السكرتارية

آخر تحديث: 25 ديسمبر، 2020
الوقت المتوقع للقراءة: 10 دقيقة / دقائق

السكرتير التنفيذي - السكرتارية

السكرتير التنفيذي

السكرتير التنفيذي هو الشخص الذي يعمل كمساعد إداري لأحد كبار المسؤولين التنفيذيين. وهذا ليس بصفة عامة منصب سكرتارية مبتدئ. وعادة ما تتطلب هذه الوظيفة سنوات عديدة من الخبرة كسكرتير للمسؤولين رفيعي المستوى في الغالب.

وقد تمتد واجبات وظيفة السكرتير التنفيذي إلى مهام السكرتير التقليدي. وعلى الرغم من أن الخبرة قد تكون عاملاً مساهماً، فقد يحتاج بعض أصحاب العمل إلى تعليم جامعي للحصول على هذا المنصب.

وعادةً ما يكون التخرج من المدرسة الثانوية هو أقل قدر من التعليم المقبول للعمل كسكرتير تنفيذي. وأثناء وجوده في المدرسة الثانوية، قد يكون الفرد قد برع في الدورات التجارية والمتعلقة بالكمبيوتر.

ونظرًا لأن مجال السكرتارية التنفيذية يمكن أن يكون تنافسيًا، فإن الحصول على درجة جامعية يمكن أن يمنح الفرد بعض المزايا لتأمين وظيفة. وقد يختار بعض الأفراد متابعة درجة المنتسبين لمدة عامين، بينما قد يختار البعض الآخر درجة البكالوريوس لمدة أربع سنوات.

ويمكن للعديد من الأشخاص الذين يسعون إلى هذا المنصب كمهنة التسجيل في برنامج متعلق بالأعمال التجارية، مثل إدارة الأعمال أو إدارة المكاتب.

وفي معظم الحالات، يكون السكرتير التنفيذي هو الرجل أو المرأة الذي يشغل منصب مسؤول تنفيذي رفيع المستوى في شركة أو مؤسسة. وغالبًا ما يكون السكرتير هو القوة الدافعة وراء الكواليس، مما يضمن سير العمل بسلاسة على أساس يومي.

وهناك العديد من المهام التي يقوم بها المساعد التنفيذي في هذا المنصب. قد تتضمن بعض المهام الأكثر شيوعًا لهذا النوع من السكرتير كتابة الرسائل نيابة عن رئيسه أو رئيسها، وعمل النماذج، وتجميع جداول البيانات، وأخذ الرسائل.

بالإضافة إلى ذلك، قد يقدم السكرتير الدعم الإداري للمديرين التنفيذيين الآخرين في القسم.

وفي بعض الأحيان، قد يجد السكرتير التنفيذي نفسه داخل قاعة مجلس الإدارة يفعل أكثر من مجرد أخذ دقائق. وقد يتعين على السكرتير الجلوس في اجتماع في غياب رئيسه وتمثيله.

وفي حين أن السكرتير قد يستمع فقط إلى الاجتماع ويدون الملاحظات لتقديمه مرة أخرى إلى المدير، قد يضطر البعض إلى لعب دور نشط، مثل إلقاء خطاب أو تقديم عرض تقديمي.

لهذا السبب، يقضي العديد من الرؤساء وقتًا طويلاً في تدريب السكرتارية للتأكد من أنهم قادرين على تولي منصب قيادي إذا لزم الأمر في غيابه.

وعلى عكس معظم السكرتارية التقليدية، قد يقضي السكرتير التنفيذي وقتًا في ربط أنشطة المدير التنفيذي خارج المكتب. حيث يكون بعض السكرتارية مسؤولين عن إجراء ترتيبات السفر لرئيسهم.

وقد يشمل ذلك جدولة الرحلات الجوية، وإجراء الترتيبات الفندقية وجدولة خدمة السيارات. وفي كثير من الأحيان، قد يقدم السكرتير أيضًا المساعدة للسلطة التنفيذية في القضايا المتعلقة بحياته الشخصية.

على سبيل المثال، قد يقوم السكرتير بجدولة مواعيد الطبيب وإجراء ترتيبات العشاء وتنسيق الاجتماعات خارج المكتب للسلطة التنفيذية.

هل كان هذا المقال مفيدًا لك؟
لم يعجبني 1
المقال التالي: التنظيم الإداري
زر الذهاب إلى الأعلى