إذا كنت تتساءل “كيف تكون مساعد إداري ناجح؟” يجب أولًا معرفة بعض الأمور حول هذا المنصب، فالمساعدون الإداريون هم قلب الأعمال.
يحافظ المساعد الإداري على سلاسة عمل المكتب، ويتعاملون مع كل شيء بدءًا من الأعمال المكتبية الروتينية إلى إدارة الجداول التنفيذية، وتخطيط الأحداث، واستكشاف الأخطاء وإصلاحها، والبحث عن طرق لتبسيط الكفاءة.
وفي هذا المقال قمنا بتجميع ست نصائح حول كيفية الانتقال من كونك مساعدًا إداريًا جيدًا إلى مساعد إداري ناجح!
كن متواصلًا رائعًا
يمتلك المساعدون الإداريون الناجحون مهارات اتصال ممتازة، كتابية ولفظية. وغالبًا ما يتم تكليف المساعدين الإداريين الكبار بمهمة التعامل مع المراسلات والتحدث إلى العملاء والتعامل مع الجمهور وشركاء الأعمال والموردين، وقد يصبحون وجهًا وصوتًا للمؤسسة.
من خلال استخدام القواعد الصحيحة وعلامات الترقيم، والتحدث بوضوح، يساعد المساعدون الإداريون الأشخاص – داخل وخارج الشركة – على أداء مهامهم باحترافية وكفاءة.
التنظيم هو الحل
يقوم المساعدون الإداريون بالكثير من المهام في أي وقت: مثل مشاريعهم الخاصة، واحتياجات المديرين التنفيذيين، والملفات، والأحداث، وما إلى ذلك.
ولا يملك هؤلاء المحترفون وقتًا يضيعونه في إعادة العمل أو الازدواجية، لذلك يجب عليهم تطوير أساليب فعالة للاحتفاظ كل شيئ تحت الطلب.
يتضمن ذلك التقويمات وجداول العمل والمواعيد النهائية والأنظمة التي تؤثر على الآخرين في العمل. ومن المزايا الرائعة للتنظيم أنه يقلل من التوتر من خلال ضمان عدم سقوط الأشياء من خلال الثغرات وإتمام هذا العمل في الوقت المناسب.
انتبه جيدًا إلى التفاصيل
تعتبر الأنظمة الفعالة التي تعمل مثل الآلة المزيتة جيدًا ضرورية للحفاظ على عمل الأعمال بسلاسة.
لذا يراقب المساعدون الإداريون الكبار عن كثب جميع الأجزاء المتحركة التي تحافظ على حدث أو اجتماع أو مشروع في مساره، بدءًا من تقديم دعم التخطيط إلى ضمان توفر الموارد عند الحاجة، إلى التأكد من إطلاع جميع أعضاء الفريق و على استعداد للقيام بدورهم.
التفوق في إدارة الوقت
من أهم المهارات التي تفصل بين المساعدين الإداريين في مكتب الأعمال الجيد وبين العظماء قدرتهم على إدارة وقتهم بشكل فعال. فهم لا يتحملون مسؤولية تتبع وقتهم فحسب، بل مسؤولية تتبع وقت رئيسهم أيضًا.
نظرًا لوجود العديد من المشاريع والتسليمات على لوحة المساعد الإداري، يحتاج هذا المحترف إلى أن يكون قادرًا على تحديد ما لديه من الوقت لإنجاز نفسه وأين سيحتاج إلى تقديم مساعدة إضافية.
إدارة الوقت هي آلية بقاء تمنع المساعدين الإداريين من التمدد بشكل كبير عند تكليفهم بمهام معقدة متعددة.
توقع الحلول قبل وجود مشكلة
أفضل المساعدين الإداريين قادرون على توقع احتياجات الآخرين في المكتب – وخاصة رؤسائهم – دون أن يطلب منهم ذلك.
ويأخذون المبادرة، ويدفعون المشاريع إلى الأمام بدلاً من التراجع عن الاتجاه خطوة بخطوة.
هذا النوع من التبصر والتفكير الذي يركز على الأعمال والقدرة على العمل بشكل مستقل يجعل المساعد الإداري لا يقدر بثمن بالنسبة للمؤسسة.
إظهار سعة الحيلة
تعد القدرة على التفكير خارج الصندوق وأثناء التنقل واحدة من أهم السمات التي يمارسها أفضل المساعدين الإداريين.
ستكون هناك دائمًا تحديات وظروف وتغييرات غير متوقعة، لذلك هناك طلب دائمًا على شخص يمكنه القفز إلى تصحيح الأخطاء والارتجال لحل كارثة محتملة.
هذا النوع من القدرة على التكيف السريع والقيادة الواضحة يجعل المساعدين الإداريين العظماء يبرزون من بين الحشود.
