. وتتم الآن معالجة العديد من أنظمة الملفات بالكامل من خلال قواعد بيانات الكمبيوتر، ولكن هذا يمكن أن يؤدي إلى تراكم هائل للملفات القديمة في انتظار إدخالها في الأنظمة الأحدث.

ومع تحول المزيد والمزيد من المرافق الطبية إلى الأنظمة المحوسبة، قد تكون وظيفة واحدة لسكرتير طبي هي إدخال ملفات قديمة في الكمبيوتر لجعل المكتب بلا أوراق. ويمكن تسهيل هذه المهمة الشاقة غالبًا عن طريق إنشاء نظام حفظ إلكتروني دقيق وشامل يجعل إدخال البيانات أسهل ما يمكن.

وقد يعمل بعض الأمناء الطبيين أيضًا كموظفي استقبال لممارسة طبية. وفي هذه الوظيفة، ترحب السكرتارية بالمرضى، ويقدمون لهم النماذج اللازمة، ويشرفون على الجدولة الدقيقة للمكتب.

والمهارات الجيدة في التعامل مع الأشخاص مفيدة جدًا في هذه الوظيفة، ومن المهم أن تتذكر أن معظم المرضى يعانون من المرض أو القلق، وأن العديد من الأطباء مشغولون ومستعجلين باستمرار.

لذا فإن كونك شخصية هادئة وممتعة وسط المرضى والأطباء يمكن أن يجعل تجربة الجميع أكثر احتمالًا.

ويلعب السكرتير الطبي دورًا حيويًا في مهنة الرعاية الصحية. من خلال إدارة الجداول الزمنية بدقة، والتأكد من ملئ الاستمارات بشكل صحيح، وتنظيم المكتب بعناية، ويمكن للسكرتير مساعدة الأطباء والمرضى في التركيز فقط على الشفاء والعلاج، بدلاً من الأعمال الورقية.

ويمكن أن تكون هذه الوظيفة النبيلة أحيانًا عملاً غير ممتن، ولكن عندما يتم إجراؤها بشكل جيد، يمكن أن تحدث فرقًا في حياة الناس.

السكرتير ثنائي اللغة - السكرتارية

السكرتير ثنائي اللغة

يقدم السكرتير ثنائي اللغة الدعم الإداري بلغتين. وعادةً، يتحدث الشخص اللغة السائدة في المنطقة بالإضافة إلى لغة ثانوية مفيدة. السكرتير في كندا مثلًا، قد يكون ثنائي اللغة باللغتين الإنجليزية والفرنسية، بينما قد يجد شخص يعمل في كاليفورنيا الإنجليزية والإسبانية أكثر فائدة.

ويمكن للسكرتير الذي يجيد لغتين العثور على عمل في مجموعة متنوعة من المنظمات، بدءًا من المؤسسات المالية إلى الوكالات الحكومية حيث يلتقي الأشخاص بانتظام مع العملاء الذين يتحدثون لغات مختلفة.

كما يمكن للسكرتير ثنائي اللغة التواصل بشكل فعال بأي من اللغتين، والتفاعل مع العملاء، والأشخاص في مكان العمل، والاتصالات المهنية. وعندما يحتاج المكتب إلى ترجمة مادة لإرسالها، يمكن للسكرتير القيام بذلك، ويمكنه أيضًا ترجمة المواد التي تتلقاها الشركة حتى يمكن فهمها.

وقد تقوم السكرتارية ثنائية اللغة بإجراء مكالمات هاتفية وغيرها من الاتصالات نيابة عن أصحاب العمل، بالإضافة إلى التواجد في الاجتماعات التي يحتاج فيها الأشخاص إلى مترجم للتواصل.

بالإضافة إلى معرفة لغتين، تكون السكرتارية ثنائية اللغة على دراية بالاختلافات الثقافية. ويمكن أن يكون هذا مفيدًا عند ترجمة المواد بطريقة يسهل الوصول إليها أو المساعدة في سد الفجوات في الفهم التي تتجاوز مجرد عدم مشاركة لغة مشتركة.

ويمكن للسكرتارية الذين يجيدون لغتين تقديم نصائح وإرشادات حول آداب السلوك لأصحاب العمل حتى يكونوا أكثر نجاحًا في اجتماعات العمل وغيرها من الأماكن الرسمية.

وكي تعمل كسكرتير ثنائي اللغة، عادةً ما تحتاج إلى مؤهلات السكرتارية الأساسية مثل العمل بسهولة مع المعدات المكتبية ومهارات الكتابة الجيدة وخاصةً في مجال الأعمال التي يغطيها المكتب.

بالإضافة إلى ذلك، سوف تحتاج إلى إظهار المهارات اللغوية ثنائية اللغة. ويحمل البعض شهادات تشهد على قدراتهم، بينما قد يعطي البعض الآخر أصحاب العمل أدلة مثل النصوص الدراسية التي توضح الكفاءة في لغة ثانية.

والأشخاص ذوو المهارات اللغوية ثنائية اللغة قابلين للتوظيف في العديد من مناطق العالم، خاصةً إذا كانوا يتحدثون لغة ثانية عليها طلب شديد. وعادةً ما يجني السكرتير ثنائي اللغة أكثر من متحدث أحادي اللغة في منصب مماثل لأنه يمكن أن يكون أكثر فائدة للشركة.

وقد تتوفر المزيد من الفوائد للأشخاص ذوي المهارات الإضافية، بما في ذلك فرص السفر مع الشركة، حيث ستكون إضافات مفيدة لمجموعات السفر في البلدان الأجنبية.

ويمكن أن يكون الأشخاص الذين يتحدثون أكثر من لغتين مفيدين للغاية، لا سيما في الأماكن الحضرية والدولية حيث يتوقع الأشخاص من مجموعة متنوعة من الخلفيات أن يكونوا قادرين على التواصل مع شركة أو منظمة أو وكالة.


صورة الغلاف من Pexels