ما هي وظائف ومهام مشرف المكتب؟

اعتمادا على نوع المكتب، قد يكون مشرف المكتب لديه العديد من المسؤوليات الوظيفية المختلفة.

وعادةً ما يكون المشرف على المكتب مسؤولاً عن إدارة موظفي المكاتب الآخرين وكذلك إدارة المكتب، بما في ذلك مهام مثل إنشاء الجداول الزمنية، وتوظيف وتدريب الموظفين الجدد، والحفاظ على اللوازم المكتبية والمعدات، وغيرها.

وسيقوم المشرف على المكتب عادة بالتواصل مع الإدارة العليا وإبلاغها بالمستجدات في العمل.

يمكن أن يعمل مشرف المكتب في أي مكتب من متوسط الحجم إلى مكتب كبير مع عدد من الموظفين الإداريين.

سوف يحتاج إلى مهارات تنظيمية ممتازة، فضلاً عن القدرة على العمل بشكل جيد مع الآخرين، وتوفير خدمة العملاء إذا لزم الأمر.

ويحتاج المشرف إلى أن يكون قادراً على خلق جداول العمل التي تلبي احتياجات الأعمال التجارية، وكذلك أن تأخذ في الاعتبار طلبات الموظفين، مثل وقت العطلة أو الوقت المرضي.

قد يحتاج المشرف أيضاً إلى جدولة الاجتماعات أو الأحداث الأخرى للشركات، فضلاً عن اتخاذ دقائق الاجتماع.

ومن المهم أن يقوم المشرف على المكتب بمعرفة وفهم جميع وظائف واحتياجات المكتب. ويحتاج إلى أن يكون قادراً على تمرير هذه المعلومات جنباً إلى جنب مع الموظفين الآخرين، وفهم كم من الوقت يجب أن تأخذ كل مهمة على حدة.

ولأنه قد يطلب من المشرف على المكتب مساعدة الإدارة في توظيف موظفين جدد، من الضروري أن تكون هناك فكرة واضحة عن المهارات المطلوبة للنجاح في بيئة مكتبية معينة. ومن الضروري أيضاً ضمان عدم تكرار المهام الوظيفية، وأن كل موظف ضروري.

مهام يومية

على أساس يومي، يحتاج المشرف إلى التأكد من أن كل موظف يعمل على المهمة، والحفاظ على سياسات الشركات لقضايا مثل السلوك والملبس.

إذا نشأت أي مشاكل بين الموظفين أو مع العملاء، يجب على المشرف أن يكون على استعداد للمساعدة في حل المشكلة.

وسيحتاج مشرف المكتب أيضاً إلى صيانة المعدات في المكتب، مثل آلات النسخ أو أجهزة الكمبيوتر، فضلاً عن تتبع الإمدادات التي يلزم طلبها.

قد تشمل المهام الأخرى مسك الدفاتر، والواجبات المحاسبية، والحفاظ على نظام الملفات، والرد على الهواتف، وتلقي وإرسال بريد المكتب، من بين أمور أخرى.

قد يتطلب كل مكتب مجموعة مختلفة من المهام من المشرفين والموظفين الإداريين، ويجب أن يكون المشرف قادراً على القيام بعملهم في الوقت الذي يكون فيه قائد جيد للموظفين الآخرين.

ومن المهم أن يكون المشرف قادراً على الاستماع إلى اهتمامات الموظفين الآخرين، وأفكارهم، واقتراحاتهم، وابتكار طرق لحل المشاكل، ونقل المخاوف الهامة إلى الإدارة العليا.

نشرة المال والأعمال

انضم إلى المئات من رجال الأعمال والمهنيين وأصحاب المشروعات الصغيرة، واحصل على أحدث المقالات المختصة بإدارة المال والأعمال دورياً

شكراً لك، ومرحباً في قائمتنا المميزة.

شيء ما خاطئ.