السكرتارية

آخر تحديث: 25 ديسمبر، 2020
الوقت المتوقع للقراءة: 10 دقيقة / دقائق

مهام السكرتير الشخصي - السكرتارية

مهام السكرتير الشخصي

يمكن أن تختلف واجبات الوظيفة العامة للسكرتير، ويعرف نوع خاص من السكرتير الذي يعمل حصريًا لشخص واحد باسم السكرتير الشخصي. حيث يلعب هذا الموظف دورًا داعمًا يميل إلى تلبية الاحتياجات المهنية للفرد، وعادة ما يكون مديرًا تنفيذيًا أو قائدًا تنظيميًا مهمًا آخر، بدلاً من مجموعة من الأشخاص داخل المكتب.

وقد تتضمن واجبات الوظيفة المحددة للسكرتير الشخصي الحفاظ على جدول زمني، والاتصال بالبائعين، وحجز السفر، وتنظيم الاجتماعات، والحفاظ على الاتصال بالصحافة، وغير ذلك الكثير.

ويمكن أن يتحول دور السكرتير الشخصي من يوم لآخر مع تغير احتياجات صاحب العمل. وقد يتم تنفيذ الكثير من عمل السكرتير في مكتب، وقد يكون مسؤولاً عن تقديم الأوراق، وتتبع الفواتير وأوراق الدفع الأخرى، والرد على المكالمات الهاتفية ورسائل البريد الإلكتروني، والاجتماع مع العملاء أو زوار المكتب الآخرين، وفي بعض الحالات حتى الإشراف على طاقم مساعدين.

وخارج المكتب، يجوز للسكرتير الشخصي السفر مع صاحب العمل، وحجز حجوزات الفنادق ورحلات الطيران، والاهتمام بالاحتياجات المهنية الأخرى لصاحب العمل أثناء تواجده خارج المكتب.

وفي معظم الحالات، يكون السكرتير الشخصي قد عمل في صناعة أو مكتب معين لسنوات عديدة كسكرتير مبتدئ أو متوسط المستوى قبل التقدم. ويحصل العديد من موظفي السكرتارية على شهادات ما بعد الثانوية من أجل أن يصبحوا مؤهلين بشكل أفضل لشغل مناصب ذات مسؤولية أعلى.

وقد يكون من الضروري أيضًا الحصول على بعض المؤهلات الخاصة بالصناعة؛ هذا مهم بشكل خاص إذا كان السكرتير الشخصي سيتعامل مع الأعمال الورقية التي تتعلق مباشرة بالصناعة.

وفي بيئة طبية مثلاً، قد تحتاج السكرتارية إلى حضور فصل دراسي حول المصطلحات الطبية حتى يفهم أو يفهم المصطلحات المختلفة المستخدمة لتصنيف بعض الأعمال الورقية. ويحتاج السكرتير في القطاع القانوني إلى فهم أنواع مختلفة من المصطلحات القانونية من أجل إدارة الأعمال الورقية أو المراسلات الأخرى التي تتعلق بالوظيفة.

ومن المهم أن يكون السكرتير الشخصي قابلاً للتكيف للغاية، حيث يمكن أن تتغير مسؤولياته من لحظة إلى أخرى. ويمكن أن تكون الوظيفة ضغوطًا عالية إلى حد ما في بعض الأماكن، وسيكون بعض أصحاب العمل أكثر تطلبًا من غيرهم.

لذا تعد القدرة على التواصل بشكل فعال أمرًا ضروريًا، حيث سيقضي السكرتير معظم وقته في التنسيق مع الآخرين، والتفاعل مع الجمهور، وإدارة المراسلات نيابة عن صاحب العمل.

وفي بعض الحالات، قد يحضر السكرتير أكثر من صاحب عمل، مما يعني أنه سيحتاج إلى موازنة أعباء العمل المتعددة.

هل كان هذا المقال مفيدًا لك؟
لم يعجبني 1
المقال التالي: التنظيم الإداري
زر الذهاب إلى الأعلى