مدير المكتب

يشرف مدير المكتب على الموظفين، وينفذ الإجراءات، ويحافظ على الأنظمة الإدارية، ويعمل بشكل وثيق مع الإدارات الأخرى مثل الموارد البشرية أو المستشار القانوني.

تشمل مسؤوليات مدير المكتب:

  • جدولة الاجتماعات والمواعيد داخل المكتب
  • تنظيم تخطيط المكتب وطلب القرطاسية والمعدات
  • الحفاظ على حالة المكتب وترتيب الإصلاحات اللازمة

تشمل واجبات ومسؤوليات مدير المكتب جدولة الاجتماعات والمواعيد، وإجراء ترتيبات اللوازم المكتبية، والترحيب بالزوار، وتقديم الدعم الإداري العام للموظفين.

الخبرة السابقة كمدير مكتب أمامي أو مسؤول مكتب ستكون ميزة. ويجب أن يتمتع مدير المكتب الناجح أيضًا بخبرة في مجموعة متنوعة من برامج المكتب (أدوات البريد الإلكتروني وجداول البيانات وقواعد البيانات) وأن يكون قادرًا على التعامل مع الواجبات الإدارية بدقة.

في النهاية، يجب أن يكون مدير المكتب قادرًا على ضمان حسن سير العمل في المكتب والمساعدة في تحسين إجراءات الشركة والتشغيل اليومي.

مهام مدير المكتب

  • إجراءات شخصية بما في ذلك:
    • اعمال صيانة
    • المراسلات
    • اللوازم
    • المعدات
    • الفواتير
    • المهمات
    • التسوق
  • جدولة الاجتماعات والمواعيد
  • تنظيم تخطيط المكتب وطلب القرطاسية والمعدات
  • الحفاظ على حالة المكتب وترتيب الإصلاحات اللازمة
  • الشراكة مع الموارد البشرية لتحديث وصيانة سياسات المكتب حسب الضرورة
  • تنظيم العمليات والإجراءات المكتبية
  • التنسيق مع قسم تكنولوجيا المعلومات على جميع المعدات المكتبية
  • التأكد من إصدار فواتير لجميع العناصر ودفعها في الوقت المحدد
  • إدارة مفاوضات العقود والأسعار مع بائعي المكاتب ومقدمي الخدمات وتأجير المكاتب
  • إدارة ميزانية المكتب، وضمان تقديم تقارير دقيقة وفي الوقت المناسب
  • تقديم الدعم العام للزوار
  • المساعدة في عملية الإعداد للموظفين الجدد
  • معالجة استفسارات الموظفين فيما يتعلق بقضايا إدارة المكتب (مثل القرطاسية والأجهزة وترتيبات السفر)
  • الاتصال بموردي إدارة المرافق، بما في ذلك خدمات التنظيف والتموين والأمن
  • التخطيط للأنشطة الداخلية أو الخارجية، مثل الحفلات والاحتفالات والمؤتمرات

مهارات ومتطلبات وظيفة مدير المكتب

  • إثبات الخبرة كمدير مكتب أو مدير مكتب أمامي أو مساعد إداري
  • معرفة مسؤوليات وأنظمة وإجراءات المكتب
  • الكفاءة في MS Office (إكسيل و Outlook، على وجه الخصوص)
  • خبرة عملية مع أجهزة المكاتب (مثل أجهزة الفاكس والطابعات)
  • الإلمام بأدوات جدولة البريد الإلكتروني، مثل Email Scheduler و Boomerang
  • مهارات ممتازة في إدارة الوقت والقدرة على تعدد المهام وتحديد أولويات العمل
  • الاهتمام بالتفاصيل ومهارات حل المشكلات
  • مهارات اتصال ممتازة الكتابية والشفوية
  • مهارات تنظيمية وتخطيطية قوية في بيئة سريعة الخطى
  • عقل مبدع لديه القدرة على اقتراح التحسينات
  • شهادة الثانوية؛ مؤهل إضافي كمساعد إداري أو سكرتير سيكون زائدًا

أسئلة شائعة

ماذا يفعل مدير المكتب؟

مدير المكتب هو الشخص المسؤول عن التأكد من أن كل شيء يسير بسلاسة. يقوم مديرو المكاتب بتطوير الإجراءات وتنفيذها وتقييمها مع أعضاء الفريق لتحسين الكفاءة.

ما هي واجبات ومسؤوليات مدير المكتب؟

تشمل مسؤوليات مدير المكتب توفير المعلومات للموظفين والتعيين والفصل وتسهيل التواصل بين الإدارات. ومع ذلك ، فإن مدى الواجبات يعتمد على نوع العمل. تتطلب بعض الوظائف مهام إدارية مثل إدارة الإمدادات وتخطيط الاجتماعات وتنظيم المكتب. يمكن أن تتضمن المهام الأخرى كشوف المرتبات وتتبع الوقت وإدارة النفقات والميزانيات.

ما الذي يجعل مدير مكتب جيد؟

مدير المكتب الجيد هو أكثر من مجرد مساعد فعال. يحتاج مدير المكتب الفعال إلى الحكم السليم ومهارات الاتصال وحل المشكلات القوية. يجب أن يكونوا قادة يتمتعون بالكثير من الصبر للتعامل مع جميع جوانب عملهم.

مع من يعمل مدير المكتب؟

يتفاعل مديرو المكاتب مع المساعدين الإداريين ومساعدي المكاتب ومساعدي الموارد البشرية وموظفي الاستقبال. وهم عمومًا يقدمون تقاريرهم إلى أصحاب الأعمال أو المديرين أو رؤساء الأقسام.