أعمال

من هو المساعد الإداري وما هي مهامه؟


انضم إلينا على لينكد إن

المساعد الإداري لديه العديد من الوجبات التي يقوم بها السكرتير، ومنها الكتابة وإيداع الملفات والرد على المكالمات الهاتفية وتسجيل الملاحظات أثناء الاجتماعات. وبالإضافة لذلك، يُشرف المساعد الإداري على الخدمات اللوجستية في المكتب ويتعاون مع المشرفين على المشاريع الهامة ويشرف على السكرتارية.

على الرغم من تطلُّب وظيفة المساعد الإداري القليل من التعليم السابق، إلّا أنّ المساعدين التنفيذيين أو أولئك الذين يعملون في مجالات متخصصة قد يحتاجون إلى تدريب إضافي.

الواجبات

واجبات المساعد الإداري كثيرًا ما تذهب إلى ما هو أبعد من مهام السكرتارية، وتشمل التعامل مع الأمور اللوجستية للمكتب، مثل طلب المعدات والبريد والأوراق التي تذهب داخل وخارج المنشأة، وتنسيق الجداول الزمنية بين الناس.

في كثير من الحالات، يكون المساعد الإداري مصدر للمعلومات مع الجمهور وعلى هذا النحو يتصرف أحيانًا باسم الشركة. بعض كبار المساعدين أيضًا يشرفون على المساعدين أو السكرتارية المبتدأين، وفي هذه الحالة قد يحتاج المساعد الإداري إلى إجراء تقارير أو عروض الأداء الدورية.

يساعد أيضًا المساعد الإداري في تدريب الموظفين الجُدد، خاصةً إذا كانوا سيتولون مهام إدارية، ويحتاج المساعد الإداري أيضًا إلى بعض المعرفة العملية مثل كيفية العمل مع مجموعة متنوعة من المعدات المكتبية.

مجموعة المهارات

الأشخاص الذين يعملون في هذا المنصب يجب أن يكونوا جيدين في التفاصيل وقادرين على التعامل مع العديد من المهام في وقت واحد، لأنّهم غالبًا ما يكونوا مسئولين عن جداول متعددة وربما الإشراف على سير عدد من المشروعات في وقت واحد.

كما ينبغي للمساعد الإداري أيضًا أن يكون جيدًا مع الناس، لأن العمل يتطلب الكثير من التفاعل مع الناس في المكتب وكذلك العملاء.

مهارات المساعد الإداري

أن يكون المساعد الإداري قادرًا على اتخاذ قرارات حاسمة والعمل بشكل مستقل هو جزء مهم من الوظيفة كذلك، حيث أنّ المساعد الإداري هو الشخص المسئول عن تحديد المستندات المهمة من المستندات التي يجب التخلص منها، ورسائل البريد الإلكتروني التي يمكن التعامل معها على مستوى المكتب، والأخرى التي تحتاج للتحويل إلى الإدارة العليا.

على رأس كل هذا، يجب على المساعد الإداري أن يكون جيدًا في التعبير وحسن الكتابة وجيد في استخدام التكنولوجيا، حيث يُطلب منهم في كثير من الأحيان الرد على رسائل البريد الإلكتروني وتدقيق الوثائق والعمل مع قواعد البيانات.

الاختصاصات

يمكن للمساعد الإداري التخصص في قسم معين داخل المنشأة، مثل الموارد البشرية أو تكنولوجيا المعلومات، على الرغم من كون هذا أكثر شيوعًا داخل المنشآت الكبيرة.

المساعدين الإداريين التنفيذيين يعملون مع الإدارة العليا فقط في الشركة، ويمكن أن يكونوا مسئولين عن مجموعة من الناس، أو يعملون مع واحد فقط، وفي كلتا الحالتين، المساعد الإداري هو المسؤول عن التحكُّم في الوصول إلى المديرين التنفيذيين، مما يجعل ترتيبات السفر والمؤتمرات، والتفاعل مع البائعين، والمديرين التنفيذيين من شركات آخرى وأعضاء مجلس الإدارة ضمن المهام الإدارية.

بالإضافة لذلك، يمكن للمساعد الإداري التخصص في مجالات معينة، مثل الطب أو القانون. وفي هذه الحالة تُضاف بعض المهام الخاصة بهذا التخصص إلى المهام الإدارية الاعتيادية للمساعد الإداري.

على سبيل المثال؛ يمكن للمساعد القانوني البحث في السوابق القانونية والمساعدة في إعدادات الإحاطات، في حين أنّ المساعد الطبي عادة ما يحتاج إلى معرفة فواتير التأمين أو إجراءات المختبر.

التدريب

في كثير من الحالات، يمكن للشخص أن يبدأ في هذه الوظيفة مع شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها مع بعض التدريب في مهارات الأعمال والكمبيوتر.

لشغل وظائف متخصصة، مثل في المكتب الطبي أو القانوني أو العقاري أو المالي، يجب أن يعرّف مفردات مُحددة لهذا المنصب، كما يجب عليه أيضاً الحصول على دورات تعليمية أو كورسات في نفس مجال التخصص، لأنّ الإدارة في هذه التخصصات تعتمد على المساعد الإداري وتعتبره بمثابة اليد اليمنى.

المساعد الإداري المهني

إن دور المساعد الإداري المهني هو دور حيوي في تشغيل العديد من الشركات، وعلى الرغم من أن المساعد الإداري المحترف يقوم بنفس الواجبات التي يقوم بها أي مساعد إداري آخر، إلا أنّه عادةً ما يملك سنوات من الخبرة، وغالباً ما يعمل مع المديرين التنفيذيين في الشركة، أو مدير للمكاتب.

ويحتاج أي مساعد إداري إلى القدرة على العمل بشكل جيد مع الآخرين، وأن يتمتع بمهارات تنظيمية ممتازة، ويكون بارعاً في التعامل مع الحاسوب.

قد تشمل بعض واجبات المساعد الإداري المهني (المحترف) إدارة الاتصالات بين الشركة، وعملائها، وموظفيها، سواء كانت هذه الاتصالات هي البريد أو الهاتف أو البريد الإلكتروني، أو أحد وسائل التواصل الحديثة مثل Slack.

كما يقوم المساعد الإداري المحترف بمهام مثل جدولة الاجتماعات، وتحديد المواعيد، وحفظ السجلات بعناية، ومساعدة الموظفين الآخرين، وإجراء ترتيبات السفر. ويجدر بالذكر أن معظم المساعدين الإداريين المحترفين يؤدون كل هذه الواجبات وأكثر.

وقد تشمل بعض المسؤوليات الإضافية توظيف وتدريب موظفين جدد، ومساعدة العملاء الذين يأتون إلى المكتب، والحفاظ على إمدادات المكتب.

ويعني هذا أخذ مخزون اللوازم المكتبية وترتيب ما هو مطلوب، بالإضافة إلى الاحتفاظ بسجلات مسك الدفاتر.

كما يحتاج المساعد الإداري المحترف أن يكون على دراية بالمعدات التكنولوجية في المكتب، وقادر على إجراء إصلاحات طفيفة، أو أن يقرر متى يتصل بشخص ما لإصلاح قطعة من المعدات.

بالإضافة إلى ذلك، يحتاج المساعد الإداري المحترف أن تكون لديه القدرة على العمل بشكل مستقل، واتخاذ القرارات. مثل تحديد أي جزء من المعلومات يجب إرساله إلى الرئيس، وما يمكن التعامل معه بشكل مستقل.

كما سيحتاج المساعد الإداري الذي يعمل في دور مدير المكتب إلى التأكد من الحفاظ على سياسات المكتب، والتي قد تكون متعلقة بقضايا مثل قواعد اللباس. ومن المهم أيضًا التأكد من اتباع سلسلة القيادة، إذا كان المكتب أكثر رسمية.

يجدر بالذكر أن بعض المساعدين الإداريين المحترفين يتدربون للعمل في مجالات محددة، مثل المجال القانوني أو الطبي.

تتطلب هذه المجالات بشكل عام تدريبًا إضافيًا لمعرفة المصطلحات الخاصة، والمنهجية الخاصة بالبيئة التي سيعملون فيها.

وكثيراً ما تكون مرتبات المساعدين في هذه المجالات أعلى من الأجور المكتبية القياسية.

الصورة

بينما أنت هنا، اقرأ أيضاً:

الوسوم

مقالات ذات صلة

إغلاق