مساعد التشغيل (Operating Assistant) هو موظف يعمل مع المديرين والموظفين لضمان إكمال المهام الإدارية حسب الحاجة في المنظمة.
تشمل مسؤوليات مساعد التشغيل:
- العمل كنائب للمدير والعناية بجميع الواجبات في حالة غيابه
- مساعدة المدير في القضايا التشغيلية
- جدولة الاجتماعات وجلسات بناء الفريق كما هو مطلوب
تشمل مسؤوليات مساعد التشغيل جدولة المواعيد وتنظيم الملفات وتوزيع البريد حسب الحاجة.
في النهاية، سيعمل مع مديري الأقسام لضمان إكمال جميع المهام الإدارية للحفاظ على عمل القسم بسلاسة.
مهام مساعد التشغيل
- الإجابة على الفور عن أسئلة الموظفين وأصحاب المصلحة الآخرين
- تقديم خدمة عملاء ممتازة والحفاظ على العلاقات مع البائعين
- تحضير وحفظ النماذج والمستندات الأخرى
- المساعدة في عمليات التوظيف والإعداد
- جرد وطلب اللوازم المكتبية حسب الحاجة
- تحديث السجلات ونماذج الطلبات
- تحليل جميع العمليات وإعادة توجيه الاقتراحات للتحسين إلى المدير
المهارات ومتطلبات وظيفة مساعد التشغيل
- إثبات خبرة العمل كمساعد عمليات أو منصب مماثل
- مهارات اتصال ممتازة كتابية وشفوية
- قدرات تنظيمية رائعة
- مهارات التعامل مع الآخرين المتميزة
- التدريب أو الشهادات ذات الصلة كمساعد عمليات
أسئلة شائعة
ماذا يفعل مساعد التشغيل؟
يضمن مساعد العمليات إكمال المهام اليومية للمكتب في الوقت المناسب لدعم احتياجات مديري الإدارات والموظفين.
ما هي واجبات ومسؤوليات مساعد العمليات؟
يتحمل مساعد العمليات العديد من المسؤوليات، مثل جدولة الاجتماعات وتنظيم أحداث بناء الفريق والرد على رسائل البريد الإلكتروني نيابة عن المديرين والموظفين.
ما الذي يجعل مساعد عمليات جيد؟
يجب أن يتمتع مساعد العمليات الجيد بمهارات اتصال كتابية وشفوية ممتازة نظرًا لأنهم يتعاملون مع جميع المهام الإدارية اللازمة في القسم أو المؤسسة.
مع من يعمل مساعد العمليات؟
سيعمل مساعد العمليات مع العديد من المهنيين مثل المدير العام للتأكد من أن إدارتهم قادرة على إكمال جميع المهام الإدارية لتحقيق أهدافها على مدار العام.