الإدارة الفعّالة للمعلومات هي مجال أعمال يقوم بتحليل أنواع مختلفة من المعلومات لاستخدامها كمورد لتحسين عمليات الأعمال.
يمكن جمع المعلومات وتحليلها بشكل إلكتروني أو يدوي. عادةً ما تشمل إدارة المعلومات في بيئة الأعمال الحالية إدارة البيانات وتكنولوجيا المعلومات أو أقسام علوم الحاسوب في الشركات.
عادةً ما تساعد هذه الأقسام الشركات في التحكم في كمية المعلومات المجمعة أو المجمعة من خلال استخدام وسائل إلكترونية. وعادةً ما يتم تنفيذ التحليل بشكل إلكتروني أيضًا.
يمكن جمع بيانات الإدارة الفعّالة للمعلومات من مصادر الأعمال الداخلية أو الخارجية. قد تشمل مصادر المعلومات الداخلية للأعمال إدارة المحاسبة والإنتاج والإدارة التنفيذية أو إدارة الموارد البشرية.
ومن بين مصادر المعلومات الخارجية للأعمال غالبًا السوق الاقتصادية والمنافسين والمنظمات الوطنية أو غرفة التجارة المحلية.
عادةً ما تقوم الشركات بتطوير عمليات جمع المعلومات استنادًا إلى احتياجات عملياتها وبيئة الأعمال الخاصة بها. قد يعيق محاولة استخدام عملية جمع المعلومات الجاهزة أو القياسية قدرة الشركة على جمع المعلومات بفعالية لاتخاذ القرارات الأعمال.
قد تقوم الشركات أيضًا بتطوير استراتيجيات جمع معلومات منفصلة للأقسام أو الشعب المختلفة في الشركة. إن الإدارة الفعّالة للمعلومات فعّالة فقط بقدر نظام استخدامها في جمع المعلومات.
قد يعيق جمع كمية كبيرة من المعلومات أو جمع معلومات غير متعلقة بالقرارات التجارية أو الفرص الحالية قدرة الشركة على اتخاذ قرارات تجارية قوية. قد تستخدم الشركات أيضًا الإدارة الفعّالة للمعلومات لتصحيح مشاكل أو قضايا في عمليات الأعمال.
قد يعيق جمع المعلومات غير الدقيقة أو غير الموجودة في الوقت المناسب من خلال عملية إدارة المعلومات الشركات أيضًا من تصحيالإدارة الفعّالة للمعلومات هي مجال أعمال يحلل مختلف أنواع المعلومات لاستخدامها كمورد يعزز عمليات الأعمال.
يمكن جمع المعلومات وتحليلها إلكترونيًا أو يدويًا. تشمل إدارة المعلومات في بيئة الأعمال الحالية عادةً إدارة البيانات وتكنولوجيا المعلومات أو أقسام علوم الحاسوب في الشركات.
اقرأ: ما هي أفضل نصائح إدارة أصول تكنولوجيا المعلومات
تساعد هذه الأقسام عادةً الشركات في التحكم في كمية المعلومات المجمعة من خلال استخدام وسائل إلكترونية. ويتم التحليل عادةً بشكل إلكتروني أيضًا.
يمكن جمع بيانات الإدارة الفعّالة للمعلومات من مصادر الأعمال الداخلية والخارجية. تشمل مصادر المعلومات الداخلية للأعمال عادةً إدارة المحاسبة والإنتاج والإدارة التنفيذية وإدارة الموارد البشرية.
تشمل مصادر المعلومات الخارجية للأعمال غالبًا السوق الاقتصادي والمنافسين والمنظمات الوطنية أو غرفة التجارة المحلية.
تطوّر الشركات عادةً عمليات جمع المعلومات استنادًا إلى احتياجات عملياتها وبيئة الأعمال الخاصة بها. قد يعيق استخدام عملية جمع المعلومات القائمة أو القياسية قدرة الشركة على جمع المعلومات بفعالية لاتخاذ القرارات الأعمال.
تطوّر الشركات أيضًا استراتيجيات جمع معلومات منفصلة لأقسامها أو تقسيماتها المختلفة. إن فعالية إدارة المعلومات تعتمد على نظام جمع المعلومات المستخدم.
جمع كمية كبيرة من المعلومات أو جمع معلومات غير ذات صلة بالقرارات التجارية أو الفرص المتاحة قد يعيق قدرة الشركة على اتخاذ قرارات تجارية قوية. يمكن أن تستخدم الشركات أيضًا الإدارة الفعّالة للمعلومات لتصحيح مشاكل أو قضايا في عمليات الأعمال.
إن جمع معلومات غير دقيقة أو غير موجودة في الوقت المناسب من خلال عملية إدارة المعلومات قد يعيق الشركات أيضًا من تصحيح المشاكل أو القضايا.
مبادئ الإدارة الفعّالة للمعلومات
تركز الإدارة الفعّالة للمعلومات على بضعة مبادئ أساسية للحصول على أقصى استفادة من المعلومات المتاحة:
- تحديد الأهداف: يجب تحديد الأهداف المحددة لإدارة المعلومات الفعّالة، ومن ثم تحديد المعلومات المطلوبة لتحقيق تلك الأهداف. يساعد ذلك في توجيه جهود جمع وتحليل المعلومات في الاتجاه الصحيح.
- جمع المعلومات: يتعين تطوير عملية جمع المعلومات التي تضمن جمع البيانات المطلوبة بطريقة فعّالة وفي الوقت المناسب. يتطلب ذلك تحديد المصادر المناسبة واستخدام أدوات وتقنيات جمع البيانات المناسبة.
- تحليل المعلومات: بعد جمع المعلومات، يجب تحليلها للحصول على البيانات القيمة والنقاط الرئيسية. يمكن استخدام تقنيات التحليل المختلفة مثل الإحصاءات، والتحليل الكمي، والتحليل النصي لاستخلاص المعرفة والرؤى الهامة.
- التخزين والاحتفاظ: يجب تنظيم وتخزين المعلومات المحللة بطريقة منظمة وآمنة. يمكن استخدام أنظمة إدارة قواعد البيانات وتقنيات التخزين السحابي للحفاظ على المعلومات وتسهيل الوصول إليها في المستقبل.
- توزيع المعلومات: يجب توزيع المعلومات والرؤى الهامة للأشخاص المعنيين في المؤسسة. يمكن استخدام أنظمة إدارة المحتوى والتقارير والتحليلات المرئية لمشاركة المعلومات بشكل فعّال وتسهيل اتخاذ القرارات.
- الأمان والخصوصية: يجب حماية المعلومات والحفاظ على الخصوصية. يتوجب تطبيق سياسات وإجراءات أمنية قوية للوقاية من الاختراقات والتسريبات، وضمان الامتثال للقوانين واللوائح ذات الصلة بحماية البيانات.
- المراقبة والتقييم: يجب مراقبة أداء عملية إدارة المعلومات وتقييمها بشكل منتظم. يساعد ذلك في تحديد النجاحات والتحسينات الممكنة وضمان استمرارية العمليات.
باستخدام هذه المبادئ، يمكن للشركات تعزيز إدارة المعلومات الفعّالة والاستغلال البيانات بشكل أفضل لاتخاذ القرارات الذكية وتحسين أداء المؤسسة بشكل عام.
إدارة المعلومات الفعّالة تعد عملية مستمرة ومتطورة، تتطلب الالتزام المستمر بالممارسات الجيدة واستخدام التكنولوجيا المناسبة لتحقيق النجاح في استخدام المعلومات.
