أعمالوظائف

مهام المساعد الإداري وأهم 9 مهارات لتكون مساعد إداري ناجح

كل ما تود معرفته عن وظيفة المساعد الإداري


انضم إلينا على تويتر

المساعد الإداري لديه العديد من المهام والواجبات يقوم بها السكرتير عادةً، ومن مهام المساعد الإداري الكتابة وإيداع الملفات والرد على المكالمات الهاتفية وتسجيل الملاحظات أثناء الاجتماعات. بالإضافة لذلك، تتضمن مهام المساعد الإداري الإشراف على الخدمات اللوجستية في المكتب والتعاون مع المشرفين على المشاريع الهامة والإشرف على السكرتارية.

وعلى الرغم من تطلّب وظيفة المساعد الإداري القليل من التعليم السابق، إلّا أنّ المساعدين التنفيذيين أو أولئك الذين يعملون في مجالات متخصصة قد يحتاجون إلى تدريب إضافي.

مهام المساعد الإداري / مهام عون إداري

عادةً ما تتضمن مهام المساعد الإداري مسئولية أداء الواجبات الكتابة في جميع الصناعات تقريبًا، وقد يكون بعضهم أكثر تخصصًا من غيرهم، مثل العاملون في القطاع القانوني. وتدور معظم مهام المساعد الإداري حول إدارة المعلومات وتوزيعها داخل المكتب، ونفس الأمر ينطبق على مهام المساعد الإداري في الجامعات السعودية على سبيل المثال.

كما تتضمن مهام المساعد الإداري عمومًا الرد على الهواتف، وتسجيل الملاحظات، والحفاظ على الملفات، وقد يكون المساعدون الإداريون أيضًا مسؤولين عن إرسال وتلقي المراسلات، وكذلك تحية العملاء والزبائن.

  • إمساك الدفاتر

قد يُطلب من مساعدي الإدارة في بعض المكاتب تنفيذ مهام المساعد الإداري مثل مراقبة النفقات وتسجيلها، وقد تتراوح المهام ما بين إنشاء جداول بيانات إلى الإبلاغ عن النفقات إلى مدير المكتب.

على هذا النحو، قد تكون هناك حاجة لكي يكون بعض المساعدين الإداريين على دراية ببرامج مسك الدفاتر المكتبية، مثل مايكروسوفت إكسل.

  • التخطيط والجدولة

قد يكون تخطيط الأحداث مثل اجتماعات مجلس الإدارة، وغداء العمل ضمن مهام المساعد الإداري.

وقد يتطلب ذلك البحث عن أسعار البائعين أو الاستفسار عن مدى توفّر المشاركين في الاجتماع أو الغداء، وقد تكون هناك واجبات أخرى مثل جدولة المواعيد وإعداد مواد العرض.

  • التوثيق

قد يساعد أي مساعد إداري أعضاء المكتب الآخرين في التوثيق، بصرف النظر عن تخزين وإدارة وتنظيم الملفات، قد يحتاج المساعد إلى كتابة المستندات وتحريرها وتصحيحها، كما قد يحتاج بعض المساعدون إلى إملاء أو تسجيل محاضر الاجتماعات وبالتالي تُصبح ضمن مهام المساعد الإداري.

مهام المساعد الإداري في المدرسة / مهام وكيل المدرسة

مهام المساعد الإداري في المدرسة / مهام وكيل المدرسة

من مهام المساعد الإداري بالمدرسة -يشار إليه أيضًا باسم السكرتارية أو موظف الاستقبال- مسئولية التعامل مع جميع المهام الكتابية في مكتب المدرسة، وكما هو الحال مع المساعدين الإداريين في المؤسسات الأخرى، يقوم المساعد الإداري بالمدرسة بالرد على الهواتف وسجلات الملفات والترحيب بالزوار.

كما يقرأ ويرد على البريد والبريد الإلكتروني من أولياء الأمور والطلاب وأعضاء مجلس إدارة المدرسة والمعلمين وغيرهم. بالإضافة إلى ذلك، يقوم المساعدون الإداريون بالمدرسة بتسجيل حضور الطلاب، والتعامل مع طلبات الطلاب أو المدرسين، وإبلاغ مسؤولي المدرسة.

وتنقسم أبرز مهام المساعد الإداري في المدرسة إلى:

  • إدارة إدخال بيانات حضور الطلاب.
  • ترتيب المواعيد والاجتماعات وتعميم الأجندات.
  • تنسيق الخدمات المكتبية للتنفيذ والتحديث.
  • الميزانية المنظمة والمواد المالية والسجلات الإحصائية.

يجب على المساعدين الإداريين بالمدرسة أداء مهام مختلفة من أجل تلبية جميع متطلبات هذه المهنة ولقد قمنا بفحص العديد من قوائم الوظائف ووجدنا أن ما يلي هو من بين تلك المسؤوليات الأكثر شيوعًا للمساعدين الإداريين بالمدرسة:

الرد على جميع المراسلات المكتوبة

عادةً ما يتعامل المساعدون الإداريون بالمدرسة مع جميع المكالمات الهاتفية الواردة إلى المدرسة، كما يتحدثون مع مسؤولي المدرسة وأولياء الأمور والمعلمين ويتعاملون مع الشكاوى ويتعاملون مع القضايا المتعلقة بالطلاب وسياسات المدرسة. كما يقومون بالرد على رسائل البريد الإلكتروني من المسؤولين والآباء والموردين، لذا تعتبر كل هذه من مهام المساعد الإداري في المدرسة.

دعم المعلمين ومديري المدارس

من إنشاء الرسائل إلى عمل نسخ، يقدم المساعدون الإداريون بالمدرسة الدعم اليومي لموظفي المدرسة، وهم من يطلبون بشكل عام اللوازم المدرسية، ويكتبون الرسائل والتقارير، ويرتبون الاجتماعات، ويحافظون على موقع المدرسة على الويب ضمن مهام المساعد الإداري في المدرسة.

الاحتفاظ بملفات الطلاب

غالبًا ما يسجل المساعدون الإداريون بالمدرسة غيابات الطلاب ويحافظون على سجلات التأخير والفصل المبكر، كما يقومون بإنشاء تقارير تتعلق بسياسات الحضور في المدرسة وسجلات حضور الطلاب الفردية في إطار مهام المساعد الإداري في المدرسة.

تحية ومساعدة زوار المدرسة

في كثير من الأحيان، يكون المساعدون الإداريون بالمدرسة هم أول موظفي المدرسة الذين يراها الزوار، وعادةً ما يقدمون المساعدة من خلال الإجابة على الأسئلة، والاتصال بالموظفين المطلوبين، وشرح إجراءات المدرسة.

واجبات المساعد الإداري

واجبات المساعد الإداري – يمكن اعتبارها من مهام المساعد الإداري أيضًا – كثيرًا ما تذهب إلى ما هو أبعد من مهام السكرتارية، وتشمل التعامل مع الأمور اللوجستية للمكتب. مثل طلب المعدات والبريد والأوراق التي تذهب داخل وخارج المنشأة، وتنسيق الجداول الزمنية بين الناس.

وفي كثير من الحالات، يكون المساعد الإداري مصدر للمعلومات مع الجمهور وعلى هذا النحو يتصرف أحيانًا باسم الشركة. بعض كبار المساعدين أيضًا يشرفون على المساعدين أو السكرتارية المبتدأين، وفي هذه الحالة قد يحتاج المساعد الإداري إلى إجراء تقارير أو عروض الأداء الدورية.

كما يساعد المساعد الإداري أيضًا في تدريب الموظفين الجُدد، خاصةً إذا كانوا سيتولون مهام المساعد الإداري الإدارية، ويحتاج المساعد الإداري أيضًا إلى بعض المعرفة العملية مثل كيفية العمل مع مجموعة متنوعة من المعدات المكتبية.

مهارات المساعد الإداري / مهام المساعد الإداري

مهارات المساعد الإداري

الأشخاص الذين يعملون في هذا المنصب يجب أن يكونوا جيدين في التفاصيل وقادرين على التعامل مع العديد من المهام في وقت واحد، لأنّهم غالبًا ما يكونوا مسئولين عن جداول متعددة وربما الإشراف على سير عدد من المشروعات في وقت واحد.

كما ينبغي للمساعد الإداري أيضًا أن يكون جيدًا مع الناس، لأن العمل يتطلب الكثير من التفاعل مع الناس في المكتب وكذلك العملاء.

أن يكون المساعد الإداري قادرًا على اتخاذ قرارات حاسمة والعمل بشكل مستقل هو جزء مهم من الوظيفة كذلك، حيث أنّ المساعد الإداري هو الشخص المسئول عن تحديد المستندات المهمة من المستندات التي يجب التخلص منها، ورسائل البريد الإلكتروني التي يمكن التعامل معها على مستوى المكتب، والأخرى التي تحتاج للتحويل إلى الإدارة العليا.

على رأس كل هذا، يجب على المساعد الإداري أن يكون جيدًا في التعبير وحسن الكتابة وجيد في استخدام التكنولوجيا، حيث يُطلب منهم في كثير من الأحيان الرد على رسائل البريد الإلكتروني وتدقيق الوثائق والعمل مع قواعد البيانات.

1 2الصفحة التالية
زر الذهاب إلى الأعلى