إدارة المكتب/المكاتب: تعريفها ووظيفتها وكيف تحصل عليها

إدارة المكتب / المكاتب هي عملية الإشراف على العمليات اليومية للمكتب، وتقع مهمة الإدارة عادة على عاتق مسؤول أو مدير مكتب. اعتمادا على هيكل التشغيل العام للمنظمة، وتعقيد المهام المرتبطة بالعملية بشكل عام، فإنّ مسؤوليات المدير أو المسؤول قد تركز على عدد قليل من المهام الأساسية، أو تنطوي على إدارة مجموعة واسعة من الوظائف.

وتتمثل إحدى المهام الأساسية المرتبطة بإدارة المكاتب في إدارة الموظفين المرتبطين بالمكتب. وعادة ما يكون مديروا المكاتب مسؤولين عن الإشراف على موظفي المكتب، والتأكد من أن كل موظف لديه الموارد اللازمة للقيام بواجباته المسندة إليه بكفاءة.

كما يعمل المشرفون أيضا كأدوات تحري الخلل وإصلاحه، وتقديم الدعم والمساعدة للموظفين عندما تنشأ حالات غير عادية أثناء الانتهاء من المهمة المعينة. وليس من غير المألوف أن يكون المدراء مسؤولون عن إجراء تقييمات دورية للموظفين، أو التوصية بزيادة الرواتب، أو تزويد الموظفين بالتدريب الإصلاحي أو التدريبي كوسيلة لمساعدة أولئك الموظفين على تحسين علاقاتهم مع رب العمل.

جنبا إلى جنب مع إدارة ودعم الموظفين، تشمل إدارة المكاتب أيضا التأكد من أن المكتب لديه دائماً الموارد اللازمة للحفاظ على الإنتاجية. وينطوي ذلك على تنسيق الإصلاحات على أي معدات مكتبية عاطلة، أو إعداد وتقديم طلبات للحصول على معدات جديدة عند الضرورة.

وكثيرا ما يحصل المسؤولون عن المكتب على مهمة إدارة استخدام اللوازم المكتبية مثل الورق، وأدوات الكتابة، وأشرطة الطابعة، وغيرها من البنود التي هي في الاستخدام المستمر في جميع أنحاء المكتب. ويسعى مدير المكتب إلى إبقاء المكتب يعمل في حدود ميزانيته المخصصة في جميع الأوقات، وغالبا ما يكون له بعض المدخلات في تخطيط الميزانية للفترات المحاسبية القادمة.

يجوز لصاحب العمل، رهنا بنطاق إدارة المكاتب المعنية، أن يشترط أن يكون المدير حاصلاً على درجة سنتين على الأقل من مؤسسة تعليمية معترف بها، وبهذه الدرجة في ميدان يتصل بالوظيفة العامة للأعمال التجارية.

مع البيئات المكتبية التي هي أكثر تعقيداً، قد يكون مطلوباً من المدير أن يكون لديه خبرة لمدة أربع سنوات في دورة دراسية مناسبة، وتفضل العديد من الشركات الترقية من الداخل، مما يعني أن الشخص الذي يبدأ العمل في وظيفة على مستوى منخفض قد يحصل في نهاية المطاف على التدريب اللازم لتصبح جزءاً من إدارة المكتب.

وعندما يكون هذا هو الحال، يساعد صاحب العمل عادة الموظف على إتاحة الفرصة له لزيادة تعليمه، سواء من خلال تقديم المساعدة في الحصول على درجة، ومع نوع من برنامج التوجيه في العمل.

وظائف إدارة المكاتب

قد يكون لهذه الوظائف عناوين مثل مساعد إداري، منسق إداري، أو مدير مكتب. وتتولى الوظائف العليا في إدارة المكاتب التعامل مع أعلى مستوى من المسؤولية في إدارة المكاتب، وغالبا ما تنطوي على العمل عن كثب مع المديرين التنفيذيين أو غيرهم من أعضاء الإدارة العليا.

ومع ذلك، فإن مهنة إدارة المكتب التي تحمل مستوى عال من المسؤولية، وهي جزء من مؤسسة عالية الأجر أو الإدارة الحكومية وعادة ما توفر رواتب أعلى وفوائد أفضل من غيرها من المهن في إدارة المكاتب. فعلى سبيل المثال، عادة ما تدفع وظيفة إدارة مكتبية داخل الحكومة الفدرالية أو حكومة الولاية المزيد من المزايا، كما أنها تقدم مزايا أفضل من الوظيفة الإدارية للمكتب في القطاع الخاص.

قد يعجبك أيضًا

يستخدم هذا الموقع ملفات تعريف الارتباط لتحسين تجربتك. سنفترض أنك موافق على ذلك ، ولكن يمكنك إلغاء الاشتراك إذا كنت ترغب في ذلك. قبول قراءة المزيد