إدارة المشتريات هي المسؤولة عن إدارة النشاط الشرائي للمنظمة. وهناك نوعان من إدارات الشراء أو المشتريات: المركزية، وغير المركزية.
في النموذج المركزي، جميع طلبات الحصول على المواد أو السلع هي مركز لهذه الإدارة. أما في النموذج اللامركزي، يمكن للإدارات الفردية القيام بمشترياتها الخاصة.
بغض النظر عن النموذج التنظيمي المستخدم، يخضع نشاط الشراء لمزيد من التدقيق والمراجعة أكثر من أي عملية أخرى.
ويجب أن يستند استخدام موارد الشركة لشراء السلع، والخدمات إلى التقيد بسياسات، وإجراءات محددة لتقليل فرصة الاحتيال أو السرقة.
عادة، يتم مراقبة نوع النشاط من قبل قسم المحاسبة والمراجعة الداخلية.
وفي إدارة المشتريات، يكون المدير مسؤولاً عن التخطيط الاستراتيجي، ووضع السياسات، وتقديم مشورة المشتريات إلى الإدارة العليا.
ولدى معظم المنظمات مسئولوا المشتريات مسؤولون عن إدارة عملية تقديم العروض، وتقديم العطاءات، والعمليات الأخرى ذات الصلة.
أصغر منصب في إدارة المشتريات يكون المشتري. وعادةً ما يكون المشتري مسؤولاً عن سلعة أو نوع منتج معين.
ويقوم هو أو تقوم هي بإصدار طلبات الشراء، والطلبات للموردين المعتمدين، على أساس الاحتياجات الداخلية.
الغرض الرئيسي من إدارة المشتريات
والغرض الرئيسي من إدارة المشتريات هو إدارة العملية المستخدمة لشراء السلع والخدمات من قبل المنظمة.
التخطيط المتقدم، وشراء المجموعات، والتفاوض على الأسعار، هي جميع الاستراتيجيات المستخدمة لخفض التكاليف وزيادة الربحية.
وفي معظم المنظمات، يستخدم تنفيذ استراتيجيات المشتريات لتخفيض التكاليف العامة، والتكاليف التشغيلية دون المساس بالخدمات المقدمة إلى العملاء.
من أجل التأهل للحصول على وظيفة في إدارة المشتريات، تتطلب معظم المنظمات الحد الأدنى دبلومة في مجال الأعمال التجارية، والمشتريات، وإدارة الأعمال، أو مجال ذات الصلة.
من أجل أن تصبح مسئول المشتريات، أو مدير المشتريات، غالباً ما يكون ضرورياً وجود شهادة جامعية أو شهادة مهنية بذلك. وتحتل هذه المناصب درجة أكبر من المسؤولية، والكثير من الشركات تحتاج إلى مزيد من التعليم بالنسبة للمرشح للوظيفة.
وقد أدت الزيادة في استخدام التكنولوجيا في مجال الأعمال التجارية إلى تطوير واعتماد عمليات الشراء الإلكتروني أو عمليات الإنتاج الإلكتروني.
باستخدام الإنترنت، يمكن للشركات شراء المنتجات من مواقع الموردين، وتقديم الطلب إلكترونياً، وتلقي الفواتير إلكترونياً.
هذه العملية تقلل من أوجه القصور، وتقلل التكاليف لكل من المورد والعميل، وتزداد شعبية بين الأعمال.
وفي العديد من الشركات، فإن الانتقال إلى المشتريات الإلكترونية بطيء، نظراً لتعقيد التكنولوجيا، والتغيير الكامل في عملية الأعمال المطلوبة. ومع ذلك، من المتوقع أن ينمو هذا المجال من المشتريات، بسبب الوفورات المحتملة في التكاليف، وزيادة الكفاءة.
