المصروفات النثرية

المصروفات النثرية

صندوق المصروفات النثرية هو مبلغ صغير من أموال الشركة، غالبًا ما يتم الاحتفاظ به في متناول اليد (على سبيل المثال، في درج أو صندوق مغلق) لدفع المصاريف البسيطة أو العرضية، مثل اللوازم المكتبية أو تعويضات الموظفين.

يخضع صندوق المصروفات النثرية لتسويات دورية، مع تسجيل المعاملات أيضًا في البيانات المالية. في الشركات الكبيرة، قد يكون لكل قسم صندوق المصروفات النثرية الخاص به.

شرح معنى المصروفات النثرية

توفر المصروفات النثرية الراحة للمعاملات الصغيرة التي يكون إصدار شيك أو بطاقة ائتمان للشركات أمرًا غير معقول أو غير مقبول. سيختلف المبلغ النقدي الصغير الذي تعتبره الشركة صغيرًا، حيث تحتفظ العديد من الشركات بما يتراوح بين 100 دولار و 500 دولار كصندوق مصروفات نثرية.

تتضمن أمثلة المعاملات التي يستخدم فيها صندوق المصروفات النثرية ما يلي:

  • اللوازم المكتبية
  • بطاقات للعملاء
  • زهور
  • دفع ثمن وجبة غداء مخصصة لمجموعة صغيرة من الموظفين
  • تعويض الموظف عن المصاريف المتعلقة بالعمل الصغير

يتم تعيين أمناء صندوق المصروفات النثرية للإشراف على الصندوق. تشمل واجبات الحراسة بشكل عام تطبيق قواعد ولوائح المصروفات النثرية، وطلب التجديدات، وصرف الأموال.

متطلبات المصروفات النثرية

يمكن أن يؤدي استخدام صندوق المصروفات النثرية إلى التحايل على بعض الضوابط الداخلية. ومع ذلك، فإن توافر المصروفات النثرية لا يعني أنه يمكن لأي شخص الوصول إليها لأي غرض. تستخدم العديد من الشركات ضوابط داخلية صارمة لإدارة الصندوق.

في كثير من الأحيان، يُصرح لعدد قليل من الأفراد بالموافقة على المدفوعات ولا يمكنهم فعل ذلك إلا للنفقات المتعلقة بالأنشطة أو العمليات المشروعة للشركة.

قد يتم تعيين أمين الصندوق النثري لإصدار الشيك لتمويل درج المصروفات النثرية وإجراء الإدخالات المحاسبية المناسبة.

أمين المصروفات النثرية مكلف بتوزيع النقد وتحصيل الإيصالات لجميع المشتريات أو أي استخدامات للأموال.

مع انخفاض إجمالي المصروفات النثرية، يجب أن تزيد الإيصالات وتضيف ما يصل إلى إجمالي المبلغ المسحوب.

من خلال وجود أمين صندوق للمصروفات النثرية وأمين المصروفات النثرية، تساعد العملية المزدوجة في الحفاظ على الأموال آمنة والتأكد من أن المصرح لهم فقط هم من يمكنهم الوصول إليها.

تسجيل المصروفات النثرية

عندما يكون صندوق المصروفات النثرية قيد الاستخدام، لا تزال معاملات المصروفات النثرية مسجلة في البيانات المالية.

لا يتم إجراء إدخالات دفتر يومية محاسبة عند إجراء عمليات شراء باستخدام المصروفات النثرية، وعندما يحتاج أمين الحفظ إلى مزيد من النقود – وفي مقابل الإيصالات، يتلقى أموالاً جديدة – يتم تسجيل إدخالات دفتر اليومية.

إدخال دفتر اليومية لمنح أمين الحفظ المزيد من النقود هو خصم لصندوق المصروفات النثرية وائتمان للنقد.

إذا كان هناك نقص أو زيادة، يتم تسجيل ادخال سطر دفتر اليومية إلى حساب زائد / قصير. في حالة انتهاء صندوق المصروفات النثرية، يتم إدخال ائتمان لتمثيل مكسب.

إذا كان صندوق المصروفات النثرية قصيرًا، يتم إدخال مدين لتمثيل خسارة. يتم استخدام الحساب الزائد أو القصير لفرض موازنة الصندوق عند التسوية.

تسوية المصروفات النثرية

تتم تسوية صندوق المصروفات النثرية بشكل دوري للتحقق من صحة رصيد الصندوق. عادةً، نظرًا لانخفاض رصيد المصروفات النثرية إلى مستوى محدد مسبقًا، يتقدم أمين الحفظ للحصول على أموال إضافية من أمين الصندوق.

في هذا الوقت، يتم حساب إجمالي جميع الإيصالات للتأكد من أنها تتطابق مع الأموال المصروفة من درج المصروفات النثرية. إذا كانت هناك حاجة إلى أموال جديدة، يكتب أمين الصندوق شيكًا جديدًا لتمويل درج المصروفات النثرية ويأخذ، في المقابل، إيصالات المشتريات التي استنفدت النقد.

تضمن عملية التسوية أن الرصيد المتبقي للصندوق يساوي الفرق بين الرصيد الأصلي مطروحًا منه الرسوم المفصلة على الإيصالات والفواتير.

  • إذا كان الرصيد المتبقي أقل مما ينبغي، فهناك نقص.
  • إذا كان الرصيد المتبقي أكبر مما ينبغي، فهناك تجاوز.

على الرغم من أنه يمكن أن تكون هناك اختلافات طفيفة، عند عدم التوازن، يجب تحديد مصدر التناقض وتصحيحه.

المصروفات النثرية مقابل النقد المتاح

تبدو “المصروفات النثرية” و “النقدية المتاحة” متشابهة إلى حد كبير، وهما متداخلين بالفعل. من بين الاثنين، “النقد المتاح” هو المصطلح الأكثر عمومية.

تشير المصروفات النثرية على وجه التحديد إلى الأموال – حرفياً، العملات المعدنية والفواتير – التي تحتفظ بها الشركة لمصاريف صغيرة، عادةً لأن استخدام النقود أسهل من استخدام شيك أو بطاقة ائتمان.

النقد المتوفر هو أي نقود يمكن الوصول إليها لدى الشركة أو الأموال السائلة. يمكن أن يكون على شكل أموال فعلية، مثل المبالغ التي لم تقم بإيداعها بعد في البنك أو العملات الورقية والعملات المعدنية الأصغر التي تحتفظ بها في السجل النقدي لإحداث تغيير للعملاء.

في هذا المعنى، يشير الاختلاف عن المصروفات النثرية إلى المكان الذي تحتفظ فيه بالمال، وكيف تستخدمه، حيث تكون المصروفات النثرية أكثر لاحتياجات / نفقات العمل الداخلية من قبل الموظفين، والنقد المتوفر يشير إلى الأموال المستلمة من أو يتم تعويضها للعملاء.

لكن النقد المتاح له معنى أكبر، كمصطلح محاسبة. في العالم المالي، يشير أيضًا إلى أصول الشركة عالية السيولة: أموال في حسابات جارية أو حسابات بنكية أخرى، أو صناديق سوق المال، أو أدوات دين قصيرة الأجل، أو معادلات نقدية أخرى.

على الرغم من أنها ليست نقودًا بالمعنى الحرفي للكلمة، إلا أنها أموال يمكن الوصول إليها بسهولة وسرعة، وهذا هو سبب كونها “في متناول اليد”.

باختصار: جميع المصروفات النثرية هي شكل من أشكال النقد المتاح، ولكن ليس كل النقد المتاح هو المصروفات النثرية.

مزايا وعيوب المصروفات النثرية

المصروفات النثرية لها مزاياها. يظل النقد، في كثير من الحالات، أسرع وأبسط وأسهل طريقة لدفع ثمن الأشياء. ويعمل جيدًا لتغطية النفقات المرتجلة الصغيرة، مثل إكرامية للطفل الذي يقدم البيتزا إلى اجتماع الغداء، أو أجرة سيارة الأجرة إلى المنزل للموظفين الذين يعملون لوقت متأخر.

كما يوفر على الشركة متاعب تعويض الأشخاص أو توقع أن يدفعوا من جيوبهم مقابل العناصر المتعلقة بالعمل.

يمكن أن تعمل المصروفات النثرية أيضًا مقابل نفقات متكررة ولكن عادية، مثل الحليب لثلاجة المكتب أو الطوابع أو مستلزمات التنظيف.

على الرغم من أنه لا ينبغي أن تكون ممارسة معتادة، إلا أنه يمكن استخدام المصروفات النثرية لإحداث تغيير للعملاء، إذا كانت الحافظة على وشك النفاد.

على الجانب السلبي، فإن راحة المصروفات النثرية يمكن أن تجعلها مشكلة ومخاطرة. من الصعب تأمين النقد ومن المستحيل تتبعه؛ من السهل جدًا أن تختفي الفواتير بدون أثر، حتى إذا قمت بإنشاء نظام دقيق للإيصالات أو القسائم.

يقودنا هذا إلى عيب آخر في أموال المصروفات النثرية: الحفاظ عليها، وحفظ السجلات، وتسويتها بانتظام، كلها تنطوي على عمل إضافي لشخص ما.

قد يكون هذا مصدر إزعاج بسيط في الشركات الكبيرة التي لديها مدير مكتب أو قسم محاسبة؛ بالنسبة للشركات الصغيرة، فقد يشكل ذلك عبئًا.

أصبحت المعاملات التجارية غير نقدية بشكل متزايد، حتى في صغار تجار التجزئة والمطاعم، حيث تعتمد عمليات الشراء تقليديًا بشكل كبير على العملات المعدنية.

يقول بعض النقاد إن المصروفات النثرية أصبحت مفهومًا عفا عليه الزمن. بين بطاقات الائتمان وبطاقات الخصم وخدمات الدفع مثل Paypal والمحافظ الإلكترونية والطرق الأخرى، توجد الكثير من البدائل البسيطة للنقود، مع مزايا إضافية تتمثل في كونها قابلة للتتبع وآمنة وأقل عرضة للسرقة.

غالبًا ما يكون الجانب الأمني ​​مهمًا للشركات الصغيرة، التي تخشى منذ فترة طويلة من أن الاحتفاظ بالنقود هو دعوة للجريمة.