الفرق بين مساعد إداري أول وثاني وثالث ليس بالكبير، خصوصًا وأن وظيفة مساعد إداري تنطوي على الكثير من الأمور المتشابهة على صعيد المهام أو الواجبات أو حتى التعليم المطلوب.
مساعد إداري أول
المساعد الإداري (administrative assistant) لديه العديد من المهام والواجبات يقوم بها السكرتير عادةً، ومن مهام المساعد الإداري الكتابة وإيداع الملفات والرد على المكالمات الهاتفية وتسجيل الملاحظات أثناء الاجتماعات. بالإضافة لذلك، تتضمن مهام المساعد الإداري الإشراف على الخدمات اللوجستية في المكتب والتعاون مع المشرفين على المشاريع الهامة والإشرف على السكرتارية.
وعلى الرغم من تطلّب وظيفة الوكيل الإداري القليل من التعليم السابق، إلّا أنّ المساعدين التنفيذيين أو أولئك الذين يعملون في مجالات متخصصة قد يحتاجون إلى تدريب إضافي.
المهام
تتضمن مهام المساعد الإداري عمومًا الرد على الهواتف، وتسجيل الملاحظات، والحفاظ على الملفات، وقد يكون المساعدون الإداريون أيضًا مسؤولين عن إرسال وتلقي المراسلات، وكذلك تحية العملاء والزبائن.
- إمساك الدفاتر
- التخطيط والجدولة
- التوثيق
- الرد على جميع المراسلات المكتوبة
مساعد إداري ثانِ
يوفر المساعد الإداري الثانِ الدعم الإداري لفرد أو فريق أو قسم أو مجموعة داخل المنظمة، ويجمع البيانات ويراجعها ويحللها ويعد التقارير والمخططات والميزانيات ومواد العرض الأخرى باستخدام معالجة الكلمات أو جداول البيانات أو البرامج المتخصصة.
وأن تكون مساعدًا إداريًا ثانيًا فهذا يعني أن ستعد وتوزع التقارير أو الاتصالات الأخرى وفقًا لجدول زمني منتظم، كما تحتفظ بالملفات وقواعد البيانات ومحفوظات السجلات ذات الصلة.
بالإضافة لذلك، يعمل المساعد الإداري الثاني بفحص المكالمات والرد على الاستفسارات الروتينية أو توجيهها من مصادر داخلية أو خارجية مع المراسلات المناسبة.
كما يعمل على جدولة وتنسيق الاجتماعات والسفر وأنشطة المجموعات الأخرى. وقد يدير تقارير المصروفات أو الفواتير أو مخزون اللوازم المكتبية أو العمليات الروتينية الأخرى.
وقد يتطلب شهادة الثانوية العامة، وعادةً ما يقدم تقاريره إلى مشرف أو مدير أعلى. ويعمل المساعد الإداري الثاني تحت إشراف معتدل.
مساعد إداري ثالث
يقوم بأعمال الدعم الإداري المعقدة (مستوى الرحلة). يشمل العمل توفير الدعم الإداري الداخلي بما في ذلك نشر المعلومات، والمساعدة في الحفاظ على أنظمة الملفات، وإعداد التقارير والوثائق وتحريرها.
وقد يقدم إرشادات للآخرين. كما يعمل تحت إشراف عام، مع خط عرض معتدل لاستخدام المبادرة والحكم المستقل.
قد تستند الفروق بين المستويات إلى العديد من العوامل بما في ذلك حجم الوكالة أو القسم أو القسم بالإضافة إلى مدى تعقيد العمل الذي يتم تنفيذه.
قد تشمل العوامل الأخرى عدد المديرين أو الموظفين الذين يدعمهم الموظف أو ما إذا كان الموظف يشرف أو يشرف على موظفين آخرين.
ومع ذلك، فإن أي مسؤوليات إشرافية داخل المناصب العليا يجب أن تقتصر على عدد صغير من موظفي الدعم الإداري.
المهام
- يعد وينشر المعلومات المتعلقة ببرامج وإجراءات الوكالة.
- يعد ويحرر ويوزع المراسلات والتقارير والدراسات والنماذج والوثائق.
- يؤدي واجبات المكتب العامة مثل حفظ الملفات والحفاظ عليها والإجابة و
- توجيه المكالمات الهاتفية وطلب اللوازم المكتبية وصيانتها.
- يستجيب للاستفسارات ويشرح القواعد واللوائح والسياسات والإجراءات.
- تنسيق الاجتماعات والمؤتمرات والندوات.
- يجمع ويدخل البيانات للمخططات أو الرسوم البيانية أو قواعد البيانات أو الملخصات والتقارير.
- قد يدير ويحافظ على الجداول الزمنية وترتيبات السفر للمديرين والمديرين.
- قد يعد ويجمع مواد العرض والتدريب.
- قد يقدم إرشادات للآخرين.
