داخل هذا المقال Show
يتم استخدام قيود اليومية لتسجيل معاملة تجارية في السجلات المحاسبية للأعمال التجارية. عادة ما يتم تسجيل قيود اليومية في دفتر الأستاذ العام؛ وبدلاً من ذلك، يمكن تسجيله في دفتر أستاذ فرعي يتم تلخيصه بعد ذلك وتحويله إلى دفتر الأستاذ العام. ثم يتم استخدام دفتر الأستاذ العام لإنشاء البيانات المالية للأعمال.
يتمثل المنطق الكامن وراء قيود اليومية في تسجيل كل معاملة تجارية في مكانين على الأقل (يُعرفان باسم محاسبة القيد المزدوج).
على سبيل المثال، عند إنشاء عملية بيع نقدًا، يؤدي ذلك إلى زيادة كل من حساب الإيرادات والحساب النقدي. أو، إذا اشتريت البضائع على الحساب، فإن هذا يؤدي إلى زيادة كل من حساب المدفوعات وحساب المخزون.
ماذا يُدرج في قيود اليومية؟
يحتوي هيكل إدخال دفتر اليومية على العناصر التالية:
- قد يتضمن سطر العنوان رقم قيد اليومية وتاريخ الإدخال.
- يتضمن العمود الأول رقم الحساب واسم الحساب الذي تم تسجيل القيد فيه. يتم وضع مسافة بادئة لهذا الحقل إذا كان للحساب الجاري قيده.
- يحتوي العمود الثاني على مبلغ الخصم المراد قيده.
- يحتوي العمود الثالث على مبلغ الائتمان المراد قيده.
- قد يتضمن سطر التذييل أيضًا وصفًا موجزًا لسبب القيد.
وبالتالي، فإن التنسيق الأساسي لقيود اليومية هو:
| مدين | دائن | |
| اسم الحساب/الرقم | 00,000 | |
| اسم الحساب/الرقم | 00,000 |
القواعد الهيكلية لقيد اليومية هي أنه يجب أن يكون هناك عنصرين على الأقل في قيود اليومية، وأن المبلغ الإجمالي الذي تدخله في عمود الخصم يساوي المبلغ الإجمالي الذي تم إدخاله في عمود الائتمان.
عادةً ما يتم طباعة قيود اليومية وتخزينها في مجلد المعاملات المحاسبية، مع إرفاق مواد احتياطية تبرر القيد. يمكن الوصول إلى هذه المعلومات من قبل المدققين الخارجيين كجزء من تحقيقهم في نهاية العام للبيانات المالية للشركة والأنظمة ذات الصلة.
أنواع قيود اليومية
هناك عدّة أنواع من قيود اليومية، كما ستجد في الأسفل.
قيد اليومية المعدل
يتم استخدام القيد المعدل في نهاية الشهر لتغيير البيانات المالية لجعلها متوافقة مع الإطار المحاسبي ذي الصلة، مثل مبادئ المحاسبة المقبولة عمومًا أو معايير التقارير المالية الدولية.
على سبيل المثال، يمكن أن تتراكم عليك أجور غير مدفوعة في نهاية الشهر إذا كانت الشركة على أساس الاستحقاق المحاسبي.
قيد اليومية المركب
قيد اليومية المركب هو إدخال يتضمن أكثر من سطرين من الإدخالات. يتم استخدامه بشكل متكرر لتسجيل المعاملات المعقدة، أو عدة معاملات في وقت واحد.
على سبيل المثال، عادةً ما يحتوي قيد اليومية لتسجيل كشوف المرتبات على العديد من السطور، نظرًا لأنه يتضمن تسجيل العديد من الالتزامات الضريبية واستقطاعات الرواتب.
قيد اليومية العكسي
عادةً ما يكون قيد اليومية العكسي عبارة عن قيد معدّل يتم عكسه اعتبارًا من بداية الفترة التالية، عادةً لأنه كان من المقرر أن يتم استحقاق المصروفات في الفترة السابقة، ولم تعد هناك حاجة إليه.
وبالتالي، يتم عكس استحقاق الأجر في الفترة السابقة في الفترة التالية، ليتم استبداله بنفقات الرواتب الفعلية.
أفضل ممارسات قيود اليومية
بشكل عام، لا تستخدم قيود اليومية لتسجيل المعاملات الشائعة، مثل فواتير العملاء أو فواتير المورد. يتم التعامل مع هذه المعاملات من خلال وحدات برمجية متخصصة تقدم نموذجًا قياسيًا عبر الإنترنت ليتم ملؤه.
بمجرد ملء النموذج، يقوم البرنامج تلقائيًا بإنشاء السجل المحاسبي. وبالتالي، لا يتم استخدام قيود اليومية لتسجيل الأنشطة ذات الحجم الكبير.
عندما تقوم بإنشاء قيد اليومية نفسه على أساس متكرر، فمن المنطقي إعداد قالب له في برنامج المحاسبة. يحتوي هذا النموذج على الحسابات المخصومة والائتمانية عادةً، بحيث يمكنك تعبئتها بسهولة عند إنشاء إدخال جديد. لا يعتبر استخدام القوالب فعالاً فحسب، بل إنه يقلل أيضًا من الأخطاء.
يجب الاحتفاظ بقيود اليومية والوثائق المرفقة لعدد من السنوات، على الأقل حتى لا تكون هناك حاجة لتدقيق البيانات المالية للشركة. يجب تضمين الحد الأدنى لفترة قيود اليومية في سياسة أرشفة الشركة.
