تخطيط موارد المؤسسات (ERP)

تخطيط موارد المؤسسات أو ERP هو برنامج مصمم لإدارة ودمج وظائف العمليات التجارية الأساسية مثل التمويل والموارد البشرية وسلسلة التوريد وإدارة المخزون في نظام واحد.

تستخدم على نطاق واسع في الشركات من جميع الأحجام، ويعتبر تخطيط موارد المؤسسات (ERP) أمرًا ضروريًا للمؤسسات الكبيرة ويتم نشره بشكل متزايد في الشركات الصغيرة المتنامية.

حيث أدى تعقيد الاقتصاد العالمي وطلبات المستهلكين الحديثة إلى جعل تبسيط العمليات التجارية وإدارة البيانات وتحسينها أمرًا بالغ الأهمية. وعادةً ما يكون تخطيط موارد المؤسسات هو أساس هذه القدرات.

أهم مكونات نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP)

يتكون نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) من مكونات أو وحدات برمجية، يركز كل منها على عملية تجارية متميزة. تعتبر وحدات معينة “أساسية” لكل نوع من أنواع الأعمال تقريبًا وأول وحدات يتم نشرها:

• وحدة تمويل تخطيط موارد المؤسسات (ERP) وتعمل على أتمتة المحاسبة الأساسية والفواتير والتحليل المالي والتنبؤ وإعداد التقارير. غالبًا ما يكون هذا هو السبب الرئيسي وراء انتقال الشركة إلى تخطيط موارد المؤسسات من برنامج محاسبة مستقل. إن التعقيد المتزايد للأعمال يجعل من الواضح الحاجة إلى وجود نظام واحد لإدارة جميع المعاملات المالية والمحاسبة لوحدات الأعمال المتعددة أو خطوط الإنتاج.
• الموارد البشرية (HR)، والمعروفة أيضًا باسم إدارة رأس المال البشري (HCM) هي عملية أساسية أخرى تحاول الشركات تحسينها باستخدام تخطيط موارد المؤسسات (ERP). يتعامل Basic HCM مع سجلات الموظفين وإدارة المزايا وكشوف المرتبات ولكنه غالبًا ما يضيف وظائف إدارة المواهب، مثل التوظيف وإدارة الأداء.
• تشمل وحدات تخطيط موارد المؤسسات الأخرى الشائعة في معظم الشركات إدارة الطلبات وإدارة علاقات العملاء (CRM) والشراء (procurement).

عادةً ما تضيف الشركات المشاركة في التصنيع أو التوزيع وحدة إدارة سلسلة التوريد (SCM) لتتبع مستويات المخزون وإدارة المستودعات والنقل عبر سلسلة التوريد.

إذا كانت احتياجات أعمالهم معقدة، فقد يضيفون نظام إدارة المستودعات (WMS) ونظام إدارة النقل (TMS) -ربما من بائعي برامج مختلفين- لإدارة هذه الوظائف اللوجستية.

غالبًا ما يطلق على هذه الوحدات الإضافية -التي تشتريها الشركات غالبًا عندما تتخطى الوحدات الأساسية الأكثر شيوعًا المضمنة في نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP)- “الأفضل من حيث السلالة”.

كيف تعمل نُظم ERP؟

يتميز تخطيط موارد المؤسسات (ERP) عن التطبيقات المستقلة بقاعدة بياناته المركزية التي تسجل المعلومات من المعاملات التجارية والإجراءات الأخرى التي يتم تنفيذها في الوحدات النمطية، وعن طريق التكامل الذي يسمح للوحدات بالتواصل مع بعضها البعض ومع قاعدة البيانات المشتركة.

توفر قاعدة البيانات المركزية ما يُعرف في تكنولوجيا المعلومات بأنه “مصدر واحد للحقيقة” مما يضمن أن كل وحدة لديها معلومات دقيقة وحديثة (انظر الشكل 1).

من المحتمل أيضًا أن يكون لنظام تخطيط موارد المؤسسات شكل وإحساس متسقين عبر الوحدات، على عكس مجموعة برامج إدارة الأعمال من بائعين مختلفين.

فيما يلي مثال مختصر لكيفية مشاركة هذه الوحدات النمطية المتصلة المعلومات لمساعدة مستخدم ERP على إكمال مجموعة من المهام تسمى الأمر بالنقدية، عملية إدخال طلبات العملاء، وتسليم المنتجات، ثم استلام المدفوعات وتسجيلها.

• يقوم مستخدم ERP بإدخال معلومات حول العميل، مثل معلومات الاتصال، وإنشاء أمر مبيعات في وحدة إدارة الطلبات. بعد ذلك، يقوم بالتحقق من توفر المنتج في وحدة إدارة المخزون (أو جزء من إدارة الطلبات مع إمكانية الوصول إلى بيانات المخزون) والعودة إلى إدارة الطلبات لترتيب الشحن.
• عند وصول التأكيد على أن العميل قد استلم الشحنة، يقوم المستخدم بإنشاء إدخال في قسم حسابات القبض في دفتر الأستاذ العام، وهو الاسم الجماعي للحسابات في الوحدة النمطية المالية لتخطيط موارد المؤسسات.
• هناك، يقوم بإنشاء فاتورة وإرسالها إلى العميل. عند وصول الدفع، يقوم المستخدم بإدخال الدفعة في دفتر الأستاذ العام أو في وحدة إدارة النقد، ويتم تسجيل الإيرادات وتسويتها مع الحساب المصرفي للشركة.

إذا كان سير العمل مؤتمتًا في الغالب، فسيتم تنفيذ الكثير من إدخال البيانات اليدوي هذا بواسطة نظام تخطيط موارد المؤسسات، وسيتم بالفعل ملء بعض حقول البيانات بمعلومات من وحدات نمطية أخرى.

وراء الكواليس، تقوم وحدات تخطيط موارد المؤسسات بتبادل الرسائل مع بعضها البعض أو تغيير السجلات في قاعدة البيانات لضمان دقة البيانات. على سبيل المثال، عندما يطلب المستخدم أمر شحن، يجب تغيير البيانات التي يتم الوصول إليها بواسطة وحدة إدارة المخزون لتعكس الانخفاض في المخزون المتاح.

يوضح الشكل 2 كيفية تفاعل ERP مع WMS و TMS لمعالجة الطلبات.

فوائد نُظم تخطيط موارد المؤسسات

يقدم تخطيط موارد المؤسسات العديد من الفوائد، يأتي معظمها من مشاركة المعلومات وتوحيدها.

نظرًا لأن وحدات تخطيط موارد المؤسسات (ERP) يمكنها مشاركة البيانات بسهولة أكبر من الأنظمة المختلفة، فيمكنها تسهيل إدارة عمليات الأعمال عبر الأقسام.

يمكنها أيضًا تمكين رؤى أفضل من البيانات في الوقت الفعلي وذكاء الأعمال، لا سيما مع التقنيات الأحدث التي تتضمنها العديد من أنظمة تخطيط موارد المؤسسات، مثل التحليلات المتقدمة والذكاء الاصطناعي (بما في ذلك التعلم الآلي) وإنترنت الأشياء الصناعي.

بالإضافة إلى ذلك، يوفر برنامج ERP العديد من المزايا الأخرى:

• يعزز الكفاءة عن طريق أتمتة جمع البيانات
• يمكّن من النمو من خلال إدارة العمليات التجارية المعقدة بشكل متزايد
• يساعد على تقليل المخاطر من خلال تمكين الامتثال بشكل أفضل
• يعزز التعاون من خلال تبادل البيانات والمعلومات المتكاملة
• يحسن خدمة العملاء
• يحسن إدارة سلسلة التوريد
• يوفر المال عن طريق تبسيط العمليات
• تمكن من رؤية أكبر في كثير من الأحيان في الوقت الحقيقي لأجزاء من العمل، مثل المخزون، والتي تعتبر بالغة الأهمية لتلبية احتياجات العملاء
• تمكن من إعداد التقارير والتخطيط بشكل أفضل بسبب البيانات الأفضل

أنواع نُظم ERP

تختلف منتجات تخطيط موارد المؤسسات عمومًا حسب حجم الشركة المقصودة لها ونوع البنية التحتية للحوسبة التي تعمل عليها وما إذا كانت تحتوي على ميزات خاصة بصناعة معينة.

الشركات الصغيرة ضد الشركات المتوسطة ضد الشركات الكبيرة

• بالنسبة لسوق الأعمال الصغيرة، يقوم بعض البائعين بعمل تخطيط موارد المؤسسات للمبتدئين والذي يأتي مع الموارد البشرية الأساسية والتمويل والوحدات النمطية الأخرى الشائعة الاستخدام، مثل إدارة الطلبات وإدارة علاقات العملاء، وهو سهل التنفيذ نسبيًا.
• المنتجات الأخرى مخصصة لما يسمى بالسوق المتوسط. تختلف التعريفات، ولكن يتم تعريف السوق المتوسط ​​عمومًا على أنه الشركات التي يعمل بها عدة مئات من الموظفين وإيرادات سنوية تتراوح بين 50 مليون دولار ومليار دولار.
• يضيف Midmarket ERP المزيد من الوحدات النمطية الاختيارية، مثل SCM و WMS، ويمكن أن يستوعب مستخدمين أكثر من تخطيط موارد المؤسسات للمبتدئين.
• يبيع بعض مزودي نُظم تخطيط موارد المؤسسات إلى كل من الشركات الصغيرة والمتوسطة -غالبًا ما يتم تجميعها معًا كشركات صغيرة ومتوسطة الحجم- ويروجون أن منتجاتهم يمكن أن “تتوسع” لاستيعاب النمو.
• الفئة الأعلى هي الشركات الكبيرة: الشركات التي تزيد إيراداتها عن مليار دولار ولديها عادةً آلاف الموظفين. من المنطقي هنا أن تحتوي أنظمة تخطيط موارد المؤسسات للشركات الكبيرة على معظم الوحدات، مع المزيد من الإمكانات في كل وحدة وسعة لآلاف -حتى مئات الآلاف- من المستخدمين.

في أماكن العمل مقابل السحابة مقابل الهجين

• تم بيع أول أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) في السبعينيات وحتى التسعينيات من القرن الماضي، وكانت جميعها تعمل “في أماكن العمل” على أجهزة كمبيوتر الشركة.
• أمّا في الوقت الحاضر، من المرجح أن تعمل ERP السحابية على الأنظمة التي يحتفظ بها البائع أو مزود الخدمة، ويمكن للمستخدمين الوصول إلى البرنامج عبر الإنترنت من أجهزة سطح المكتب أو الأجهزة المحمولة الخاصة بهم.
• وتجمع بعض الأنظمة بين الوحدات النمطية المحلية والسحابة في ما يسمى بتخطيط موارد المؤسسات الهجين.
• “نماذج” النشر المختلفة لها تأثير كبير على قدرات منتج تخطيط موارد المؤسسات، وسهولة الاستخدام، والتكلفة، وسرعة التنفيذ، والسوق المستهدف.
• وعادةً ما يجب دفع تكلفة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) المحلية مقدمًا، مع ترخيص برنامج لعدد معين من المستخدمين. ويستغرق التنفيذ وقتًا أطول -يمكن أن تستمر المشاريع لسنوات- ويمكن أن تكون الترقية إلى الإصدارات الجديدة بطيئة.
• لكن ERP الداخلي له ميزتان كبيرتان على معظم أنواع ERP السحابية: يمكن تخصيصه لتلبية متطلبات العمل الفريدة وغالبًا ما يكون من الأسهل تكامله مع الأنظمة المحلية الأخرى التي تعتبر بالغة الأهمية لأداء الأعمال، مثل أتمتة المصنع أو أنظمة المستودعات.
• تحجم بعض الشركات عن وضع مثل هذه الأنظمة ذات المهام الحرجة في السحابة لمجموعة متنوعة من الأسباب، بما في ذلك المخاطر الأمنية المحتملة أو فقدان التحكم في البيانات.
• قد يتم تقييد الآخرين في الصناعات أو الحكومة شديدة التنظيم من خلال المكان الذي يجب أن توجد فيه الأنظمة والبيانات، مما يعني غالبًا الاحتفاظ بالنظام في أماكن العمل.
• في المقابل، يتطلب تخطيط موارد المؤسسات السحابية عادةً أموالاً أقل مقدمًا لأنه يُدفع عادةً من خلال اشتراك شهري، ومع ذلك يمكن أن تكلف الرسوم أكثر من الترخيص.
• عادةً ما تأتي أكبر المدخرات مع SaaS ERP متعدد المستأجرين، وهو نوع من ERP السحابي حيث يشترك عملاء مختلفون في نفس نسخة البرنامج، مما يوفر وفورات الحجم التي تسمح للبائع بتمرير بعض المدخرات.
• تميل SaaS ERP أيضًا إلى أن تكون أكثر بساطة ودعم عمليات أعمال أقل من تخطيط موارد المؤسسات المحلية، ولكن هذه البساطة عادة ما تجعل من السهل استخدامها.
• نظرًا لتوفير التكاليف وسرعة نشر السحابة، فإن العديد من منتجات تخطيط موارد المؤسسات التي تستهدف الشركات الصغيرة والمتوسطة هي SaaS، على الرغم من أنه لا تزال هناك بعض العلامات التجارية المحلية.
• تاريخياً، فضلت الشركات الكبيرة تخطيط موارد المؤسسات المحلية، ويرجع ذلك في الغالب إلى امتلاكها المزيد من الموارد -الوقت والأفراد والمال- لتنفيذ الأنظمة المعقدة وصيانتها.
• ومع ذلك، في العقد الماضي أو نحو ذلك، انتقلت العديد من الشركات الكبيرة إلى نموذج هجين، مضيفةً وحدات سحابية لإدارة رأس المال البشري والتمويل و SCM.
• تحتوي بعض أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) على ميزات مطلوبة في صناعات محددة، مثل النفط والغاز وتصنيع السيارات والأغذية والمشروبات وتجارة التجزئة والمرافق.
• وفي كثير من الأحيان، يتعاون بائع ERP مع مطور برامج لديه خبرة في صناعة معينة لإنشاء وظائف إضافية لنظام ERP للأغراض العامة.

أشهر بائعو نُظم ERP

هناك العشرات من بائعي تخطيط موارد المؤسسات، يقدم معظمهم خيارات محلية وخيارات سحابية.

Infor و Microsoft و Oracle و SAP هم رواد السوق في المبيعات، وفقًا لمعظم شركات الأبحاث، ولديهم أوسع خطوط إنتاج تغطي جميع فئات تخطيط موارد المؤسسات المذكورة أعلاه.

لديهم أيضًا أكبر قاعدة مثبتة للأنظمة المحلية القديمة، والتي تشير الصناعة إليها على أنها ERP القديمة.

يحظى العديد من البائعين بشعبية لدى الشركات الصغيرة والمتوسطة، ولا سيما Acumatica و Sage Intacct و NetSuite التي أصبحت جزءًا من Oracle الآن. كذلك Workday هو مزود آخر مؤثر وسريع النمو في مجال SaaS ERP.

من بين البائعين البارزين الآخرين Epicor و IFS و DELMIAworks و Plex Systems و QAD و Syspro و Unit4.