داخل هذا المقال Show
في هذا المقال سوف نتعرّف سويًا على مفهوم كول سنتر وبعض المعلومات الهامة حول كيفية عمله وبعض التفاصيل الأخرى عن ظروف العمل في هذا النوع من المشاريع.
معنى كول سنتر
كول سنتر (مركز الاتصال) هو قسم أو مكتب يتم فيه التعامل مع المكالمات الهاتفية الواردة والصادرة من العملاء الحاليين والجدد من قبل فريق من المستشارين، المعروفين باسم الوكلاء.
ومن المعتاد أن يكون لدى الشركات ذات الحجم الكبير مركز اتصال لأغراض:
- تقديم الدعم للعملاء
- التعامل مع استفساراتهم
- القيام بالتسويق عبر الهاتف
- إجراء أبحاث السوق
ومع ذلك ، فقد تطورت كل من هذه الوظائف بشكل كبير في السنوات القليلة الماضية، مما أدى إلى ظهور كول سنتر.
ما الفرق بين الكول سنتر والكونتاكت سنتر؟
يختلف كول سنتر عن كونتاكت سنتر في أنّه يتعامل تقليديًا فقط مع المكالمات الصوتية، وبمجرد أن يتعامل مركز الاتصال الخاص بك مع الاستفسارات الواردة من قناة اتصال أخرى، سواء كان ذلك البريد الإلكتروني أو الدردشة المباشرة أو الرسائل أو ما إلى ذلك، يتحول إلى كونتاكت سنتر.
وفي حين أن هذا هو الحال من الناحية الفنية وأن جميع المؤسسات تقريبًا تتعامل الآن مع استفسارات العملاء عبر البريد الإلكتروني والهاتف، لم تتجاهل الصناعة مسمى “كول سنتر” بعد، لذا قد تجد بعض الناس يستخدم مسمى كول سنتر أو كونتاكت سنتر لنفس الوظيفة.
وتجدر الإشارة إلى أنّ بعض المؤسسات أصبحت تستخدم بعض المسميات الأخرى، مثل مركز تجربة العملاء أو خدمة العملاء أو الدعم العالمي.
ما هي الكول سنتر الافتراضية؟
في حين أنه من التقليدي التفكير في عمل المستشارين في بيئات مزدحمة، أصبحت مراكز الاتصال أكثر مرونة بمرور الوقت، ليس فقط من حيث الحجم ولكن من حيث الإعداد أيضًا.
وقد أدى هذا الاتجاه إلى ظهور مراكز اتصال افتراضية، والتي تتكون من مستشارين أفراد يعملون من المنزل أو مجموعات أصغر من المستشارين الذين يعملون في مكاتب فرعية أكثر هدوءًا.
ويستخدم جميع العاملين في المنزل أو مسؤولي الفروع نفس التكنولوجيا السحابية، لذا فهم يعملون كمركز اتصال كبير واحد، ولكن من مواقع مختلفة متعددة.
وقد أصبح العمل المنزلي بشكل خاص أكثر شيوعًا في جميع أنحاء الصناعة، مع الفوائد التي تشمل جذب مجموعة سكانية جديدة من المستشارين، وتوفير توازن أفضل بين العمل والحياة وزيادة الإنتاجية.
لماذا لا يزال مركز الاتصال ذو قيمة كبيرة؟
إحدى القواعد الجديدة لخدمة العملاء هي أن أفضل خدمة عدم الخدمة، وعندما تنظر إلى أمازون، تكتسب هذه الفكرة زخمًا. فلماذا تستمر العديد من العلامات التجارية في الاستثمار في كول سنتر؟
في الأساس، تعتبر الكول سنتر ذات قيمة للشركات لأنها توفر منصة للعملاء حيث تتاح للشركة الفرصة لتحسين صورتها وحل المشكلات وإنشاء قاعدة عملاء أقوى.
بالإضافة إلى ذلك، أصبحت البيانات التي تخزنها مراكز الاتصال ذات قيمة متزايدة، حيث تستخدم المؤسسات هذه البيانات لتخصيص الخدمة وتتبع رحلة كل عميل من أجل أن تكون استباقيةً وتوفر أفضل تجربة ممكنة.
كيفية قياس الأداء في الكول سنتر
هناك مقاييس معينة يمكن استخدامها لقياس جودة وظيفة مركز الاتصال ومستوى خدمة العملاء.
غالبًا ما يتم تقسيم مقاييس مركز الاتصال إلى ثلاث فئات:
- تاريخي – يعطي هذا مؤشرًا للطلب التاريخي لمركز الاتصال، مما يساعد الفريق على التنبؤ بشكل أفضل والجدول الزمني والتخطيط للمستقبل. على سبيل المثال عدد المكالمات التي تم التعامل معها ودقة التنبؤ ومتوسط وقت المعالجة.
- الوقت الفعلي – يعطي هذا نظرة ثاقبة على الطلب الحالي لمركز الاتصال، مما يتيح إدارة أفضل خلال اليوم للتعامل مع الطلب. على سبيل المثال مستوى الخدمة ووقت الانتظار وتوافر المستشار.
- تركز على العميل – تعطي فكرة عن فعالية تفاعلات العميل مع المستشار داخل مركز الاتصال، لا سيما من حيث الجودة.
ما التقنيات التي يستخدمها الكول سنتر؟
جرت العادة أن تستخدم مراكز الاتصال بعض التقنيات التي تعتبر أساسية لوظائفها، وتشمل هذه أنظمة ACD ، IVR وسماعات الرأس.
ومع ذلك، ومع نمو خدمة العملاء لتصبح عامل تمييز تنافسي بين المنظمات المختلفة، بدأت تقنيات أكثر ابتكارًا في الظهور.
تم تصميم العديد من هذه التقنيات على أساس تقديم المستشارين الداعمين بشكل أفضل لتحسين خدمة العملاء، وتشمل هذه قاعدة المعرفة وأجهزة الكمبيوتر المكتبية الذكية والنوافذ المنبثقة.
ثم هناك تقنيات مصممة لتقليل أحجام جهات الاتصال لتحسين الكفاءة، وتشمل هذه أنظمة إدارة القوى العاملة (WFM) وروبوتات المحادثة وأتمتة العمليات.
لكن هذا ليس كل شيء، فمع تزايد دور مركز الاتصال في تجربة العملاء بشكل عام، هناك أيضًا تقنيات مثل تحليلات الكلام وحلول ملاحظات العملاء والرسائل الاستباقية التي تشق طريقها إلى الصناعة.
أشياء يجب أن تعرفها حول كول سنتر
بينما ناقشنا بالفعل عددًا من الأساسيات، إليك عشرة أشياء مفيدة حقًا لمعرفة ما إذا كنت تفكر في الحصول على وظيفة في قطاع مراكز الاتصال.
1. يُمثّل الأفراد حوالي 70% من تكاليف التشغيل
هذا الرقم يجعل الناس أصلًا رئيسيًا للمؤسسة. فالأشخاص في المركز هم الذين لهم تأثير حقيقي على العميل، أكثر من التكنولوجيا أو العمليات.
لهذا السبب يوفر الاستثمار في الأشخاص المناسبين مع التدريب المناسب النتائج الصحيحة، ولكن للأسف العديد من المنظمات لا تنظر إليه على هذا النحو.
فغالبًا ما تشعر المؤسسات بهذه الطريقة نظرًا لوجهة نظرها بأن المستشارين -مع معدل دورانهم المرتفع تقليديًا- لا يستحقون الاستثمار فيهم. ومع ذلك، فإن أحد الأسباب الرئيسية وراء مغادرة الأفراد هو نقص التدريب أو التطوّر.
سبب عدم وجود فرص للتطوّر هو أن Call Center لديه هياكل مسطحة للغاية، مع الكثير من المناصب العادية مقارنةً بالمناصب القيادية أو الإدارية.
بعد قولي هذا، هناك عدد من المناصب الأخرى داخل مركز الاتصال، وبينما تتطلب هذه غالبًا مهارة معينة، فإليك بعض الوظائف التي ربما لم تسمع عنها:
- مدير العمليات
- مدير تخطيط الموارد
- مدرب خدمة العملاء
- محلل جودة
- الموارد البشرية
2. التحديثات كثيرة
عندما تكون هناك مجموعات كبيرة من الأشخاص يعملون معًا، تصبح الإدارة أكثر تعقيدًا وستواجهك المشاكل، لذا يتمتع الكول سنتر بسمعة في ارتفاع معدل الدوران والتغيب.
تجعل هذه التحديات إدارة المركز صعبة بشكل خاص عندما تعتقد أنه يتعين على المديرين التنبؤ وتخطيط مواردهم بإحكام شديد مقابل أحجام المكالمات المتوقعة.
إذا كان المركز يعاني من نقص الموارد البشرية لأي سبب من الأسباب، فسوف تتشكل قوائم الانتظار، وسيصبح العملاء غير راضين وسيتعرض الموظفون لمزيد من الضغط.
لذلك إذا كنت تعمل في Call Center تعتقد أنه يعاني من نقص الموارد، فمن المهم أن تعرف كيفية التعامل بشكل صحيح مع العملاء الغاضبين.
3. بداية أسبوع العمل هو يوم الذروة
لقد قضينا جميعًا عطلة نهاية الأسبوع لفرز فواتيرنا أو اتخاذ قرار بشأن تلك العطلة، والآن عدنا إلى أسبوعنا العادي، وحان الوقت لالتقاط الهاتف والاتصال بالكول سنتر. إذا كنت بحاجة إلى الاتصال بمركز الاتصال، فحاول القيام بذلك في أي يوم ما عدا بداية الأسبوع!
أيضًا، يمكن أن تكون كمية الاتصالات في بداية الأسبوع أعلى إذا تم إغلاق مركز الاتصال في عطلات نهاية الأسبوع. هذا، مقترنًا بحقيقة أن الكول سنتر غالبًا ما يفيد بأن التغيب عن العمل أعلى في بداية الأسبوع من أي يوم آخر.
أسئلة شائعة
يختلف كول سنتر عن كونتاكت سنتر في أنّه يتعامل تقليديًا فقط مع المكالمات الصوتية، وبمجرد أن يتعامل الكول سنتر الخاص بك مع الاستفسارات الواردة من قناة اتصال أخرى، سواء كان ذلك البريد الإلكتروني أو الدردشة المباشرة أو الرسائل أو ما إلى ذلك، يتحول إلى كونتاكت سنتر.
أصبحت مراكز الاتصال أكثر مرونة بمرور الوقت، ليس فقط من حيث الحجم ولكن من حيث الإعداد أيضًا. وقد أدى هذا الاتجاه إلى ظهور مراكز اتصال افتراضية، والتي تتكون من مستشارين أفراد يعملون من المنزل أو مجموعات أصغر من المستشارين الذين يعملون في مكاتب فرعية أكثر هدوءًا.
في الأساس، تعتبر الكول سنتر ذات قيمة للشركات لأنها توفر منصة للعملاء حيث تتاح للشركة الفرصة لتحسين صورتها وحل المشكلات وإنشاء قاعدة عملاء أقوى. بالإضافة إلى ذلك، أصبحت البيانات التي تخزنها مراكز الاتصال ذات قيمة متزايدة، حيث تستخدم المؤسسات هذه البيانات لتخصيص الخدمة وتتبع رحلة كل عميل من أجل أن تكون استباقيةً وتوفر أفضل تجربة ممكنة.
غالبًا ما يتم تقسيم مقاييس مركز الاتصال إلى ثلاث فئات: تاريخي، والوقت الفعلي، والتي تركز على العميل.
جرت العادة أن تستخدم مراكز الاتصال بعض التقنيات التي تعتبر أساسية لوظائفها، وتشمل هذه أنظمة ACD و IVR وسماعات الرأس. ثم هناك تقنيات مصممة لتقليل أحجام جهات الاتصال لتحسين الكفاءة، وتشمل هذه أنظمة إدارة القوى العاملة (WFM) وروبوتات المحادثة وأتمتة العمليات.
