من هو المساعد الإداري الافتراضي؟
المساعد الإداري هو شخص يساعد مسؤولاً أو فريقاً إداريًا على أداء واجباتهم، أمّا المساعد الإداري الافتراضي فهو الشخص الذي يؤدي هذه الواجبات من موقع مختلف أو بعيد عن أولئك الذين يساعدهم.
ويعتبر منصب المساعد الإداري الافتراضي مثال على العمل عن بعد، وهي فئة من الوظائف التي نمت مع ظهور وانتشار الإنترنت وتقنيات التواصل الحديثة.
يمكن أن تختلف الواجبات التي يقوم بها المساعد الإداري الافتراضي بشكل كبير، فقد يقوم بالرد على المكالمات، والرد على رسائل البريد الإلكتروني، كما يمكنه أيضًا إنشاء وتوزيع الفواتير، ومعالجة مشاكل الشحن.
وقد يكون هناك مجموعة من الواجبات الكتابية التي يتحمل المسؤولية عنها، مثل كتابة وإنشاء العروض التقديمية.
في العديد من الحالات، لا يحدث لقاء مباشر بين المساعد الإداري الافتراضي وصاحب العمل، وليس من غير المألوف أن يكون الطرفان في دولتان مختلفتان.
ومع ذلك، غالبًا ما يؤدي المساعد الإداري الافتراضي واجباته بطريقة غير واضحة بحيث لا يدرك أي طرف ثالث – شركة أخرى يتواصل معها مثلاً – أنّه غير موجود في مقر العمل وليس موظفًا حقيقيًا.
دور الإنترنت في منصب المساعد الإداري الافتراضي
يلعب الإنترنت عمومًا دورًا أساسيًا في هذا النوع من الأعمال، حيث يستخدم كلاً من المساعد الإداري الافتراضي وصاحب عمله مجموعة متنوعة من أدوات الاتصالات للبقاء على اتصال، وتبادل العناصر.
إذا كان من الضروري بالنسبة لهم اللقاء وجهًا لوجه، يتم تحقيق ذلك في كثير من الأحيان من خلال مؤتمرات الفيديو.
كذلك يمكنهم تبادل الوثائق باستخدام مرفقات البريد الإلكتروني، ويمكن حتى أن يتم الدفع إلكترونيات للمساعد الإداري الافتراضي مقابل خدماته.
هناك عدة أسباب قد تجعل الشخص أو المؤسسة تختار العمل مع مساعد افتراضي، مثل عدم وجود بعض تفاصيل العمل المكلفة مثل صناديق التقاعد والتأمين الصحي.
كما أن التوظيف عن بُعد يتيح الوصول إلى أسواق العمل الرخيصة، مثل تلك الموجودة في المناطق الريفية أو البلدان الأجنبية.
وهناك أيضًا حالات لا يوجد فيها عمل كافٍ لتوظيف موظف بدوام كامل، عندها يتم الاستعانة بخدمات المساعد الإداري الافتراضي عند الحاجة.
يجد المساعدون الإداريون الافتراضيون أيضًا الكثير من الفوائد في هذا النوع من العمل، فهم يتمتعون بقدر كبير من المرونة، سواء من حيث ساعات العمل أو موقع العمل.
كما يمكن للشخص الذي ليس لديه جهاز كمبيوتر العمل من مقهى إنترنت أو في حالة الإناث، يمكن للأم البقاء في المنزل مع طفلها.
الإنتاجية
نظرًا لعدم وجود مكتب أو ساعات عمل رسمية، فقد يكون أرباب العمل مهتمين بالعمل الذي يتم إنجازه في الموعد النهائي أكثر من اهتمامهم بمقدار الإنتاجية في غضون فترة معينة من الساعات.
أمّا بالنسبة للمساعد الإداري الافتراضي فإن العمل عن بعد يزيد من فرصة زيادة دخله، من خلال تقديم خدماته للعديد من الأشخاص أو الشركات.