قبل بضعة عقود، كان أقوى جهاز كمبيوتر يحتاجه أي عمل هو آلة حاسبة إلكترونية. ومع ذلك، في القرن الحادي والعشرين، تعد أجهزة الكمبيوتر أداة لا غنى عنها لأي عمل تجاري. فهي مهمة بطرق لا تعد ولا تحصى – للتواصل داخليًا وخارجيًا – بالإضافة إلى دفع الفواتير وإرسال الفواتير وطلب الإمدادات. ومع ذلك، فإن الاعتماد على أجهزة الكمبيوتر له عيوب، لكنها قيمة للغاية بالنسبة للشركات لدرجة أنّه لم يعد بالإمكان إدارة شركة بدونها.
انتشار التجارة الإلكترونية في كل مكان
قبل ظهور الكمبيوتر لم يكن هناك أي وجود لعبارة “التجارة الإلكترونية” والآن أصبحت التجارة الإلكترونية راسخة بقوة كمحرك رئيسي في الاقتصاد.
حيث تمكّن عمالقة مثل أمازون من النجاح في التجارة الإلكترونية دون أي متاجر تقليدية، وتسهّل مواقع الويب والنشرات الإخبارية والبريد الإلكتروني من الترويج لنفسك بحيث يمكنك جذب عدد أكبر من العملاء المحتملين وبتكلفة أقل بكثير من استخدام طرق الترويج التقليدية.
حيث يمكن للعملاء تقديم الطلبات أو الأسئلة عبر الإنترنت لشركتك أو طلب منتجاتك على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع. ويمكن أن تؤدي التجارة الإلكترونية إلى عدد أكبر من المبيعات في غضون فترة زمنية أقصر، ولكن بدون أجهزة الكمبيوتر، لن يكون هذا ممكنًا.
أدوات الاتصال والمراسلة
توفر أجهزة الكمبيوتر مجموعة مذهلة من أدوات الاتصال، مثل البريد الإلكتروني وجلسات الدردشة والمراسلة الفورية و Slack وخدمة اتصالات المؤسسة والمزيد. لكن في الواقع فإن التكنولوجيا المستخدمة ليست الأهم، ولكنه الاتصال المدعوم بالتكنولوجيا. حيث يمكن للمتعاونين في جميع أنحاء العالم العمل على مشروع واحد دون مقابلة بعضهم البعض شخصيًا. ويمكن أن يوفر موقع wiki الخاص بالمشروع الوقت عن طريق تخزين إجابات الأسئلة الأكثر شيوعًا.
وفي حالات الطوارئ، يمكن لمديري الأزمات الاتصال بكل من يحتاج إلى إبلاغه بأي أخبار أو تطورات بشكل أسرع مما كان عليه في الماضي القريب، عندما كان جهاز الاتصالات الوحيد المتطور هو الهاتف.
زيادة كفاءة الأعمال
في الآونة الأخيرة – قبل بضعة عقود – اعتمدت العديد من المهام بالكامل على الجهد البشري، على الرغم من أن هذه كانت مدعومة بآلة إضافة أو آلة كاتبة. وفي القرن الحادي والعشرين، تعمل أجهزة الكمبيوتر على تحسين كفاءة الأعمال من خلال تسريع المهام الروتينية.
ويمكن لهذه الآلات تنسيق الخطاب أو التدقيق الإملائي لمستند أو إدخال بيع أحد الأصول في حسابات الأعمال بسهولة وأسرع من أي وقت مضى. كما تتعقب أجهزة الكمبيوتر ما يجب القيام به ومتى.
تخزين المستندات والبيانات
لا تزال الشركات بحاجة إلى تقديم الأوراق، ولكن الكثير من العمل “الورقي” موجود على هيئة أجزاء رقمية. يوفر هذا قدرًا هائلاً من المساحة التي كانت ستخصص لولا ذلك لتخزين الملفات المادية.
وتوفر الأنظمة الرقمية أيضًا كفاءة تنظيمية أكبر، حيث يمكن للمستخدمين استرداد مستند من مكاتبهم دون الحاجة إلى إرسال سكرتير إلى غرفة ملفات واسعة للبحث عن المستند. وإذا احتاجت المستندات إلى التحرير، فمن الأسهل القيام بذلك عندما تكون المستندات موجودة فقط على هيئة بايت من البيانات.
مخاطر جديدة
بالنسبة لمعظم الشركات، فإن أهمية أجهزة الكمبيوتر ليست دائمًا ميزة. نظرًا لأن عالم الأعمال أصبح أكثر اعتمادًا على أجهزة الكمبيوتر، فإن هذا الاعتماد يخلق نقاط ضعف جديدة. في الآونة الأخيرة – منذ عقدين أو ثلاثة عقود – تطلبت سرقة المعلومات أن يمتلك الجاني الوثيقة في حيازته المادية لفترة كافية لنسخ المستند. الآن، يحتاج الجاني المحتمل فقط إلى الوصول إلى شبكة الشركة.
والموظف الذي تتم كتابة كلمة المرور الخاصة به ويمكن الوصول إليه بسهولة من قبل أي شخص يدخل المكتب هو هدية للمتسلل. حيث يمكن لهذا الشخص العثور بسهولة على معلومات سرية للغاية عن الشركة.
