كيف تكون مساعد إداري ناجح؟

إذا كنت تتساءل “كيف تكون مساعد إداري ناجح؟” يجب أولًا معرفة بعض الأمور حول هذا المنصب، فالمساعدون الإداريون هم قلب الأعمال.

يحافظ المساعد الإداري على سلاسة عمل المكتب، ويتعاملون مع كل شيء بدءًا من الأعمال المكتبية الروتينية إلى إدارة الجداول التنفيذية، وتخطيط الأحداث، واستكشاف الأخطاء وإصلاحها، والبحث عن طرق لتبسيط الكفاءة.

وفي هذا المقال قمنا بتجميع ست نصائح حول كيفية الانتقال من كونك مساعدًا إداريًا جيدًا إلى مساعد إداري ناجح!

كن متواصلًا رائعًا

يمتلك المساعدون الإداريون الناجحون مهارات اتصال ممتازة، كتابية ولفظية. وغالبًا ما يتم تكليف المساعدين الإداريين الكبار بمهمة التعامل مع المراسلات والتحدث إلى العملاء والتعامل مع الجمهور وشركاء الأعمال والموردين، وقد يصبحون وجهًا وصوتًا للمؤسسة.

من خلال استخدام القواعد الصحيحة وعلامات الترقيم، والتحدث بوضوح، يساعد المساعدون الإداريون الأشخاص – داخل وخارج الشركة – على أداء مهامهم باحترافية وكفاءة.

التنظيم هو الحل

يقوم المساعدون الإداريون بالكثير من المهام في أي وقت: مثل مشاريعهم الخاصة، واحتياجات المديرين التنفيذيين، والملفات، والأحداث، وما إلى ذلك.

ولا يملك هؤلاء المحترفون وقتًا يضيعونه في إعادة العمل أو الازدواجية، لذلك يجب عليهم تطوير أساليب فعالة للاحتفاظ كل شيئ تحت الطلب.

يتضمن ذلك التقويمات وجداول العمل والمواعيد النهائية والأنظمة التي تؤثر على الآخرين في العمل. ومن المزايا الرائعة للتنظيم أنه يقلل من التوتر من خلال ضمان عدم سقوط الأشياء من خلال الثغرات وإتمام هذا العمل في الوقت المناسب.

انتبه جيدًا إلى التفاصيل

تعتبر الأنظمة الفعالة التي تعمل مثل الآلة المزيتة جيدًا ضرورية للحفاظ على عمل الأعمال بسلاسة.

لذا يراقب المساعدون الإداريون الكبار عن كثب جميع الأجزاء المتحركة التي تحافظ على حدث أو اجتماع أو مشروع في مساره، بدءًا من تقديم دعم التخطيط إلى ضمان توفر الموارد عند الحاجة، إلى التأكد من إطلاع جميع أعضاء الفريق و على استعداد للقيام بدورهم.

التفوق في إدارة الوقت

من أهم المهارات التي تفصل بين المساعدين الإداريين في مكتب الأعمال الجيد وبين العظماء قدرتهم على إدارة وقتهم بشكل فعال. فهم لا يتحملون مسؤولية تتبع وقتهم فحسب، بل مسؤولية تتبع وقت رئيسهم أيضًا.

نظرًا لوجود العديد من المشاريع والتسليمات على لوحة المساعد الإداري، يحتاج هذا المحترف إلى أن يكون قادرًا على تحديد ما لديه من الوقت لإنجاز نفسه وأين سيحتاج إلى تقديم مساعدة إضافية.

إدارة الوقت هي آلية بقاء تمنع المساعدين الإداريين من التمدد بشكل كبير عند تكليفهم بمهام معقدة متعددة.

توقع الحلول قبل وجود مشكلة

أفضل المساعدين الإداريين قادرون على توقع احتياجات الآخرين في المكتب – وخاصة رؤسائهم – دون أن يطلب منهم ذلك.

ويأخذون المبادرة، ويدفعون المشاريع إلى الأمام بدلاً من التراجع عن الاتجاه خطوة بخطوة.

هذا النوع من التبصر والتفكير الذي يركز على الأعمال والقدرة على العمل بشكل مستقل يجعل المساعد الإداري لا يقدر بثمن بالنسبة للمؤسسة.

إظهار سعة الحيلة

تعد القدرة على التفكير خارج الصندوق وأثناء التنقل واحدة من أهم السمات التي يمارسها أفضل المساعدين الإداريين.

ستكون هناك دائمًا تحديات وظروف وتغييرات غير متوقعة، لذلك هناك طلب دائمًا على شخص يمكنه القفز إلى تصحيح الأخطاء والارتجال لحل كارثة محتملة.

هذا النوع من القدرة على التكيف السريع والقيادة الواضحة يجعل المساعدين الإداريين العظماء يبرزون من بين الحشود.





للحصول على آخر أخبار الشركات الناشئة والاستثمارات في منطقة الشرق الأوسط وشمال أفريقيا، تابع حسابنا على تويتر ولمزيد من المقالات في الإدارة والتوظيف والتسويق تابع حسابنا على لينكدإن وصفحتنا على فيسبوك وصفحتنا على جوجل نيوز

اشترك في نشرة رواد الأعمال

احصل على أحدث المقالات في مجال ريادة الأعمال مباشرةً في صندوق بريدك.

قد تود أيضًا قراءة

بدء حملة اتصالات بالشركات المستهدفة

ضمن سلسلة ثلاثين يوم للحصول على وظيفة أحلامك، سيكون هذا المقال هو المخصص…

تحضير و اختيار المراجع الوظيفية والاتصال بهم

ضمن سلسلة ثلاثين يوم للحصول على وظيفة أحلامك، سيكون هذا المقال هو المخصص…

منظمة الصحة العالمية تعترف بـ “الإرهاق في مكان العمل” كظاهرة مهنية

إذا شعرت بالإرهاق أو التشتيت العقلي أثناء العمل فقد تكون واحدًا من…

هل يستحق لينكد إن بريميوم أن تدفع أموالك؟

لينكد إن هو «الشبكة الاجتماعية» الأكثر شهرة في عالم الأعمال فهو مليء…

كيف تزيد دخلك وأنت موظف بدون التفاوض على الراتب

لا تفهمني من العنوان بشكل خاطئ، يجب على الجميع التفاوض على الراتب،…

5 سمات شخصية يجب عليك إظهارها في مقابلة العمل

هناك العديد من الأشياء التي يجب وضعها في الاعتبار عند التقديم على…

5 اختلافات بين القائد والمدير تُبرز دور القائد المُلهم

ذكرنا في أكثر من مناسبة الاختلافات بين القائد والمدير في إدارة الأعمال،…

تحضير الملابس المناسبة لمقابلة العمل – 5 نصائح مفيدة

ضمن سلسلة ثلاثين يوم للحصول على وظيفة أحلامك، سيكون هذا المقال هو المخصص…

أنواع المديرين: سبعة أنواع مختلفة بينها المدير المثالي لأي شركة

حتى مع كل الجهود التي قد يبذلها الموظفون لاستعادة بيئة العمل الإيجابية،…

مشاركة المرأة السعودية في سوق القوى العاملة ترتفع لأكثر من 35 بالمائة

تضاعف عدد النساء العاملات في المملكة العربية السعودية تقريبًا خلال السنوات الخمس…

الانضمام إلى جمعية مهنية أثناء البحث عن وظيفة

ضمن سلسلة ثلاثين يوم للحصول على وظيفة أحلامك، سيكون هذا المقال هو المخصص…

7 أخطاء تفعلها على لينكدإن ويجب أن تتوقف عنها

هل تعلم أن لينكدإن هي الشبكة الأولى عالميًا بين الموظفين وأصحاب الأعمال؟…

كيف تطلب زيادة في الراتب؟ 4 نصائح هامة

هل تفكر في طلب زيادة في الراتب وتشعر بتوتر شديد من هذا…

ماذا تفعل بعد مقابلة عمل سيئة؟ 3 خطوات رئيسية

في بعض الأحيان، بغض النظر عن مقدار الجهد الذي تبذله في التحضير…

كيفية توظيف فريق التسويق المناسب لشركتك الناشئة

أحد أكبر التحديات التي يواجهها مؤسسو الشركات الناشئة خلال المرحلة الأولية هو…