المساعد الإداري التنفيذي

آخر تحديث: 12 أكتوبر، 2019
أنت هنا:
الموقع المتوقع للقراءة: 1 دقيقة / دقائق

المساعد الإداري التنفيذي هو الشخص الذي يقدم دعمًا شاملاً للإدارة التنفيذية، عادةً في بيئة الشركات أو الأعمال. ويجوز له العمل حصريًا لمدير واحد أو خدمة فريق من المديرين التنفيذيين، وتكون وظيفته متعددة الأوجه وتتطلب في الغالب مهارات تنظيمية مثالية.

بشكل تقليدي، يُنظر إلى هذا المنصب على أنّه يتولى مسئوليات أكثر بكثير من مجرد وظيفة السكرتير أو المساعد الإداري. وعلى الرغم من أن مهارات السكرتارية مهمة لتكون مساعد إداري تنفيذي ناجح، إلا أن الوظيفة تنطوي أيضًا على التعامل مع أمور العمل اليومية للسلطة التنفيذية، ويمكن لواجبات هذه الوظيفة أن تتشابك مع المساعد الشخصي.

هدف المساعد الإداري التنفيذي

الهدف الرئيسي للمساعد الإداري التنفيذي المختص هو عادةً تسهيل الحياة اليومية للمدير التنفيذي داخل العمل، والعمل على زيادة سلاستها وكفائتها. لذا تتطلب الوظيفة مهارات إدارة الوقت، وتحديد أولويات المشروع، ويمكن أن يكون للمساعد الإداري التنفيذي حق الدخول على التقويم اليومي للمدير حتى يتمكن الإثنين من التخطيط للاجتماعات، والرحلات، والمواعيد الاجتماعية.

عادةً ما يكون المساعد الإداري التنفيذي هو أول جهة اتصال للاتصالات المهنية للسلطة التنفيذية، وهو عادة همزة الوصل بين الإدارة التنفيذية والإدارات الأدنى، وعندما يطلب العملاء الخارجيون أو البائعون الاتصال بالسلطة التنفيذية، يقوم هذا المساعد عادةً بفحص المكالمات الهاتفية، ورسائل البريد الإلكتروني، والزوار غير المجدولين، وترتيب المواعيد الملائمة لرغبات رئيسه.

المهام الإضافية للمساعد الإداري التنفيذي

تشمل المهام الإضافية لأي مساعد إداري تنفيذي ترتيب السفر والإقامة في الفنادق، وإعداد تقارير عن الأنشطة المالية والشركات، وتدريب وإدارة موظفي الدعم من المستوى الأدنى. وغالبًا ما يكون إعداد المذكرات للاتصالات بين الإدارات مطلوبًا من الشخص الذي يشغل هذا المنصب، كما تُعد مراجعة السياسات والإجراءات بانتظام، ومناقشة التغييرات المحتملة فيها عمومًا جزءًا من علاقة المساعد الإداري التنفيذي والمدير التنفيذي.

تجدر الإشارة أيضًا إلى أنّ إبقاء العملاء سعداء يمثل عادةً أولوية قصوى للشخص الذي يشغل هذه الوظيفة، ويجب أن يكون قادرًا على التواصل الفعال مع جميع أنواع الشخصيات، وغالبًا ما تكون الدبلوماسية مطلوبة لتخفيف المواقف الحساسة التي قد تنشأ بسبب تضارب المواعيد، أو سوء الفهم، أو الاختلافات الأساسية في الشخصية.

مهارات الكمبيوتر

يجب أن يمتلك المساعد الإداري التنفيذي مهارات كمبيوتر ممتازة، كما أن مهارات معالجة النصوص تعتبر ذات قيمة مرتفعة في هذا المجال، وعادةً ما يتم الاستعانة بالمساعد من قِبَل رئيسه في إجراء الأبحاث عن المنافسين، والبائعين، وخيارات وجهات السفر. وفي كثير من اتصالاته بالشركة يستخدم البريد الإلكتروني، والرسائل الإلكترونية.

المؤهل للوظيفة

لا يُشترط عادةً الحصول على شهادة جامعية للعمل في هذا المنصب، ولكن يلزم الحصول على شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها، وتعتبر الدورات التدريبية في علوم الكمبيوتر، أو العلاقات العامة، أو إدارة المكاتب مفيدة للغاية، وكذلك وجود خلفية حول الدعم الإداري والتنفيذي.

هل كان هذا المقال مفيدًا لك؟
لم يعجبني 0
المشاهدات: 3

يستخدم هذا الموقع ملفات تعريف الارتباط لتحسين تجربتك. سنفترض أنك موافق على ذلك ، ولكن يمكنك إلغاء الاشتراك إذا كنت ترغب في ذلك. قبول قراءة المزيد