إدارة أصول تكنولوجيا المعلومات هي إدارة جميع موارد تكنولوجيا المعلومات لشركة أو مؤسسة ما، وتشير موارد تكنولوجيا المعلومات إلى كل من الأجهزة والبرامج التي تستخدمها المؤسسات لإجراء الأعمال.
يمكن أن تشمل أصول الشركة معدات الكمبيوتر، والمعدات المحمولة، والمعدات الرقمية وتطبيقات البرمجيات، وتعد المحاسبة بشكل صحيح لأصول العمل مهمة أساسية للشركات والمؤسسات، لكن تتبع الأصول قد يكون أمرًا صعبًا.
عند تطوير عملية إدارة أصول تكنولوجيا المعلومات ، يجب أن تتخذ الشركات الخطوات التالية: إجراء جرد شامل، وإجراء مراجعة تخطيط رأس المال، واستخدام برنامج إدارة الأصول، ومراجعة عملية إدارة أصول تكنولوجيا المعلومات نفسها.
إدارة أصول تكنولوجيا المعلومات
تتمثل إحدى الخطوات الأولى في إدارة أصول تقنية المعلومات في تحديد الأصول التي تمتلكها الشركة أو المؤسسة، وأفضل طريقة لإكمال هذه الخطوة هي إجراء جرد شامل لجميع أصول تكنولوجيا المعلومات ذات الصلة.
تتبع الشركات عادةً معدات الأجهزة التالية: الخوادم، وأجهزة الكمبيوتر، وأجهزة الكمبيوتر المحمولة، والشاشات، والطابعات، وأجهزة الفاكس، والماسحات الضوئية.
وعندما يتعلق الأمر بجرد البرامج، يجب أن تسجل الأعمال تطبيقات البرامج التي تملكها، وعدد التراخيص المرتبطة بكل برنامج، وتتمثل أسهل طريقة لجرد هذه العناصر في تعيين رقم لكل أصل وتسجيل موقعه.
الهدف الأساسي لإدارة أصول تكنولوجيا المعلومات هو مراقبة موارد تكنولوجيا المعلومات الخاصة بالمؤسسة والتأكد من أن ميزانية تكنولوجيا المعلومات الخاصة بالمؤسسة يتم إنفاقها بحكمة.
هناك طريقة جيدة لتحقيق هذا الهدف وهي إجراء مراجعة لتخطيط رأس المال، حيث تساعد هذه المراجعة في وضع خطة تنظيمية لعمليات شراء المعدات الكبيرة لاستبدال معداتها الحالية لأنها أصبحت قديمة أو مكسورة.
وبهذه الطريقة، يمكن للمؤسسات إدخال معدات جديدة تدريجيًا وتوزيع التكاليف على مدى عدة سنوات بدلاً من استيعابها جميعًا مرة واحدة.
اقرأ أيضًا:
- ما هي أكبر شركات إدارة الأصول حول العالم؟
- كيف تعمل شركات إدارة الأصول؟ معلومات عن إدارة الأصول للمبتدئين
إن إجراء عملية الجرد ومراجعة تخطيط رأس المال يمكن تسهيلهما باستخدام برنامج إدارة الأصول. بدلاً من الاحتفاظ بالمخزون على الورق أو في جدول بيانات، يمكن للمؤسسات إدخال معلومات المخزون الخاصة بها في النظام.
يمكن للنظام تتبع أصول تكنولوجيا المعلومات بدءًا من دخولها إلى خروجها، ويمكن تهيئة بعض الأنظمة لاكتشاف أجهزة أو برامج جديدة تضاف إلى الشبكة.
بالإضافة إلى ذلك، يمكن للنظام تتبع ما إذا كانت المؤسسة تستخدم رخص برامجها بشكل مفرط أم لا، ويمكن للمؤسسات خفض التكاليف من خلال عدم شراء التراخيص غير المستخدمة، ويمكنها أيضًا تجنب العقوبات التي تأتي مع انتهاك اتفاقيات الترخيص.
بعد كل دورة من إدارة أصول تكنولوجيا المعلومات، قد يكون من المفيد مراجعة عملية إدارة الدورة نفسها.
حيث يمكن للمؤسسات ضمان أن تكون عمليتها فعالة وتتتبع أصول العمل الضرورية وبعد بضع دورات، قد تلاحظ المنظمات أنها لا تحتاج إلى تتبع أصول معينة ولكنها تحتاج إلى تتبع أصول أخرى.
