شاهد أيضًا
كيف تكون مساعد إداري ناجح؟
داخل هذا المقال Show
يلعب كل من المساعد الإداري والسكرتارية أدوارًا أساسيةً داخل المنظمة، وبينما تتداخل بعض مسؤولياتهم، قد ترغب في معرفة الفرق بين المساعد الإداري والسكرتير.
ما الفرق بين المساعد الإداري والسكرتير؟
- السكرتير كتابي بشكل رئيسي ويتضمن دوره مهام مثل النسخ وطباعة المستندات والنسخ ومعالجة المكالمات، وبشكل أساسي دعم مساعد المسؤول.
- في حين أن المساعد الإداري هو أكثر من صانع قرار وسيعمل عادة بشكل مستقل، ويغطي مسؤوليات السكرتير بينما يتحمل مسؤولية المشاريع.
لذلك، يمتد دور المساعد الإداري إلى أبعد من المهام الكتابية وسيكون لديه القدرة على إصدار الأحكام والقرارات.
الفرق الأبرز هو أن المساعد الإداري سوف يشرف على أعضاء الفريق الآخرين. سيكون لديهم أيضًا مسؤولية ترتيب المؤتمرات ومراجعة التقارير والمذكرات والتقديمات. وقد يتم تكليف بعض مساعدي الإدارة بإعداد التقارير الإحصائية.
ما هي مسؤوليات المساعد الإداري؟
- تجهيز الأعمال الجديدة
- المراسلات مع العملاء ومقدمي الخدمات
- البحث
- إنتاج الوثائق
- نقطة الاتصال الأولى للشركة
- ادخال بيانات
- جدولة وإنشاء جداول أعمال للاجتماعات
- إمساك الدفاتر
- قم بإنشاء جداول البيانات التي يستخدمها السكرتارية
- إدارة المشاريع طويلة المدى
ما هي مسؤوليات السكرتير؟
- الرد على المكالمات وإعادة توجيهها عند الضرورة
- اليوميات وإدارة المواعيد
- إعداد المذكرات والنماذج
- حفظ معلومات الموظف وتحديثها
- إدارة السفر للأعمال
- السيطرة على مهام موظف الاستقبال المنتظم
- التأكد من أن المكتب لديه الإمدادات الأساسية
- توثيق نماذج المصروفات
- طباعة التقارير وإعدادها ومقارنتها
- تنفيذ إجراءات العمل الجديدة
كيف تتغير أدوارهم؟
لقد تطور مكان العمل الحديث بشكل كبير ولا يتطلع إلا إلى مزيد من التطور، ومساعدي الإدارة والسكرتارية في صميم هذا. حيث انتقلت مهامهم عبر الإنترنت وأصبح يوم الأعمال الورقية وخزائن الملفات شيئًا من الماضي.
لكي تكون ماهرًا في هذه الأدوار، عليك أن تكون متحركًا مع الزمن. سواء كان ذلك بالتدريب الكامل على Microsoft Excel أو القدرة على الحفاظ على العلاقات بشكل فعال عن بعد، فقد واجه مساعدو الإدارة والسكرتارية اليوم منحنى تعليميًا كبيرًا.
وأصبحت وظائفهم افتراضية أيضًا، حيث يحتضنون حرية العمل من المنزل مع الحفاظ على علاقة منتجة ومهنية مع التنفيذيين أو المديرين التنفيذيين الذين يمكنهم دعمهم بفضل التكنولوجيا الحديثة.
هل ينتقل مساعدو الإدارة والسكرتارية إلى العمل عن بُعد؟
تتبنى الشركات الصغيرة والكبيرة بشكل متزايد إستراتيجية العمل عن بعد في نموذجها. ويتحصل كل من أصحاب العمل والموظفين على الفوائد على حد سواء.
أشارت دراسة استقصائية حديثة إلى أن 56٪ من الشركات تسمح بالعمل عن بعد على مستوى العالم، منها 16٪ تعمل عن بعد بالكامل و 40٪ هجينة؛ والنظام الهجين هو الأكثر شعبية.
أصبح هذا شائعًا بشكل متزايد مع مساعدي الإدارة كما رأينا مع الارتفاع الكبير في المساعدين الافتراضيين.
المساعد الافتراضي هو نفس المساعد الإداري، حيث يقدم الخدمات الإدارية، ومع ذلك، فإنه سيجري عمله خارج بيئة المكتب.
وغالبًا ما يعمل المساعد الافتراضي من المنزل أو في أي مكان مناسب، مما يجعله موردًا مفيدًا ومرنًا للعديد من الشركات.
