يعمل المساعدون الإداريون عمومًا في إعداد المكاتب، وعندما نتحدث عن أنواع عمل المساعد الإداري يمكن القول بأن هؤلاء عادةً ما يتم توظيفهم ليكونوا مساعدين لأحد كبار المسؤولين أو المديرين أو الرؤساء في الشركة، ويمكن العثور على عمل المساعد الإداري في العديد من الصناعات، بدءًا من العقارات وحتى تطوير المواقع الإلكترونية. وغالبًا ما تتضمن واجباتهم مزيج من المهام الكتابية، والمهام المتخصصة، والمهام الشخصية.
أنواع عمل المساعد الإداري
المهارات التي يحتاجها المساعد الإداري يمكن أن تختلف اختلاف كبير، وذلك لأن احتياجات صاحب العمل أو الشركة قد تكون مختلفة، ويمكن أن يحدث هذا داخل صناعة واحدة حتى. على سبيل المثال، عندما يعمل المساعد الإداري في إحدى شركات الطباعة سوف يحتاج إلى مهارات معينة لأداء مهام معينة، وتختلف هذه وتلك عندما ينتقل للعمل في شركة تطوير عقاري مثلًا. لهذا السبب، غالبًا ما يكون الكشف عن المسئوليات وتقييمها عاملًا مهمًا أثناء مقابلة العمل، حتى عندما يكون الشخص المرشح للوظيفة ذو خبرة في نفس المجال.
المهارات المطلوبة
تشمل جميع أنواع عمل المساعد الإداري تقريبًا على نوع من الواجبات المكتبية، ومن النادر أن تجد منصب مثل هذا لا تهم فيه مهارات الكمبيوتر بالنسبة لصاحب العمل، ويمكن أن تختلف مهارات الكمبيوتر المطلوبة ما بين المعرفة الأساسية بجداول البيانات (جوجل شيت، مايكروسوفت إكسل) ومعالجة النصوص، واستخدام الإنترنت، وفي بعض الحالات قد يُطلب من أي شخص أن يكون ذو خبرة مع برامج أقل شيوعًا، مثل برامج المحاسبة.
المعرفة المتخصصة التي قد تكون مطلوبة تختلف على حسب الصناعة والشركة، في شركة تطوير مواقع الويب مثلًا، قد يتطلب عمل المساعد الإداري بعض المعرفة بالبرمجة وتصميم المواقع، بينما في شركة التطوير العقاري قد يحتاج المنصب أن يكون لدى الشخص كفاءة في مجالات مثل قانون العقارات والجغرافيا.
الخطوط الفاصلة
نظرًا لأن العديد من المهنيين مشغولون طوال الوقت، فقد تصبح الخطوط الفاصلة بين المساعد الإداري والمساعد الشخصي غير واضحة، حيث يشتمل عمل المساعد الإداري عادةً على أداء المهام الشخصية للآخرين، مثل أنشطة الجدولة، أو رفض الدعوات التي لا ترتبط مباشرةً بالعمل، ويمكن أن تتضمن هذه الوظائف مهام مهينة مثل طلب الغداء، والذهاب لاستلامه، أو إرسال واستلام الطلبات الخاصة للمدير، حيث أنّ هذه عادةً مهمة المساعد الشخصي.
داخل بعض الشركات، هناك مستويات مختلفة من المساعدين الإداريين، فقد يكون البعض مؤهلًا بشكل أفضل ويُدفع له أجر أعلى وله ألقاب أهم من الآخرين، ويحدث هذا غالبًا عندما يتجاوز عبء العمل قدرة شخص واحد على إدارته، وعندما تختلف أنواع عمل المساعد الإداري.
