أعمال

من هو المساعد الإداري وما هي مهامه؟

من هو المساعد الإداري وما هي مهامه؟ 1

المساعد الإداري لديه العديد من الوجبات التي يقوم بها السكرتير، ومنها الكتابة وإيداع الملفات والرد على المكالمات الهاتفية وتسجيل الملاحظات أثناء الاجتماعات. وبالإضافة لذلك، يُشرف المساعد الإداري على الخدمات اللوجستية في المكتب ويتعاون مع المشرفين على المشاريع الهامة ويشرف على السكرتارية.

على الرغم من تطلُّب وظيفة المساعد الإداري القليل من التعليم السابق، إلّا أنّ المساعدين التنفيذيين أو أولئك الذين يعملون في مجالات متخصصة قد يحتاجون إلى تدريب إضافي.

الواجبات

واجبات المساعد الإداري كثيرًا ما تذهب إلى ما هو أبعد من مهام السكرتارية، وتشمل التعامل مع الأمور اللوجستية للمكتب، مثل طلب المعدات والبريد والأوراق التي تذهب داخل وخارج المنشأة، وتنسيق الجداول الزمنية بين الناس.

في كثير من الحالات، يكون المساعد الإداري مصدر للمعلومات مع الجمهور وعلى هذا النحو يتصرف أحيانًا باسم الشركة. بعض كبار المساعدين أيضًا يشرفون على المساعدين أو السكرتارية المبتدأين، وفي هذه الحالة قد يحتاج المساعد الإداري إلى إجراء تقارير أو عروض الأداء الدورية.

يساعد أيضًا المساعد الإداري في تدريب الموظفين الجُدد، خاصةً إذا كانوا سيتولون مهام إدارية، ويحتاج المساعد الإداري أيضًا إلى بعض المعرفة العملية مثل كيفية العمل مع مجموعة متنوعة من المعدات المكتبية.

مهام المساعد الإداري

عادةً ما يكون أي مساعد إداري مسؤول عن أداء الواجبات الكتابة في جميع الصناعات تقريبًا، وقد يكون بعضهم أكثر تخصصًا من غيرهم، مثل العاملون في القطاع القانوني. تدور معظم مهام المساعد الإداري حول إدارة المعلومات وتوزيعها داخل المكتب.

يتضمن هذا عمومًا الرد على الهواتف، وتسجيل الملاحظات، والحفاظ على الملفات، وقد يكون المساعدون الإداريون أيضًا مسؤولين عن إرسال وتلقي المراسلات، وكذلك تحية العملاء والزبائن.

  • إمساك الدفاتر

قد يُطلب من مساعدي الإدارة في بعض المكاتب مراقبة النفقات وتسجيلها، وقد تتراوح المهام ما بين إنشاء جداول بيانات إلى الإبلاغ عن النفقات إلى مدير المكتب.

على هذا النحو، قد تكون هناك حاجة لكي يكون بعض المساعدين الإداريين على دراية ببرامج مسك الدفاتر المكتبية، مثل مايكروسوفت إكسل.

  • التخطيط والجدولة

قد يكون تخطيط الأحداث مثل اجتماعات مجلس الإدارة، وغداء العمل ضمن مسئوليات المساعدين الإداريين.

وقد يتطلب ذلك البحث عن أسعار البائعين أو الاستفسار عن مدى توفّر المشاركين في الاجتماع أو الغداء، وقد تكون هناك واجبات أخرى مثل جدولة المواعيد وإعداد مواد العرض.

  • التوثيق

قد يساعد أي مساعد إداري أعضاء المكتب الآخرين في التوثيق، بصرف النظر عن تخزين وإدارة وتنظيم الملفات، قد يحتاج المساعد إلى كتابة المستندات وتحريرها وتصحيحها، كما قد يحتاج بعض المساعدون إلى إملاء أو تسجيل محاضر الاجتماعات.

المهارات

الأشخاص الذين يعملون في هذا المنصب يجب أن يكونوا جيدين في التفاصيل وقادرين على التعامل مع العديد من المهام في وقت واحد، لأنّهم غالبًا ما يكونوا مسئولين عن جداول متعددة وربما الإشراف على سير عدد من المشروعات في وقت واحد.

كما ينبغي للمساعد الإداري أيضًا أن يكون جيدًا مع الناس، لأن العمل يتطلب الكثير من التفاعل مع الناس في المكتب وكذلك العملاء.

مهارات المساعد الإداري

أن يكون المساعد الإداري قادرًا على اتخاذ قرارات حاسمة والعمل بشكل مستقل هو جزء مهم من الوظيفة كذلك، حيث أنّ المساعد الإداري هو الشخص المسئول عن تحديد المستندات المهمة من المستندات التي يجب التخلص منها، ورسائل البريد الإلكتروني التي يمكن التعامل معها على مستوى المكتب، والأخرى التي تحتاج للتحويل إلى الإدارة العليا.

على رأس كل هذا، يجب على المساعد الإداري أن يكون جيدًا في التعبير وحسن الكتابة وجيد في استخدام التكنولوجيا، حيث يُطلب منهم في كثير من الأحيان الرد على رسائل البريد الإلكتروني وتدقيق الوثائق والعمل مع قواعد البيانات.

أهم مهارات المساعد الإداري الناجح

على الرغم من أن الوظائف الإدارية يمكن أن تغطي مجموعة واسعة من المسؤوليات، إلا أن هناك بعضاً من أهم مهارات المساعد الإداري الأساسية التي يجب على أي مرشح التأكد من إبرازها في السير الذاتية وفي مقابلات العمل.

العمل في الإدارة هو وسيلة ممتازة لاقتحام أي مجال تقريبًا. من خلال دراسة بيئة العمل بعناية، يمكن للموظف الطموح في سلم الوظيفة المنخفض استيعاب المعلومات الداخلية حول المجال وكيفية عمله.

واحدة من أكثر المهارات الأساسية لامتلاكها في عالم الأعمال الحديث هو محو الأمية الحاسوبية، فمن الصعب العثور على أي شركة في أي مجال تجري معظم عملياتها خارج شبكة الكمبيوتر.

بالإضافة إلى قدرات الطباعة الأساسية، يجب أن يتعلم المساعدون الإداريون كيف يكونون مرتاحين مع جميع أنظمة التشغيل الشائعة، وفهم أساسيات معظم برامج معالجة النصوص وتحرير الرسوم الأساسية، وأن يكون لديهم معرفة ممتازة بالإنترنت.

على الرغم من أن بعض الشركات قد تركز استخدام الكمبيوتر على برنامج خاص بالشركة، إلا أن محو الأمية الرقمية سيُظهر أن لدى المرشح إمكانية تعلُّم برامج جديدة بسهولة، وتعتبر المعرفة الرقمية أحد أهم مهارات المساعد الإداري الناجح.

أهم مهارات المساعد الإداري عامةً

غالبًا ما تعتمد وظيفة المساعد الإداري على ما يحتاجه المدير أو المسؤول الكبير في ذلك اليوم.

لسوء الحظ، يمكن أن يُترجم هذا في بعض الأحيان إلى تعثُّر الموظفين الصغار مع مشاكل العمل التي يمر بها الموظفون في المناصب العليا.

ويعد الصبر والقدرة على القيام بمهام متعددة من المهارات الهامة للغاية التي يجب امتلاكها، على الرغم من أن المساعد لا يجب عليه أبدًا قبول إساءة المعاملة في مكان العمل.

ومن المهم للغاية أن يكون لديك فهم دقيق لحقوق ومتطلبات أي وظيفة، لتجنب أي لبس.

اقرأ أيضًا: التحرّش في مكان العمل والخطوات التي يجب اتخاذها تجاه هذا السلوك

هناك مجموعة أخرى من أهم مهارات المساعد الإداري اللازمة في العديد من الوظائف، مثل الإلمام بأجهزة المكاتب الشائعة.

تُعد الماسحات الضوئية، وأجهزة الفاكس، وآلات النسخ، والهواتف متعددة الخطوط، جزءًا طبيعيًا من المشهد المكتبي.

بينما لا يُتوقع من المساعد الجديد معرفة كيفية عمل كل طراز مختلف من وظائف الماكينة، فإن المعرفة الأساسية بكيفية عمل هذه الأدوات الهامة يمكن أن تخفف من عملية التدريب، ومنح أصحاب العمل الثقة في قدرة الموظف الجديد على التعلّم بسرعة.

من أجل الحصول على هذه المهارات، يجب على الأفراد التفكير في زيارة متجر محلي للطابعات أو الماسحات الضوئية وطلب شرح أساسي لكيفية عمل الآلات.

يمكن أن يكون العمل كمساعد إداري ممتعًا أو مملاً، اعتمادًا على مكان العمل، وزملاء العمل، والموقف الشخصي.

قد لا تكون وظيفة المساعد هي ما يحلم به الموظف، لكن مع ذلك يتعامل الموظفون الأذكياء مع الوظيفة باحترام وكفرصة عظيمة للتعلم.

من المرجح أيضًا أن يساعد السلوك الإيجابي على حصول الموظف على ترقيات أسرع ووظائف أفضل.

9 مهارات يجب أن تملكها كي تُصبح مساعد إداري ناجح

يجب أن يكون المساعد الإداري قادر على التعامل مع العديد من التفاصيل والمواقف الصعبة في وقت واحد، وفي هذا التقرير جلبنا لكم تسعة مهارات يمكن أن تساعدك كي تصبح مساعد إداري ناجح في شركتك.

المساعد الإداري الناجح يحافظ على العمل السلس داخل المكتب وفي الوقت نفسه يدعم جهود المدير التنفيذي، أو صاحب العمل، أو المجموعة المهنية.

ويمكن لمن أصبح ماهراً في هذا المجال أن يتقدم إلى مناصب أعلى، ودعم كبار المسؤولين في الحكومة، أو التعليم العالي، أو المنظمات غير الربحية، أو الشركات الخاصة.

كما أن اكتساب سمعة جيدة للمهارات الإدارية اللاستثنائية يمكن أن يؤدي إلى زيادة في المرتبات والترقيات.

  • مهارات تقنية

يعمل المساعدين الإداريين مع برامج الكمبيوتر المكتبية، بما في ذلك جداول البيانات، وقواعد البيانات، ومعالجة الكلمات، وبرامج العرض الرسومية.

على سبيل المثال، من المتوقع أن يملك المساعد الإداري الناجح قدرة عامةً للعمل على Microsoft Office Word و Excel و PowerPoint و Publisher.

تعد الراحة والمهارة في التعامل مع التكنولوجيا أمرًا ضروريًا لأن المدير قد يعتمد اعتمادًا كبيرًا على مساعد إداري لتنسيق العروض التقديمية، والكتيبات، والنشرات الإخبارية، ومحتوى موقع الويب، والمواد التسويقية.

كما يتوقع العديد من أصحاب العمل أن يكون المساعدون الإداريون بارعين في إرسال الرسائل عبر البريد الإلكتروني والمراسلة الاجتماعية.

  • مهارات الاتصال

في المكاتب المزدحمة والمنشغلة دوماً، يستخدم المساعد الإداري اتصالاً ودياً للتفاعل مع مجموعة كبيرة من الأشخاص، وكثيراً ما يتبادل المعلومات حول العمليات المكتبية.

على سبيل المثال، عادةً ما يتعامل المساعد الإداري مع إجراءات توجيه البريد، وطلب الإمدادات في المكتب.

كما يقوم المساعد الإداري الأقدم في المكتب بالتدريب والإشراف على الكتبة أو الطابعين أو موظفي الاستقبال الجدد في نفس المكتب.

وتلعب مهارات الاتصالات الخطية والشفوية الممتازة دور هام عند تفويض المهام، وإعطاء التعليمات، وتوفير التغذية المرتدة. كما أن المهارات الشخصية القوية تساعد في تعزيز العمل الجماعي، وخلق اتصالات إيجابية مع العملاء.

قدرات تنظيمية لأي مساعد إداري ناجح

  • القدرات التنظيمية

أي مساعد إداري ناجح يجب أن يتمتع بقدرات تنظيمية هائلة بحيث يمكنه القيام بأكثر من مهمة في نفس الوقت، ويتطلب يوم العمل المزدحم تحديد الأولويات، ووضع خطة عمل لليوم بالكامل.

جدير بالذكر أن الرؤساء الذين يجدون مساعد إداري يساعد كثيراً في إدارة التقويم، والتذكير بالاجتماعات، والمواعيد النهائية، عادةً ما يقدّرون هذا المساعد الإداري.

ويعد تنظيم السجلات والملفات مسؤولية هامة أخرى.

حيث يقوم المساعدون الإداريون بإدارة نظام حفظ الملفات، وتتبع المكالمات الواردة، وإرسال المراسلات الصادرة، ويجب تخزين المستندات السرية، واسترجاعها، وتمزيقها، وفقًا لبروتوكولات المكتب المعمول بها لإدارة البيانات.

  • التعبير الكتابي

يحتاج المساعدون الإداريون إلى مهارات في اللغة الإنجليزية القياسية المكتوبة، وفي بعض الشركات، اللغة الإنجليزية للأعمال.

ويمكن للمساعد الإداري الحصول على دورة في الاتصالات التجارية أو الكتابة من خلال الكليات المتخصصة، ومراكز الدورات المتخصصة، أو عن طريق الإنترنت.

ويجب الانتباه إلى أن مهارات الكتابة الجيدة ستحسن جودة المراسلات المكتبية، ورسائل البريد الإلكتروني والمذكرات.

تعتبر عين التفاصيل أمرًا ضروريًا عند التدقيق الدقيق في المستندات المهمة.

  • إدارة الوقت

يجب أن يكون المساعد الإداري الناجح مدير كفء للوقت ويقدّر المواعيد، ويمكن ذلك عبر استخدام التقويم الإلكتروني في برامج البريد الإلكتروني لتحديد وجدولة أوقات الاجتماعات التي تناسب جميع المدعوين. ويتم الوفاء بالمواعيد النهائية بشكل منتظم.

عندما تنشأ مشاكل غير متوقعة، يقوم المساعد الإداري بإعادة تعديل الأولويات وفقاً لذلك، ويستخدم الوقت بحكمة لتحقيق التميّز في الإنتاجية.

  • تنسيق المكتب

يقوم المساعد الإداري بإدارة عمليات المكتب للحفاظ على تدفق العمل دون أي انحرافات أو انقطاعات. وهو يعلم كيفية استخدام وصيانة معدات المكتب، مثل آلات النسخ، والماسحات الضوئية.

كما يقوم بوضع أوامر الإصلاح والصيانة في الوقت المناسب، وجرد وترتيب الإمدادات بانتظام.

  • خدمات إدارية

يحتاج بعض المساعدين الإداريين إلى مهارات إدارية لأنهم يوجهون إجراءات الآخرين ويوصون بالتصحيحات لتحسين الأداء.

مثال على ذلك هو مكتب تنفيذي مشغول يقوم فيه المساعد بإدارة جميع الموظفين الكتابيين، ويتعامل مع الطلبات من الموظفين الآخرين، مثل طلبات الاستراحة.

يمكن للمساعدين الإداريين تطوير مهارات الإدارة من خلال الدورات التي يقدمها أرباب العمل، أو الجمعيات المهنية، أو الكليات المحلية، أو مزودي التعلم الإلكتروني.

  • مهارات حل المشاكل

المساعد الإداري عادةً يكون مشغول بحل المشاكل، مثل كيفية تغيير الجدول الزمني للرئيس عندما تنشأ التزامات غير متوقعة.

كما يتم حل النزاعات الشخصية بين موظفي المكتب من خلال النقاش الودي، والتوافق، ويتم تصحيح الأخطاء في الأوامر للحفاظ على رضا العملاء.

وكذلك يطلب المساعدون الإداريون من أعضاء الفريق مساعدة بعضهم البعض إذا ما تأخر أحدهم بسبب ظروف لا يمكن السيطرة عليها، مثل حجم الطلب الضخم.

  • مهارات التخطيط

يستخدم أي مساعد إداري ناجح مهارات التخطيط لإنشاء إجراءات إدارية ومكتبية، مثل وضع إجراء للموظفين عند المرض.

ومن المفترض الاهتمام بالتفاصيل عند التخطيط للفعاليات مثل حفلات العشاء السنوية، وقد يلزم تقسيم العمل كجزء من عملية التخطيط.

أيضاً، يتوقع المساعدين الإداريين الموارد اللازمة لضمان تمكّن المدير من إكمال المشروعات في الوقت المحدد.

اختصاصات المساعد الإداري

يمكن للمساعد الإداري التخصص في قسم معين داخل المنشأة، مثل الموارد البشرية أو تكنولوجيا المعلومات، على الرغم من كون هذا أكثر شيوعًا داخل المنشآت الكبيرة.

المساعدين الإداريين التنفيذيين يعملون مع الإدارة العليا فقط في الشركة، ويمكن أن يكونوا مسئولين عن مجموعة من الناس، أو يعملون مع واحد فقط، وفي كلتا الحالتين، المساعد الإداري هو المسؤول عن التحكُّم في الوصول إلى المديرين التنفيذيين، مما يجعل ترتيبات السفر والمؤتمرات، والتفاعل مع البائعين، والمديرين التنفيذيين من شركات آخرى وأعضاء مجلس الإدارة ضمن المهام الإدارية.

بالإضافة لذلك، يمكن للمساعد الإداري التخصص في مجالات معينة، مثل الطب أو القانون. وفي هذه الحالة تُضاف بعض المهام الخاصة بهذا التخصص إلى المهام الإدارية الاعتيادية للمساعد الإداري.

على سبيل المثال؛ يمكن للمساعد القانوني البحث في السوابق القانونية والمساعدة في إعدادات الإحاطات، في حين أنّ المساعد الطبي عادة ما يحتاج إلى معرفة فواتير التأمين أو إجراءات المختبر.

ما هي مسؤوليات المساعد الإداري المختلفة؟

قد يعمل المساعد الإداري مباشرة تحت مدير واحد أو قد يعمل كمساعد لفريق من المديرين، كما أنّ هذا المنصب يوجد في العديد من القطاعات والصناعات، بدءاً من القطاع العسكري وحتى التصميم الهندسي. وتتضمن مسؤوليات المساعد الإداري عادةً واجبات كتابية، لكنّها قد تشمل أيضاً مهام متخصصة في قطاعات معينة.

وعادةً ما يكون قضاء وقت طويل أمام الكمبيوتر جزء من وظيفة المساعد الإداري، ومن المحتمل أيضاً قيامه بالعديد من الكتابة والطباعة، ويمكن أن تتضمن المستندات التي يكتبها تقارير أو مراسلات من مسؤول كبير إلى جهة خارجية.

في بعض الأحيان الأخرى، قد يتطلب منه كتابة المواد بنفسه، سواء كانت مراسلات أو تقارير.

يمكن أن تشمل مسؤوليات المساعد الإداري مراجعة العمل الذي تم إنتاجه من قبل الآخرين.

ويطلب بعض كبار المسؤولين من مساعديهم الإداريين قراءة المستندات، والتقارير التي يكتبها الموظفون الآخرون.

كما قد يكون مطلوبًا من المساعد الإداري تسليط الضوء على الأخطاء أو المجالات التي تكون فيها اللغة تقنية جدًا بالنسبة للجمهور العام.

كذلك يمكن أن يكون الرد على الطلبات، والإستفسارات، والشكاوى أيضًا من بين قائمة مسؤوليات المساعد الإداري.

وغالبًا ما يكون كبار المسؤولين مشغولين جدًا بالتواصل مع كل شخص يحتاجون إلى الاتصال به، وعادةً ما يخفف مساعديهم من هذه الأعباء عن طريق الاستجابة لرسائل البريد الإلكتروني، وفحص المكالمات، وقراءة بريدهم.

  • الجدولة

الجدولة هي مهمة أخرى يتم تعيينها عادةً إلى المساعد الإداري، حيث يعتمد العديد من كبار المسؤولين على مساعديهم للحفاظ على تنظيمهم.

وغالبًا ما يكون المساعد هو الذي يحدد مواعيد الاجتماعات، والمواعيد، والمقابلات.

وعلى الرغم من أن المسؤول الأعلى هو الرئيس، فقد يتعين على المساعد أن يقترح بشدة إجراء بعض الأنشطة في وقت معين أو تأجيلها إلى تاريخ لاحق.

ونظرًا لأن المسؤول الأعلى لا يمكن أن يكون في كل مكان يحتاج إلى التواجد به، فقد تتضمن مسؤوليات المساعد الإداري العمل كبديل للمدير.

ومن الشائع أن يُطلب من المساعدين الإداريين حضور الاجتماعات، وإحاطة المدير بعد ذلك.

كما قد يتعين على المساعد أيضًا مقابلة عملاء معينين، أو شركاء أعمال، وقد يكون مخولاً باتخاذ بعض القرارات نيابة عن المدير أو قد يُطلب منه نقل أبرز ما ذُكر في النقاشات ببساطة.

قد يجد المساعد الإداري أيضًا أن عليه إجراء الكثير من الأبحاث، وقد يكون هذا جزءًا منتظمًا من واجباته أو طلبًا عرضيًا.

غالباً ما يكون المديرين مسؤولين عن مختلف التقارير، والمشاريع، والمقترحات التي يجب إكمالها في مواعيد نهائية معينة.

وقد يكون من المستحيل بالنسبة لهم جمع كل المعلومات التي يحتاجونها وتكوين المواد المطلوبة.

قد تبدو مسؤوليات المساعد الإداري الأخرى مثل المهام الفرعية. فعندما تكون هناك اجتماعات لمجلس الإدارة مثلاً، قد يضطر المساعد الإداري إلى تنظيم الغداء.

قد يُطلب منه أيضًا صنع القهوة أو إحضارها عند الحاجة، كما قد يتم أيضًا تكليفه بمهام مثل الذهاب إلى مكتب البريد، والتوقيع للتسليم وحفظ الملفات.

تدريب المساعد الإداري

في كثير من الحالات، يمكن للشخص أن يبدأ في هذه الوظيفة مع شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها مع بعض التدريب في مهارات الأعمال والكمبيوتر.

لشغل وظائف متخصصة، مثل في المكتب الطبي أو القانوني أو العقاري أو المالي، يجب أن يعرّف مفردات مُحددة لهذا المنصب، كما يجب عليه أيضاً الحصول على دورات تعليمية أو كورسات في نفس مجال التخصص، لأنّ الإدارة في هذه التخصصات تعتمد على المساعد الإداري وتعتبره بمثابة اليد اليمنى.

وظائف المساعد الإداري المختلفة

يؤثر الممارس لوظيفة من وظائف المساعد الإداري على الصناعات مثل الإدارة المالية، والموارد البشرية، وإدارة المكاتب، والتأمين. ويعتبر المساعد الإداري موظف دعم لأعضاء فريق الإدارة التنفيذية وغيرها.

ضمن نطاق المساعدين الإداريين الوظيفي، واحد فقط لديه العديد من الخيارات فيما يتعلق بالتحدي والإنجاز، اعتماداً على الخلفية والتدريب.

ويتاح تدريب المساعد الإداري من خلال المدارس التقنية، والكليات الرئيسية، وبعض التدريب أثناء العمل. التعقيد والتفصيل، والمهنية المطلوبة للراغبين في وظيفة المساعدين الإداري غالباً ما يجعل التدريب الرسمي ضروري.

المساعد الإداري التنفيذي يدعم الموظفين التنفيذيين في المنظمة ويمكن أن يكون مسؤولاً عن ترتيبات السفر، وتطوير وعرض التقارير المعقدة، وتنظيم الاجتماعات، والتقويمات. وفي هذا الدور، يجوز للمساعد أن يشرف على موظفين إداريين آخرين.

يمكن للمساعد الإداري العام ملء العديد من المستويات التي أعطيت إلى المساعد الإداري، بسبب الخبرة والمعرفة من مختلف الصناعات وثقافات الشركات.

فعلى سبيل المثال، تتطلب الإدارة الإدارية في بيئة مكتبية عموماً مساعدة إدارية رفيعة المستوى من ذوي الخبرة.

وقد يكون للمساعد رفيع المستوى لقب مثل مدير رئيسي أو مدير مكتب، ولكن يتم الترميز في نظام الموارد البشرية بالمنظمات كمساعد إداري، مع مستوى.

هذه المستويات هي عموماً أرقام مرتبطة بدفع جدول ودور، مثل المديرين، وهي الوظائف المطلوبة في الغالب عند اعتبار وظيفة مساعد إداري.

مساعدوا الدعم عادة ما تبدأ مسيرتهم في مسار المساعد الإداري، أو كانوا يعملون في مجال خبرتهم لبضع سنوات فقط. ويمكن أن تشمل المسؤوليات في هذا الدور توليد التقارير، والجداول، وإنشاء الرسم البياني، وإدخال البيانات. كما يمكنهم أيضا وكتابة الرسائل، والتعامل مع مهام البريد الأخرى.

ويعتبر موظفوا الاستقبال مساعدين إداريين، ويندرجون عموماً تحت فئة مساعدي الدعم.

عادة، يمكن أن يكون موظف استقبال مسؤولاً عن الرد على أنظمة الهاتف متعدد الخطوط، واتخاذ الرسائل، وتحية الضيوف في المنظمة. قد يكون هناك أيضاً بعض الكتابة الخفيفة، والإيداع، وغيرها من المهام، على النحو المعين من قبل المشرف.

يمكن أن يكون المستشارين المهنيين والمجندين الإداريين مصدراً قيماً عند البحث عن وظائف مساعد إداري.

هذه الموارد يمكن أن توفر وسيلة إلى الوظائف المتاحة، فضلاً عن تقديم اقتراحات لمزيد من التدريب. كما أنها يمكن أن تساعد في تحديد مجموعات المهارات التي تحتاج إلى التحسين عند البحث عن وظائف مساعد إداري.

ويمكن أن تشمل وظائف المساعدين الإداريين وظائف التوظيف أو تقديم المشورة باعتبارها تقدم مهني في الميدان. من خلال التدريب أثناء العمل وغيرها من التعليم الخارجي، مثل الحلقات الدراسية أو الفصول الدراسية في الكلية المحلية، ويمكن للمساعد الإداري الوصول إلى مناصب أعلى مع مزيد من المسؤولية.

يمكن للسلوك الودي والمهارات الجيدة في التعامل مع الناس أن تساعد المساعد الإداري على تحقيق أهدافه المهنية المرجوة.

المساعد الإداري المهني

إن دور المساعد الإداري المهني هو دور حيوي في تشغيل العديد من الشركات، وعلى الرغم من أن المساعد الإداري المحترف يقوم بنفس الواجبات التي يقوم بها أي مساعد إداري آخر، إلا أنّه عادةً ما يملك سنوات من الخبرة، وغالباً ما يعمل مع المديرين التنفيذيين في الشركة، أو مدير للمكاتب.

ويحتاج أي مساعد إداري إلى القدرة على العمل بشكل جيد مع الآخرين، وأن يتمتع بمهارات تنظيمية ممتازة، ويكون بارعاً في التعامل مع الحاسوب.

قد تشمل بعض واجبات المساعد الإداري المهني (المحترف) إدارة الاتصالات بين الشركة، وعملائها، وموظفيها، سواء كانت هذه الاتصالات هي البريد أو الهاتف أو البريد الإلكتروني، أو أحد وسائل التواصل الحديثة مثل Slack.

كما يقوم المساعد الإداري المحترف بمهام مثل جدولة الاجتماعات، وتحديد المواعيد، وحفظ السجلات بعناية، ومساعدة الموظفين الآخرين، وإجراء ترتيبات السفر. ويجدر بالذكر أن معظم المساعدين الإداريين المحترفين يؤدون كل هذه الواجبات وأكثر.

وقد تشمل بعض المسؤوليات الإضافية توظيف وتدريب موظفين جدد، ومساعدة العملاء الذين يأتون إلى المكتب، والحفاظ على إمدادات المكتب.

ويعني هذا أخذ مخزون اللوازم المكتبية وترتيب ما هو مطلوب، بالإضافة إلى الاحتفاظ بسجلات مسك الدفاتر.

كما يحتاج المساعد الإداري المحترف أن يكون على دراية بالمعدات التكنولوجية في المكتب، وقادر على إجراء إصلاحات طفيفة، أو أن يقرر متى يتصل بشخص ما لإصلاح قطعة من المعدات.

بالإضافة إلى ذلك، يحتاج المساعد الإداري المحترف أن تكون لديه القدرة على العمل بشكل مستقل، واتخاذ القرارات. مثل تحديد أي جزء من المعلومات يجب إرساله إلى الرئيس، وما يمكن التعامل معه بشكل مستقل.

كما سيحتاج المساعد الإداري الذي يعمل في دور مدير المكتب إلى التأكد من الحفاظ على سياسات المكتب، والتي قد تكون متعلقة بقضايا مثل قواعد اللباس. ومن المهم أيضًا التأكد من اتباع سلسلة القيادة، إذا كان المكتب أكثر رسمية.

يجدر بالذكر أن بعض المساعدين الإداريين المحترفين يتدربون للعمل في مجالات محددة، مثل المجال القانوني أو الطبي.

تتطلب هذه المجالات بشكل عام تدريبًا إضافيًا لمعرفة المصطلحات الخاصة، والمنهجية الخاصة بالبيئة التي سيعملون فيها.

وكثيراً ما تكون مرتبات المساعدين في هذه المجالات أعلى من الأجور المكتبية القياسية.

مساعد إداري مؤقت

  • يمكن للناس من خلفيات تعليمية، وتدريبية متنوعة ملء وظائف المساعد الإداري. وهذا يوحي بأن الكثير من المسارات موجودة عندما يرغب الشخص في أن يصبح مساعداً إدارياً.
  • ويمكن أن تشمل الجهود الرامية إلى أن تصبح مساعداً إدارياً قانونياً أو أميناً قانونياً التعرف على واجبات الوظيفة ومتطلباتها التعليمية.

مساعد إداري في الاستقبال

  • كما أنها يمكن أن تساعد في تحديد أي مجموعات المهارات التي تحتاج إلى الشحذ عند البحث عن وظائف مساعد إداري. ويمكن أن تشمل وظائف المساعدين الإداريين وظائف التوظيف أو تقديم المشورة باعتبارها تقدم مهني في الميدان.
  • على الرغم من أن معظم المناصب على مستوى الدخول لا تتطلب الكثير من الخبرة المهنية السابقة أو التدريب، والطبيعة التنافسية للبحث عن عمل قد يعني أن الشخص الذي لديه تلك المؤهلات يمكن أن يكون لها ميزة تنافسية في تأمين مستوى مساعد إداري وظيفة. كما أن عنوان المبتدئين ينطوي على مجال للنمو داخل المنظمة، مثل الترقية إلى منصب إداري أعلى.

مساعد إداري تنفيذي

  • ينظر إلى هذا الموقف تقليدياً على أنه يتمتع بواجبات ومسؤوليات أكثر بكثير من مسؤوليات المساعد الإداري. على الرغم من أن مهارات السكرتارية مهمة ليكون مساعد إداري تنفيذي ناجح، فإن الوظيفة تنطوي عموماً على التعامل مع الشؤون التجارية اليومية للسلطة التنفيذية أيضاً.
  • وقد يظل المرشحون الذين لا يرغبون في المشاركة في برنامج جامعي مدته أربع سنوات قادرين على أن يصبحوا مساعد إداري تنفيذي من خلال اكتساب خبرة عملية قيمة. الحصول على منصب داخل شركة قانونية أو طبية أو غيرها من الشركات قد يساعد الفرد ليصبح مساعد إداري تنفيذي.

مساعد إداري طبي

  • وظائف المساعد في عيادات تقويم العمود الفقري السريرية قد تنطوي على مساعدة الطبيب مع رعاية المرضى مباشرة. في المكتب تقتصر الوظيفة على الواجبات الإدارية للحفاظ على الأعمال بسلاسة.
  • العمل في بيئة طبية متخصصة عادةً ما يتطلب المزيد من التدريب من العمل في المستشفى العام، أو مكتب الطبيب. وغالباً ما تنطوي وظائف مساعد الرعاية الصحية الإدارية على طلب مختبرات واختبارات للمرضى، والتواصل مع شركات التأمين، وتتبع الملف الطبي للمريض.

البحث عن عمل المساعد الإداري

ستطلب منك بعض الشركات تقديم المواد الخاصة بك عن طريق البريد، والبعض الآخر سوف يسمح لك لاستخدام البريد الإلكتروني أو سوف تستخدم واجهة تقديم إلكترونية من خلال موقع الشركة أو الموقع الإلكتروني لمجمع البحث عن عمل.

وتوظف معظم الصناعات مساعدين تنفيذيين. تقديم طلب للحصول على وظائف مساعد تنفيذي هو طريق للبحث عن المناصب في الصناعات المتعلقة بالتعليم أو الخبرة الفنية الخاصة بك.

الصورة

بينما أنت هنا، اقرأ أيضاً:

مهتم بالمال والأعمال؟ هذه القائمة البريدية لك
تعليقات
أعلى