ما هي مهام المساعد الإداري في البنوك؟

تتمحور مهام المساعد الإداري في البنوك حول تقديم خدمات مهمة للمديرين التنفيذيين والمسؤولين الآخرين. ويمكن أن تختلف الواجبات المحددة للمساعدين الإداريين اعتمادًا على مجال البنك الذي يعملون فيه، ولكن هناك بعض المهام المشتركة بين المساعدين الإداريين.

تشمل هذه الواجبات التخطيط والجدولة للاجتماعات وإجراء البحوث وتنظيم وصيانة الملفات الورقية والإلكترونية، والتعامل مع ترتيبات السفر.

المساعد الإداري في الإقراض

المساعد الإداري في الإقراض -الذي يسمى أحيانًا مساعد الإقراض- هو مساعد إداري يعمل لدى موظف القروض.

• قد تتضمن واجبات الوظيفة الخاصة بإقراض المساعدين الإداريين إعداد مستندات القرض، وجدولة إغلاق القرض، والتفاعل مع العملاء.
• كما يعملون عن كثب مع العملاء لتقديم معلومات عن منتجات القروض المتاحة أو للإجابة على الأسئلة التي قد يطرحها العملاء بشأن فتح قرض جديد أو البحث عن قرض موجود.
• ويمكنهم الرد على المكالمات الهاتفية أو رسائل البريد الإلكتروني لموظف القرض.

المساعد الإداري للموارد البشرية

يمكن تعيين المساعدين الإداريين من قبل موظف الموارد البشرية في أحد البنوك.

• بهذه الصفة، قد يكون المساعد الإداري مسؤولاً عن نشر الوظائف وتعيين الموظفين، فضلاً عن تنسيق التدريب المستمر للموظفين الحاليين وإعداد برامج توجيه للموظفين الجدد.
• عادةً ما يكون المساعد الإداري للموارد البشرية مسؤولاً عن الحفاظ على ملفات الموظفين وقد يتتبع كشوف المرتبات ومراجعات الأداء وإدارة المزايا.
• وغالبًا ما يكون مسؤولًا عن التواصل مع الموظفين نيابة عن موظف الموارد البشرية.

المساعد الإداري التنفيذي

يقدم المساعد الإداري التنفيذي مساعدة حيوية للمسؤول التنفيذي الأعلى في البنك مثل الرئيس أو الرئيس التنفيذي.

• في هذا المنصب، يكون المساعد الإداري على اتصال بأعضاء مجلس الإدارة ويتعين عليه التعامل مع المعلومات السرية بطريقة مهنية.
• وعندما يكون المدير التنفيذي غير متاح، يكون المساعد الإداري هو نقطة الاتصال للمسؤولين الآخرين داخل البنك بالإضافة إلى المراجعين والموظفين الآخرين وأعضاء الجمهور.
• كما تشمل المهام الأخرى للمساعد الإداري التنفيذي تنسيق التقويمات لكبار المسؤولين التنفيذيين في البنك، وإعداد التقارير الإحصائية، وربما فحص المكالمات الهاتفية ورسائل البريد الإلكتروني للسلطة التنفيذية.

مهام المساعد الإداري في البنوك

المساعدون الإداريون في جميع البنوك هم اللاعبون الرئيسيون الذين يساعدون البنوك على الاستمرار في العمل بسلاسة.

• يتم تدريبهم على استخدام العديد من الأنواع المختلفة من المعدات المكتبية، مثل الماسحات الضوئية وأنظمة الهاتف وآلات التصوير وأجهزة الفاكس.
• كما يحتفظ العديد من محترفي المكاتب هؤلاء بقواعد البيانات، ويعدون جداول البيانات، ويعدون العروض التقديمية، ويكتبون المراسلات.
• كذلك يمكنهم شراء الإمدادات والتفاوض مع البائعين وتوزيع المعلومات.
• وقد يكونون مسؤولين عن تدريب الموظفين الجدد أو الإشراف على الموظفين الكتابيين.