عمليات الأعمال هي تلك المهام والأنشطة التي تتعهد فيها المؤسسة بتقديم الخدمات أو السلع التي تقدمها لعملائها، وتساعد العمليات الفعالة الشركات على خفض التكاليف، وقد تحسن من رضا العملاء.
ويمكن استخدام التكنولوجيا لأتمتة العديد من العمليات وتحسين الكفاءة.
عمليات الأعمال
يمكن أن تختلف مهام العمل المحددة حسب نوع المؤسسة. على سبيل المثال، قد تتضمن عمليات الأعمال لشركة التأمين استلام طلب التأمين، أو الاكتتاب، أو قبول، أو رفض الطلب ومعالجة المطالبات.
أمّا في حالة مؤسسة الدعم الفني، فقد تتضمن أشياء مثل إدخال طلب خدمة، أو حلها، أو تصعيدها إلى مستوى أعلى من الدعم، أو تعليقها.
تعد الكفاءة مهمة لعمليات الأعمال الكبيرة أو الصغيرة، لأن العمليات الفعالة تؤدي إلى خفض النفقات. وعلى الرغم من أن العمليات لا تؤثر بشكل مباشر على الإيرادات، فإنها تؤثر بشكل مباشر على تكلفة ممارسة الأعمال التجارية للشركة، لذلك تؤثر العمليات بشدة على قدرتها في أن تكون مربحة.
بشكل غير مباشر، قد تعزز العمليات الفعالة الإيرادات إذا زادت من رضا العملاء، مما قد يساعد في زيادة المبيعات.
تبدأ الشركات في كثير من الأحيان مشاريع تحليل عمليات الأعمال لتقييم وتحسين عملياتها. وقد يقوم محلل عمليات الأعمال بإنشاء نماذج أعمال كجزء من هذا النشاط.
تعمل النماذج على تسهيل رؤية جميع مهام العمليات والتفاعلات بين الأقسام، ويصبح من الأسهل تحديد الخطوات المكررة أو غير الضرورية وإعادة تنظيم الخطوات لتحسين الكفاءة.
وفي كثير من الأحيان، ستقوم الشركات بتقييم عملياتها وفقًا لمعايير الصناعة، أو أفضل الممارسات لمساعدتها على اكتشاف الأجزاء التي من المحتمل أن تحتاج إلى تحسين.
بعد تحديد أنه يمكن تحسين عملية العمل، قد يقوم مشروع التحليل بتنفيذ التكنولوجيا لتحسين التشغيل بكفاءة، ويمكن أتمتة العديد من العمليات الروتينية التي تمت معالجتها يدويًا بشكل كلي أو جزئي بواسطة أنظمة البرامج.
على سبيل المثال، قد تقوم شركة تعاملت مع قبول الطلب يدويًا من خلال مكالمات هاتفية من العملاء إلى مندوبي المبيعات الداخلية بإنشاء موقع ويب حيث يمكن لعملائها تقديم الطلبات.
كما يمكن لنظام الطلب عبر الإنترنت إدخال الطلبات مباشرة في نظام إدخال الطلبات في الشركة، وتجاوز الحاجة إلى مندوبي المبيعات الداخلية لإدخالها.
تضع بعض المؤسسات برامج مستمرة لتشجيع الموظفين على تقييم العمليات التجارية التي يشاركون فيها، وقد يتم منح الموظفين فرصًا لاقتراح التحسينات في هذه العمليات والاعتراف بجهودهم.
عادةً ما تكون هذه البرامج أكثر نجاحًا عندما تعمل المنظمة بناءً على اقتراحات ممكنة.
