داخل هذا المقال Show
المساعد الإداري التنفيذي هو الشخص الذي يقدم دعمًا شاملاً للإدارة التنفيذية، عادةً في بيئة الشركات أو الأعمال. ويجوز له العمل حصريًا لمدير واحد أو خدمة فريق من المديرين التنفيذيين، وتكون وظيفته متعددة الأوجه وتتطلب في الغالب مهارات تنظيمية مثالية.
بشكل تقليدي، يُنظر إلى هذا المنصب على أنّه يتولى مسئوليات أكثر بكثير من مجرد وظيفة السكرتير أو المساعد الإداري. وعلى الرغم من أن مهارات السكرتارية مهمة لتكون مساعد إداري تنفيذي ناجح، إلا أن الوظيفة تنطوي أيضًا على التعامل مع أمور العمل اليومية للسلطة التنفيذية، ويمكن لواجبات هذه الوظيفة أن تتشابك مع المساعد الشخصي.
المهام والمسؤوليات
- العمل كنقطة اتصال بين المديرين التنفيذيين والعملاء الداخليين / الخارجيين
- القيام بمهام استقبال المكالمات وتلقي الرسائل وتوجيه المراسلات
- تعامل مع الطلبات والاستفسارات بشكل مناسب
- الحفاظ على اليوميات وترتيب الاجتماعات والمواعيد وتقديم التذكيرات
- عمل ترتيبات السفر
- الإملاء والدقائق وإدخال البيانات بدقة
- مراقبة اللوازم المكتبية والبحث عن الصفقات المفيدة
- إنتاج التقارير والعروض التقديمية والموجزات
- تطوير وتنفيذ نظام فعال للتوثيق وحفظ الملفات
المتطلبات والمهارات
- أثبتت خبرته كمساعد إداري تنفيذي أو مساعد تنفيذي أول أو في منصب سكرتارية آخر
- الفهم الكامل لأنظمة وإجراءات إدارة المكاتب
- معرفة ممتازة ببرنامج MS Office
- إجادة اللغة الإنجليزية
- مهارات التخطيط وإدارة الوقت المثالية
- مواكبة للتطورات في الأدوات والتطبيقات المكتبية
- القدرة على تعدد المهام وتحديد أولويات عبء العمل اليومي
- مهارات اتصال شفهية وكتابية عالية المستوى
- التكتم والسرية
- شهادة الثانوية؛ يعتبر مؤهل إضافي كمساعد شخصي ميزة
هدف المساعد الإداري التنفيذي
- الهدف الرئيسي للمساعد الإداري التنفيذي المختص هو عادةً تسهيل الحياة اليومية للمدير التنفيذي داخل العمل، والعمل على زيادة سلاستها وكفائتها.
- لذا تتطلب الوظيفة مهارات إدارة الوقت، وتحديد أولويات المشروع، ويمكن أن يكون للمساعد الإداري التنفيذي حق الدخول على التقويم اليومي للمدير حتى يتمكن الإثنين من التخطيط للاجتماعات، والرحلات، والمواعيد الاجتماعية.
- عادةً ما يكون المساعد الإداري التنفيذي هو أول جهة اتصال للاتصالات المهنية للسلطة التنفيذية، وهو عادة همزة الوصل بين الإدارة التنفيذية والإدارات الأدنى.
- وعندما يطلب العملاء الخارجيون أو البائعون الاتصال بالسلطة التنفيذية، يقوم هذا المساعد عادةً بفحص المكالمات الهاتفية، ورسائل البريد الإلكتروني، والزوار غير المجدولين، وترتيب المواعيد الملائمة لرغبات رئيسه.
المهام الإضافية
- تشمل المهام الإضافية لأي مساعد إداري تنفيذي ترتيب السفر والإقامة في الفنادق، وإعداد تقارير عن الأنشطة المالية والشركات، وتدريب وإدارة موظفي الدعم من المستوى الأدنى.
- غالبًا ما يكون إعداد المذكرات للاتصالات بين الإدارات مطلوبًا من الشخص الذي يشغل هذا المنصب، كما تُعد مراجعة السياسات والإجراءات بانتظام، ومناقشة التغييرات المحتملة فيها عمومًا جزءًا من علاقة المساعد الإداري التنفيذي والمدير التنفيذي.
- تجدر الإشارة أيضًا إلى أنّ إبقاء العملاء سعداء يمثل عادةً أولوية قصوى للشخص الذي يشغل هذه الوظيفة، ويجب أن يكون قادرًا على التواصل الفعال مع جميع أنواع الشخصيات، وغالبًا ما تكون الدبلوماسية مطلوبة لتخفيف المواقف الحساسة التي قد تنشأ بسبب تضارب المواعيد، أو سوء الفهم، أو الاختلافات الأساسية في الشخصية.
مهارات الكمبيوتر
يجب أن يمتلك المساعد الإداري التنفيذي مهارات كمبيوتر ممتازة، كما أن مهارات معالجة النصوص تعتبر ذات قيمة مرتفعة في هذا المجال، وعادةً ما يتم الاستعانة بالمساعد من قِبَل رئيسه في إجراء الأبحاث عن المنافسين، والبائعين، وخيارات وجهات السفر. وفي كثير من اتصالاته بالشركة يستخدم البريد الإلكتروني، والرسائل الإلكترونية.
المؤهل للوظيفة
لا يُشترط عادةً الحصول على شهادة جامعية للعمل في هذا المنصب، ولكن يلزم الحصول على شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها، وتعتبر الدورات التدريبية في علوم الكمبيوتر، أو العلاقات العامة، أو إدارة المكاتب مفيدة للغاية، وكذلك وجود خلفية حول الدعم الإداري والتنفيذي.
