الإدارة

آخر تحديث: 24 أكتوبر، 2020
الوقت المتوقع للقراءة: 5 دقيقة / دقائق

تعتمد أماكن العمل على قوة أولئك الذين يشغلون مناصب إدارية وبالإضافة إلى توجيه الموظفين، يجب على الإدارة التواصل مع المزيد من كبار الموظفين في شركاتهم لضمان تحقيق الفريق للأهداف وتعزيز مهمة الشركة. وعلى الرغم من أن واجبات المديرين تختلف باختلاف صناعتهم ومكان عملهم، فإن معظمهم يفي بنفس المسؤوليات الأساسية. وفي هذه المقالة، نناقش ماهية الإدارة، وعمليات الإدارة وكيف يمكنك أن تصبح مديرًا جيدًا.

ما هي الإدارة؟

الإدارة هي تنسيق وإدارة المهام لتحقيق الهدف. وتشمل هذه الأنشطة الإدارية وضع استراتيجية المنظمة وتنسيق جهود الموظفين لتحقيق هذه الأهداف من خلال تطبيق الموارد المتاحة. ويمكن للإدارة أيضًا الرجوع إلى هيكل الأقدمية للموظفين داخل المنظمة.

لكي تكون مديرًا فعالاً، ستحتاج إلى تطوير مجموعة من المهارات، بما في ذلك التخطيط والتواصل والتنظيم والقيادة. وستحتاج أيضًا إلى معرفة واسعة بأهداف الشركة وكيفية توجيه الموظفين والمبيعات والعمليات الأخرى لتحقيقها.

خمس عمليات أساسية للمدير

بشكل عام، هناك خمس وظائف أساسية للمدير:

  1. تحديد الأهداف
  2. التنظيم
  3. تحفيز الفريق
  4. ابتكار أنظمة القياس
  5. تطوير الناس

1. تحديد الأهداف

يعد تحديد الأهداف وتحقيقها الطريقة الأساسية التي يحقق بها المدير النجاح ويحافظ عليه. يجب أن يكون قادر أيضًا على نقلها إلى موظفيه بطريقة مقنعة. على سبيل المثال، يمكن لمدير مطعم أن يقول إنه يريد تحسين أوقات الخدمة وتذكير الموظفين بأن الخدمة الأسرع تزيد الإيرادات والنصائح.

2. التنظيم

يقوم المديرون بتقييم نوع العمل وتقسيمه إلى مهام قابلة للتحقيق ويفوضون بشكل فعال إلى الموظفين. حيث تتكون المنظمة من سلسلة من العلاقات بين الموظفين الأفراد وكذلك الإدارات أو الكيانات داخل المنظمة.

وتقع على عاتق المدير مسؤولية ضمان عمل هؤلاء الأفراد والكيانات معًا في وئام، والذي يتضمن تحفيز الموظفين والإدارات على الاستمرار في المهمة.

ويتمتع المدير الجيد بالمهارة في بناء العلاقات الشخصية بين أعضاء فريقه ويمكنه استكشاف الأخطاء وإصلاحها عندما يخلط الأعضاء بين تحديات المواجهة.

وتتطلب المنظمة أيضًا مديرًا لإنشاء علاقات سلطة بين أعضاء فريقه، ويمكن أن يساعد تعظيم الترتيبات التنظيمية الشركات على تعزيز كفاءة الشركة في السوق وتقليل تكاليف الأعمال وتحسين الإنتاجية.

3. تحفيز الفريق

بالإضافة إلى مهام التنظيم والتفويض، يشمل التحفيز امتلاك المهارات اللازمة للتعامل مع أنواع مختلفة من الشخصيات في الفريق. ويجب أن يعرف المدير الفعال كيفية تشكيل وقيادة فرق ناجحة ومعرفة كيفية تحفيز أعضاء الفريق حول قضية ما.

4. ابتكار أنظمة القياس

يحتاج المديرون إلى تحديد الأهداف أو مؤشرات الأداء الرئيسية التي يهدف إليها الفريق ثم إيجاد طرق لقياس ما إذا كان فريقهم على المسار الصحيح لتحقيق تلك الأهداف.

ونظرًا لأنه قد يكون من الصعب التوصل إلى طرق قابلة للقياس لفهم الأداء، يجب على المديرين في كثير من الأحيان أن يكونوا مبدعين، ومع ذلك، مثل الوظائف الأخرى للإدارة، فإن القياس أمر بالغ الأهمية لتحسين أداء الأعمال.

5. تطوير الناس

بالإضافة إلى قيادة فريقهم نحو هدف وقياس تقدمهم على طول الطريق، يستثمر المديرون الجيدون في تطوير موظفيهم. يمكن للمديرين، على سبيل المثال، العمل مع فريقهم لمساعدتهم على تحديد أهداف للارتقاء في حياتهم المهنية.

ويجب أن يكون لدى المديرين مهارات قيادية لاستخدام هذه العمليات الخمس بنجاح، فهم مسؤولون عن تدريب أعضاء فريقهم من خلال مساعدتهم على التعرف على نقاط القوة والضعف لديهم وتحسين أدائهم.

وقد يكون للمديرين المختلفين أساليب مختلفة في القيادة، لكن بغض النظر عن أسلوبهم، يجب على المديرين تطوير مهاراتهم القيادية ليكونوا مشرفين فعالين.

مفاهيم الإدارة

يحتاج المدير إلى فهم بعض الأفكار البسيطة لتوظيف العمليات الأساسية الخمس. هذه المفاهيم ضرورية لضمان اجتماع فريقهم معًا للوصول إلى أهداف النشاط التجاري:

  • التحكم: يحتاج موظفو المؤسسة إلى فهم الأهداف التي يهدفون إليها بالإضافة إلى القياس الذي سيتم استخدامه لتحديد ما إذا كانوا ناجحين أم لا. فالموظفون المختلفون في الشركة لديهم أدوار مختلفة تستلزم مستويات منفصلة من المسؤولية. ويجب أن يتحكم المدير في ما يفعله الأعضاء، وكيف يفعلونه، وكيفية قياس تقدمهم. يساعد التحكم في هذه العوامل المدير على الوصول إلى النجاح.
  • التخطيط: يعرف أفضل المديرين أن التخطيط أمر بالغ الأهمية قبل تنفيذ أي استراتيجية، ولكنه أيضًا نشاط مستمر. التخطيط لا ينتهي عندما يبدأ التنفيذ. بدلاً من ذلك، يجب أن تكون الإدارة مستعدة للإجابة على أسئلة من وماذا ومتى وأين يعمل الفريق لتنفيذ مهمة المنظمة. يجب أن يشمل التخطيط اختيار الأهداف وكذلك تنفيذها.
  • التوظيف: التوظيف هو وظيفة إدارية لا تحظى بالتقدير الكافي ولكنها حاسمة. يحتاج المديرون إلى التأكد من أن لديهم الأشخاص المناسبين للوظيفة، لكنهم بحاجة أيضًا إلى الاهتمام بقضايا مثل تنظيم سياسات مكان العمل. تحتاج الشركة إلى الاحتفاظ بأفضل المواهب من خلال تقديم حوافز مثل المزايا والإجازات المدفوعة وبرنامج تدريب شامل.

أساليب الإدارة

حدد المحللون الذين يدرسون الإدارة العديد من أساليب القيادة الفعالة. لا يوجد أسلوب واحد أفضل للإدارة، وسيشعر بعض الناس أنهم أكثر ملاءمة شخصيًا لنوع أو لآخر. ويمكنك أيضًا تحديد عناصر من أنماط مختلفة للإدارة لإنشاء أفضل نموذج أصلي لك ولشركتك.

وهنا، نضع بإيجاز ثلاثة أساليب إدارية إيجابية يمكن أن تساعد في جعل أي مدير قائدًا أكثر فاعلية.

أسلوب الإدارة المقنعة

يقضي القائد الجذاب الكثير من الوقت مع أعضاء فريقه. حيث يتيح الانخراط مع الموظفين للمدير المقنع أن يكون قدوة يحتذى به، واكتساب التأييد والامتثال من الفريق عن طريق الإقناع بدلاً من التوجيه أو الطلب. ويدرك المديرون المؤثرون العمل الذي يقوم به أعضاء فريقهم على أساس يومي ويشاركون في حياتهم العملية.

أسلوب الإدارة الديمقراطية

يدعو المدير الديمقراطي الفريق للمشاركة بشكل مباشر في صنع القرار. تسمح خطوط الاتصال المفتوحة بين المديرين والموظفين الديمقراطيين لهذه الأنواع من المديرين بفهم المهارات والمزايا التي يجلبها كل موظف إلى الطاولة. تتيح المشاركة المفتوحة وتبادل الأفكار بين مستويات مختلفة من الموظفين للجميع المساهمة في نتيجة قرار أو مشروع.

يكون هذا النمط من الإدارة أكثر نجاحًا عندما يقوم المديرون بتطوير عمليات صنع القرار المنظمة والمبسطة. وإلا فإن قبول المدخلات من الجميع يمكن أن يجعل العملية بطيئة وغير منظمة.

الإدارة بسياسة عدم التدخل

يعمل مدير سياسة عدم التدخل كموجه أكثر من كونه مديرًا. فهذه الطريقة تمكن موظفيها من التقدم واتخاذ القرارات. ويتيح ذلك للفريق الشعور بأنهم يمتلكون جزءًا من كل مشروع بينما يأخذ المدير دور المقعد الخلفي، ويتدخل لتقديم المشورة أو إعادة الأمور إلى مسارها الصحيح عندما يحدث خطأ ما. وخلاف ذلك، فإنهم يقفون جانبًا، مما يسمح لموظفيهم بالازدهار الإبداعي وممارسة قيادتهم الخاصة.

تعرّف أيضًا على أسلوب القيادة الأوتوقراطية هنا.

ثلاثة طبقات من الإدارة

غالبًا ما يكون للشركات والمؤسسات الكبيرة ثلاثة مستويات أساسية للإدارة منظمة في هيكل هرمي. ربما تكون قد سمعت بمصطلحات تشير إلى طبقات الإدارة المختلفة هذه مثل «الإدارة الوسطى» أو «الإدارة العليا».

إدارة المستوى المنخفض

يشمل المديرون ذوو المستوى المنخفض أدوارًا مثل قادة فرق الخط الأمامي، ورؤساء العمال، ورؤساء الأقسام والمشرفين.

وهذا المستوى من الإدارة، وهو الأدنى في الطبقات الثلاث، مسؤول عن الإشراف على العمل اليومي للموظفين أو الموظفين وتزويدهم بالتوجيهات في عملهم.

وغالبًا ما تتضمن مسؤوليات الإدارة ذات المستوى المنخفض ضمان جودة عمل الموظفين، وتوجيه الموظفين في الأنشطة اليومية وتوجيه مشكلات الموظفين عبر القنوات المناسبة. كما أنهم مسؤولون عن الإشراف اليومي والتخطيط الوظيفي لفريقهم، بالإضافة إلى تقديم ملاحظات حول أداء موظفيهم.

الإدارة الوسطى

المديرون المتوسطون – الطبقة التالية في التسلسل الهرمي للإدارة – تشرف عليهم الإدارة العليا. وتشمل الإدارة الوسطى أولئك الذين يعملون في أدوار مدير القسم والمدير الإقليمي ومدير الفرع. كما أن الإدارة الوسطى مسؤولة عن إيصال الأهداف الاستراتيجية التي وضعتها الإدارة العليا إلى مديري الخطوط الأمامية.

وعلى النقيض من الإدارة العليا، يقضي المديرون المتوسطون المزيد من وقتهم في الوظائف التوجيهية والتنظيمية. وهذا يشمل تحديد ومناقشة السياسات الهامة للإدارة الدنيا، وتقديم التوجيه للإدارة ذات المستوى الأدنى لتحقيق أداء أفضل وتنفيذ الخطط التنظيمية بتوجيه من الإدارة العليا.

الإدارة العليا

الإدارة العليا، بما في ذلك الرئيس التنفيذي والرئيس ونائب الرئيس وأعضاء مجلس الإدارة، هم في الطبقة العليا من هذا التسلسل الهرمي الإداري.

وتحتاج الإدارة العليا إلى تحديد الأهداف العامة واتجاه المنظمة. كما تقوم الإدارة العليا بوضع الخطط الإستراتيجية والسياسة على مستوى الشركة واتخاذ القرارات حول اتجاه المنظمة على أعلى مستوى.

وعادةً ما يلعبون أيضًا دورًا أساسيًا في تعبئة الموارد الخارجية ويكونون مسؤولين أمام مساهمي الشركة بالإضافة إلى عامة الناس عن أداء الشركة.

نصائح لتكون مدير أفضل

هناك عدة طرق لتطوير مهاراتك الإدارية، بما في ذلك:

  • التواصل. من المهم التواصل مع فريقك حتى تتمكن من فهم احتياجاتهم وتقييم تقدمهم ومساعدتهم على تحقيق أهدافهم.
  • كن إيجابيًا. يجب أن تكون الشخص الذي يضرب مثالاً يحتذى به لفريقك. كن إيجابيًا أثناء تفاعلك مع فريقك حتى يشعروا براحة أكبر في التواصل معك.
  • تدرب عند الحاجة. قم بتقييم مهارات فريقك ومعرفة ما إذا كان يمكنك تحسين أي مجالات من خلال التدريب. يساعد التدريب أيضًا فريقك على تعلم مهارات جديدة ويعزز النمو.
  • تعاون. بصفتك مديرًا، يجب أن تشعر بالراحة في تفويض المهام، ولكنك تعمل أيضًا مع فريقك لتحقيق الأهداف المشتركة. سيسمح لك التعاون مع فريقك أيضًا بمعرفة ما إذا كان هناك أي شيء يمكنك القيام به لمساعدة زملائك الفرديين أو الفريق ككل.
  • الممارسة. ربما تكون أفضل طريقة لاكتساب مهارات جديدة هي ممارستها في بيئة إدارة واقعية. سيساعدك اكتساب الخبرة أثناء العمل في هذه المهارات على سلم الترقية. ابذل قصارى جهدك لفريقك، واعمل كقائد وعامل فريقك بإنصاف.
هل كان هذا المقال مفيدًا لك؟
لم يعجبني 0
المشاهدات: 25
زر الذهاب إلى الأعلى