المساعد التنفيذي هو مهني مسؤول عن إدارة الجداول الزمنية والاتصالات للمديرين التنفيذيين الرئيسيين في الشركة. كما يعطي الأولوية لرسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية ويرتب الاجتماعات وأحداث العمل.
تشمل مسؤوليات المساعد التنفيذي:
- العمل كنقطة اتصال بين المديرين التنفيذيين والموظفين والعملاء والشركاء الخارجيين الآخرين
- إدارة تدفق المعلومات في الوقت المناسب وبطريقة دقيقة
- إدارة تقاويم المديرين التنفيذيين وإعداد الاجتماعات
ستجد الشركات عادةً تبحث عن مساعد تنفيذي لأداء مجموعة متنوعة من المهام الإدارية ودعم كبار المديرين.
تشمل المسؤوليات إدارة التقويمات وإجراء ترتيبات السفر وإعداد تقارير بالنفقات. ولتكون ناجحًا في هذا المنصب يجب أن تكون جيد التنظيم، وتمتلك مهارات رائعة في إدارة الوقت والقدرة على التصرف بدون توجيه.
اقرأ: مهام المساعد الإداري وأهم مسؤوليات الوظيفة
مهام المساعد التنفيذي
- العمل كنقطة اتصال بين المديرين التنفيذيين والموظفين والعملاء والشركاء الخارجيين الآخرين
- إدارة تدفق المعلومات في الوقت المناسب وبطريقة دقيقة
- إدارة تقاويم المديرين التنفيذيين وإعداد الاجتماعات
- إجراء ترتيبات السفر والإقامة
- اعتبار المصاريف اليومية وإعداد تقارير أسبوعية أو شهرية أو ربع سنوية
- الإشراف على أداء الموظفين الكتابيين الآخرين
- العمل كمدير مكتب من خلال مواكبة مخزون اللوازم المكتبية
- تنسيق المعلومات للاتصال الداخلي والخارجي – المذكرات ورسائل البريد الإلكتروني والعروض التقديمية والتقارير
- أخذ دقائق أثناء الاجتماعات
- فحص المكالمات الهاتفية وتوجيهها وتوزيعها
- تنظيم وصيانة نظام الملفات المكتبية
أنواع المديرين: سبعة أنواع مختلفة بينها المدير المثالي لأي شركة
المتطلبات والمهارات
- خبرة في العمل كمساعد تنفيذي أو مساعد شخصي أو دور مماثل
- معرفة ممتازة بـ MS Office
- المهارات التنظيمية المتميزة وإدارة الوقت
- الإلمام بالأدوات والتطبيقات المكتبية (مثل التقويمات الإلكترونية وآلات النسخ)
- مهارات الاتصال اللفظية والكتابية ممتازة
- التكتم والسرية
- شهادة الثانوية
- دبلوم أو شهادة PA ميزة إضافية
أسئلة شائعة
ماذا يفعل المساعد التنفيذي؟
عادةً ما يعمل المساعد التنفيذي مع القادة التنفيذيين داخل الشركة للتعامل مع جميع الاحتياجات الإدارية للتنفيذيين مثل تحديد المواعيد والرد على المكالمات الهاتفية والرد على المراسلات حسب الضرورة.
ما هي واجبات ومسؤوليات المساعد التنفيذي؟
يساعد المساعد التنفيذي الرئيس التنفيذي والقادة التنفيذيين الآخرين على البقاء مُنظمين من خلال إدارة جداولهم ومواكبة المراسلات بناءً على احتياجاتهم.
ما الذي يصنع مساعدًا تنفيذيًا جيدًا؟
يحتاج المساعد التنفيذي الجيد إلى أن يكون واسع الحيلة ومبتكرًا واستباقيًا لدعم قادته التنفيذيين.
ويجب أن بفكر بشكل مستقل لاتخاذ القرارات تحت الضغط، وأن يتمتع بمهارات اتصال جيدة لمشاركة المعلومات مع المدير بكفاءة وفعالية.
مع من يعمل المساعد التنفيذي؟
يعمل مع المديرين التنفيذيين من مختلف الإدارات أو واحد لواحد مع قائد تنفيذي مثل الرئيس التنفيذي.
