داخل هذا المقال Show
اختصاصي التوثيق (Documentation Specialist) هو موظف يشرف على العمل الإداري في المكتب لتنظيم وإدارة المستندات المكتبية.
تشمل مسؤوليات اختصاصي التوثيق:
- تنظيم أنظمة الأرشفة
- عنونة المستندات وفرزها وتصنيفها لسهولة الاستخدام
- استرجاع المستندات عند الطلب
تشمل مسؤوليات أخصائي التوثيق العمل مع الزملاء لضمان اتساق المستندات، وتدريب الموظفين على استخدام المستندات، وتنظيم المستندات عبر المؤسسة.
في النهاية، سيعمل مع أعضاء الفريق عبر المؤسسة لضمان تنظيم مستندات المؤسسة وإمكانية الوصول إليها بسهولة.
مهام اختصاصي التوثيق
- تحديد استراتيجية تخزين طويلة المدى
- الالتزام بالمتطلبات التنظيمية
- العمل مع الزملاء لضمان اتساق ممارسة التوثيق عبر الشركة
- تدريب الموظفين على استخدام الوثائق بكفاءة
- المساعدة في عمليات التدقيق الداخلية والخارجية
- ضمان سلامة الوثائق
- التحكم في الوصول إلى المستندات
مهارات ومتطلبات وظيفة اختصاصي التوثيق
- خبرة عمل مثبتة كأخصائي توثيق أو في منصب مشابه
- المهارات التنظيمية المتميزة
- القدرة على تعدد المهام
- الانتباه للتفاصيل
- تواصل كتابي وشفهي ممتاز
- التدريب أو الشهادات ذات الصلة كأخصائي توثيق
أسئلة شائعة
ماذا يفعل اختصاصي التوثيق؟
يدير أخصائي التوثيق مستندات المكتب وينظم المستندات المؤرشفة لزملاء العمل، والتي قد تتطلب منهم تدريب الموظفين على كيفية العثور على المستندات المختلفة واستخدامها حسب الحاجة.
ما هي واجبات ومسؤوليات أخصائي التوثيق؟
أخصائي التوثيق لديه العديد من المسؤوليات، مثل وضع العلامات على المستندات، وتحديد استراتيجيات التخزين طويلة المدى، وتدريب الموظفين على استخدام المستندات.
ما الذي يجعل أخصائي التوثيق جيدًا؟
يجب أن يتمتع أخصائي التوثيق الجيد بمهارات تنظيمية ممتازة لأنه مسؤول عن تخزين واسترجاع المستندات عبر المنظمة.
كما يحتاج أيضًا إلى مهارات اتصال كتابية وشفوية جيدة، حيث يجب عليه التحدث مع الموظفين في جميع أنحاء المؤسسة لضمان حصولهم على المعلومات الضرورية حسب الحاجة.
مع من يعمل أخصائي التوثيق؟
سيعمل متخصص التوثيق مع العديد من المهنيين مثل مسؤولي Office لضمان تنظيم المستندات وسهولة الوصول إليها.
