ما هي مهام موظفوا المكتب الأمامي؟

في عالم الأعمال، ولا سيما في الاستثمار، عبارة “موظفي المكاتب الأمامية” تشير في الغالب إلى موظفي المبيعات والتسويق للشركة.

هؤلاء المهنيين هم الناس الذين لديهم أكثر اتصال مع العملاء، ومن الإدارات التي تولد غالبية إيرادات الشركة. ويتم استدعاؤهم لأنهم يمثلون الشركة في العالم، كما هو الحال في مكتب الاستقبال أو غيرها من موظفي مكتب الاستقبال.

في المصطلحات الرياضية، وخاصة الفرق المهنية، فإن المصطلح له معنى مختلف قليلاً، وعادةً ما يتكون موظفوا المكتب الرياضي من مالك الفريق، ومدير الإعلانات، وغيرهم من المديرين التنفيذيين، على الرغم من أنه قد يتم تضمين أي فريق من الموظفين والمدربين في المجموعة.

بالنسبة لكثير من الشركات، المكتب الأمامي هو أول فرصة للعملاء والزوار لتقييم الشركة. الناس الذين يصلون للاجتماعات، والمواعيد غالباً ما ينتظرون في المكتب، الذي كثيراً ما يقترن ببهو الفندق.

في بعض الشركات الصغيرة، يشار إلى الأمناء والموظفين الإداريين الذين يعملون في مكتب الاستقبال باسم “موظفي المكاتب الأمامية للشركة”.

ومع ذلك، في الشركات الكبيرة، تنطبق هذه العبارة على المهنيين الذين يمثلون الشركة في أكبر “المكتب الأمامي” من السوق.

ويعتقد أن تقسيم الموظفين في مجموعات المكاتب الأمامية، والمتوسطة، والخلفية قد نشأت في القطاع المصرفي المالي والاستثماري، ولا يزال أكثر ارتباطاً بالشركات في هذا المجال.

وقد تكيفت شركات أخرى على هذه المصطلحات، ولكنها ليست في كل مكان.

الكثير يعتمد على السياق. وعلى وجه الخصوص في المجالين القانوني والطبي، يشير “موظفو المكاتب الأمامية” عادة إلى الموظفين الإداريين الذين يعملون حرفياً في مكتب أمامي.

وتشكل دوائر المبيعات، والتداول، والتسويق الجزء الأكبر من شركة الاستثمار أو أي مكتب أمامي آخر.

هؤلاء هم الناس الذين يذهبون فعلاً إلى الميدان لإجراء مكالمات المبيعات، ونشر المنتجات والخدمات في المؤتمرات. وهم يعملون مباشرة مع العملاء، ومساعدتهم على التفاوض على الصفقات، وعمل الاستثمارات أو تخصيص الأموال.

وغالباً ما تشكل الرسوم والإيرادات التي يحققها هؤلاء المهنيون من خلال وظائفهم في المكاتب الأمامية الجزء الأكبر من ميزانية التشغيل الإجمالية للشركة.

ويعتبر موظفوا المصادر خارجية في بعض الأحيان عاملين في المكاتب الأمامية، ولكن هذا غالباً ما يتوقف على ملامح علاقة الوكالة وطبيعة العمل الذي يتم القيام به.

في معظم الحالات، يتم تخصيص التعيين للمهنيين الذين يعملون في المنزل ويشكلون جزءاً نشطاً من عملية تحديد الأهداف للشركات.

وعادةً ما يعملون بشكل وثيق جداً مع المهنيين في ما يعرف باسم “المكتب الأوسط” و “المكتب الخلفي”.

المكتب الأوسط

ويتألف المكتب الأوسط عادةً من إدارة المخاطر، والاستراتيجية الداخلية، ومهنيي تكنولوجيا المعلومات، وعادةً ما يشمل المكتب الخلفي المهنيين الإداريين.

كلا الفريقين ضروريان لعمل الشركة، ولكن لديهم القليل من التفاعلات مع أي شخص خارج جدران الشركات. وهم يلعبون أدواراً مساندة لموظفي المكاتب الأمامية.

وتعتبر الفرق الرياضية استثناءً ملحوظاً. وتشير جميع الفرق الرياضية تقريباً، سواء أكانت هواة أم احترافية، إلى مدرائها التنفيذيين – رئيسهم، ومدير الإعلانات، وكبير الموظفين الماليين، وغيرهم – كموظفي “المكتب الأمامي”.

وهذا يفصلهم عن الموظفين الميدانيين، المديرين واللاعبين. ويشمل موظفو المكاتب الأمامية في هذا السياق تقريباً أي شخص ينتمي إلى الفريق، ولكن ليس من المتوقع أن يلعب دوراً نشطاً خلال المسابقات.